Firma centralizada

El uso de certificados digitales para la firma electrónica de documentos y la interacción con sedes electrónicas se ha convertido en la base de la operativa corporativa actual. Sin embargo, la gestión tradicional mediante tokens físicos y claves compartidas genera ineficiencias operativas y graves riesgos a las corporaciones que actúen siguiendo este modelo. 

Ahora bien, ¿es posible firmar sin necesidad de dispositivos físicos, desde cualquier luar y que, además, no requiera una instalación local? La respuesta es sí, mediante la firma centralizada.

En este artículo analizamos qué es el certificado en la nube, cómo protege los activos de tu organización mediante tecnología HSM y de qué manera la centralización de firmas impulsa una transformación digital segura, ágil y escalable.

¿Qué es la firma centralizada?

Llamamos firma centralizada a aquella modalidad de firma electrónica en la que el certificado digital se encuentra almacenado en la nube, de manera segura, en un servidor HSM. Esto quiere decir que puede utilizarse con la misma eficiencia desde cualquier lugar o dispositivo, sin necesidad de instalarlo en cada dispositivo donde se pretenda utilizar.

Sin embargo,  debido a los altos niveles de seguridad que lo custodian, para acceder al certificado digital se requiere de una autenticación de doble factor, que puede ser:

• Una contraseña
• Un código de validación por SMS o correo
• Algún dato biométrico que identifique al titular de manera inequívoca (iris, locución, firma biométrica, huella dactilar, etc.)

¿Es legal la firma centralizada?

El Reglamento eIDAS, el marco normativo más robusto y moderno que existe a nivel europeo,  recoge 3 tipos de firma electrónica para firmar acuerdos de manera digital. Todas son legalmente vinculantes, aunque algunas ofrecen un mayor nivel de seguridad.

Por esa razón, nos centramos en la que, de partida, ofrece un nivel de seguridad aceptable: la firma centralizada con certificado. Se trata de una opción 100% segura que permite identificar al firmante de manera inequívoca y que, a su vez, resulta imposible de falsificar. 

4 ventajas de la firma centralizada para el firmante

1. Adaptable a cualquier negocio. La firma centralizada, soportada por eIDAS, permite y valida cualquier transacción a nivel global que requiera la firma de cualquiera de las partes
2. Multidispositivo y fácil de usar. Los certificados de tu empresa se encuentran alojados en una nube muy segura (HSM), de manera que el usuario podrá realizar trámites y firmar documentos desde cualquier parte y dispositivo
3. Reducción de costos y papeles. Gracias al certificado centralizado se evitan costes derivados de procesos manuales y basados en papel, lo cual evita desplazamientos innecesarios y, en consecuencia, contribuye a un entorno más sostenible
4. Mayor seguridad. Gracias a nuestro sistema de autenticación robusta y a la posibilidad de verificar la procedencia de cada documento, nos permite identificar al usuario de manera inequívoca. Además, la firma centralizada con certificado asegura que los documentos no puedan ser alterados posteriormente

Por qué el certificado centralizado es el estándar de seguridad para las organizaciones

Más allá de las grandes ventajas competitivas que trae consigo la firma centralizada, la gran puesta de valor de esta modalidad de firma radica en la protección de activas. Al centralizar los certificados digitales, eliminamos la vulnerabilidad que supone tener claves privadas dispersas en múltiples ordenadores o dispositivos móviles.

A continuación, detallamos las diferentes capas de protección técnica y operativa que ofrece esta modalidad:

Mayor seguridad

Los certificados digitales se custodian en HSM, dispositivos diseñados específicamente para proteger claves criptográficas y operaciones sensibles frente a amenazas físicas y lógicas, incluidos intentos de manipulación y extracción de claves. Por tanto, se fortalece la seguridad de la clave privada asociada, ya que el HSM proporciona un entorno seguro y aislado para el almacenamiento de claves.

Prevención contra clonación

Los HSM generalmente incorporan características que dificultan o impiden la clonación de claves. Este mecanismo protege contra la duplicación no autorizada de certificados y refuerza la autenticidad de la identidad digital asociada al certificado.

Prevención de fugas de información

Se reduce el riesgo de que las claves sean comprometidas o robadas, ayudando a prevenir fugas de información y garantizando la integridad y confidencialidad de los certificados digitales.

Auditoría

Toda operación que se realice con un certificado digital centralizado quedará registrada en detalle dentro del sistema. De esta manera, es mucho más fácil monitorizar y analizar los eventos relacionados con la gestión de claves y certificados.

Escalabilidad

Una solución basada en la nube permite ajustar fácilmente la capacidad según las necesidades. Por ejemplo, una compañía que en principio tenía unos 5 o 10 certificados y que, por diferentes circunstancias, ve luego este número incrementado exponencialmente no le va a suponer ningún problema aumentar el número de certificados en la nube.

Facilidad de implementación y control

Implementar y controlar certificados centralizados en la nube es más rápido y sencillo que gestionarlos en cada uno de los dispositivos de los distintos usuarios, lo cual se traduce en la reducción de gastos de mantenimiento.

Colaboración y reparto de recursos

La nube facilita la colaboración entre equipos y el reparto de recursos, especialmente útil cuando varias partes necesitan acceder y gestionar certificados digitales de forma colaborativa.

Controla y gestiona tus certificados con Viafirma

Dentro de su catálogo de soluciones digitales, Viafirma ofrece una herramienta diseñada para entornos corporativos, capaz de almacenar, controlar y delegar el uso de certificados digitales a terceras personas: el gestor de certificados digitales. Se trata de una herramienta adaptada a la regulación actual y que, además, es integrable mediante API con cualquier cualquiera de tus herramientas corporativas.

Los certificados de tu empresa nunca se almacenarán en el dispositivo, sino que se encontrarán alojados en una nube ultra segura que podrán utilizarse desde cualquier dispositivo y lugar, de manera que podrás firmar y realizar trámites online desde cualquier dispositivo, sin necesidad de que esté instalado localmente. 

El certificado y sus claves privadas se almacenan de forma segura en un HSM (Hardware Security Module), un dispositivo diseñado para gestionar y custodiar datos sensibles, garantizando máxima seguridad, cifrado y confidencialidad del mismo.