En este paso definiremos que acciones va a realizar cada firmante en cada documento. Los campos existentes son los siguientes:
Firma manuscrita
Cuando hablamos de firma manuscrita en el mundo digital, nos referimos a lo que parece más intuitivo: dibujar tu firma de toda la vida, pero sobre una pantalla. Sin embargo, y aquí está la clave, la forma en que se registra ese trazo lo cambia todo. Dependiendo de la tecnología que se use, la firma tendrá un nivel de seguridad y una validez legal muy diferentes.
La firma escaneada (la menos segura)
Imagina que firmas en un papel, le haces una foto o lo escaneas y luego pegas esa imagen en un documento de Word o un PDF. Eso es una «firma digitalizada». Aunque es una práctica común, ofrece una seguridad prácticamente nula. Cualquiera podría copiar y pegar esa imagen para usarla sin tu permiso. De hecho, para la mayoría de marcos legales, como el europeo, esto ni siquiera se considera una firma electrónica.
La firma en pantalla (seguridad baja)
Este es el método que seguro conoces por firmar la recepción de un paquete. Usas el dedo o un puntero sencillo sobre la pantalla de un móvil o una tablet. En este caso, el dispositivo solo está capturando una imagen de tu trazo.
Legalmente, se considera una «firma electrónica simple». Tiene cierta validez, pero su capacidad para demostrar que realmente fuiste tú quien firmó es muy débil. En caso de un problema legal, sería muy difícil de defender como prueba.
La firma biométrica (la más segura y avanzada)
Aquí es donde la tecnología marca la diferencia y entramos en el terreno de la «firma electrónica avanzada».
Cuando firmas sobre un dispositivo preparado para ello (una tablet específica o incluso desde tu propio navegador con una plataforma como Viafirma), el sistema no solo captura la imagen de tu firma. Gracias a un lápiz óptico y a un software especializado, se recogen datos únicos de tu forma de firmar, imposibles de imitar:
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- La velocidad de cada trazo.
- La presión que ejerces en diferentes puntos.
- La aceleración y los movimientos aéreos del lápiz.
Estos datos se conocen como datos biométricos. Son tan personales y únicos como tu huella dactilar. Al quedar vinculados de forma segura al documento, garantizan sin lugar a dudas quién ha firmado y que el contenido no se ha alterado. Por eso, este tipo de firma ofrece la máxima seguridad y plenas garantías legales, siendo una prueba robusta ante cualquier tribunal.
Firma con certificado digital
El certificado digital es un archivo electrónico emitido por un Prestador de Servicios de Confianza o Autoridad de certificación que vincula e identifica a una persona de manera inequívoca y le permite realizar trámites por Internet. Es tu documento de identificación electrónica
Es la opción perfecta para trámites con la Administración o para contratos de alta importancia.
Viafirma te permite usar tu certificado cómodamente, sin importar qué Prestador de Servicios Cualificados en Europa y es compatible con la mayoría de Autoridades de Certificación en Latinoamérica.
Código por teléfono
Seguro que lo has usado para confirmar una compra online. El proceso es sencillo: recibes un código de un solo uso (OTP) en tu móvil y lo introduces para validar la operación.
Viafirma usa un código OTP (One Time Password) enviado por teléfono que permite la firma de la documentación enviada. Se genera usando el contenido único y exacto del documento que estás a punto de firmar.
Por ello, se puede realizar una vinculación entre el contenido del documento y el OTP calculado y, con posterioridad, realizar una validación del documento firmado. Resulta estadísticamente imposible que dos documentos distintos den el mismo short code con las mismas posiciones de cálculo de hash. De esta forma, con el OTP SMS se puede vincular el contenido a firmar con la operación de firma.
Código por email
Funciona de una manera muy parecida al código por SMS, pero el código de un solo uso (OTP) se envía a tu dirección de correo electrónico.
La firma mediante código por email está basada en un código de un solo uso (one-time-password), generado a partir del documento que se desea firmar, y remitido al correo electrónico del firmante a través de un email. El código de verificación generado por Viafirma se corresponde a un algoritmo aleatorio para el que se usa el contenido del documento que desea ser firmado (hash), pudiendo demostrar que dicho código OTP se corresponde a un documento en concreto y no a otro.
Imagen
Viafirma permite usar la cámara del dispositivo móvil que se está usando en el proceso de firma para la incorporación de cualquier imagen que aporte valor probatorio, por ejemplo, fotos de mercancías entregadas, productos dañados, etc. También puede ser utilizado para la captura de fotos de documentos de identificación, como DNI, pasaportes, cédulas, etc. Soporta política de uso para fotos de personas, activando el reconocimiento de personas, y no permitiendo completar el proceso si la foto capturada no corresponde al rostro de una persona.
Asimismo también puede ser usada para incorporar una imagen desde cualquier repositorio (galería, archivos de imagen en PC)
Casilla
Esta funcionalidad permite la incorporación de cláusulas de obligada lectura y/o aceptación explícita a través de checks avanzados. Resultarán útiles para capturar autorizaciones voluntarias del usuario destacando cláusulas, condiciones críticas o de especial importancia que el firmante podrá leer en pantalla durante el proceso de firma. Con esta funcionalidad se da cumplimiento por ejemplo a normas como RGPD, que eliminan el consentimiento tácito.
Fecha
Esta opción permite añadir al documento una fecha predefinida o a escoger por el firmante. Funciona de forma similar a los cuadros de texto.
Cuadro de texto
Ofrece la posibilidad de que el firmante rellene campos directamente sobre el documento. Es perfecto para añadir información necesaria como un número de póliza, un comentario, una dirección o cualquier otro dato relevante para el documento a firmar.