El pasado agosto, Google anunció la incorporación de soporte nativo para firmas electrónicas en dos de los espacios de Workspace: Docs y Drive. En inglés el término de ‘firma electrónica’ se traduce como ‘electronic signature’; ¿qué nombre más sencillo existe para una app, que su propia traducción? Por ello, Google ha nombrado a su nueva herramienta eSignature.
En este artículo de blog te hablamos de la nueva función de firma digital de Google, disponible en Docs y Drive. Te explicaremos qué es, si puedes utilizarla, su validez legal, cuáles son sus puntos de dolor y la solución que te ofrecemos a dichos problemas.
¿Qué es eSignature, la firma digital de Google?
De acuerdo con Google, eSignature nace con el objetivo de ayudar especialmente en los espacios de trabajo individuales. Desde autónomos a pequeñas empresas, todos hacen uso frecuente de la firma digital para agilizar sus procesos y completar gestiones de manera rápida y cómoda. Ahora, la firma digital de Google les permitirá, sin necesidad de salir de sus herramientas de productividad basadas en la nube:
- Colaborar en documentos.
- Solicitar y añadir campos de firma.
- Rastrear el estado de las solicitudes pendientes.
- Guardar copias
- …Y, por supuesto, firmar.
Las capturas de pantalla compartidas por Google para dar a conocer eSignature indican que el usuario podrá solicitar hasta tres tipos de firma a un único receptor de la solicitud:
- Firma completa.
- Firma mediante iniciales.
- Firma mediante nombre.
Además, también hay un botón para la fecha de la firma, configurada para que se rellene automáticamente.
Pero no todas son buenas noticias…
Google comenzó a trabajar en eSignature hace más de un año y, hasta su lanzamiento el pasado agosto, estuvo en fase preliminar de valoración, lo cual le permitió obtener una versión bastante sólida. Sin embargo, el lanzamiento oficial ha sido en una versión beta. ¿Qué quiere decir? Solo podrán utilizarla cuentas de Gmail que sean usuarios de dos de los servicios de Google Workspace: Docs y Drive.
Los usuarios de los planes Business o Enterprise de Google también pueden tener acceso a esta herramienta, aunque con un pequeño matiz: los encargados de administración de planes de su compañía deben pedir acceso a la función. Sin este permiso, no pueden acceder. Por tanto, por ahora, la firma digital de Google no es una funcionalidad que puedan utilizar las cuentas gratuitas de Gmail o cuentas que utilicen otra aplicación de correo electrónico.
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Con ciertas lagunas legales en Europa
Al ser una compañía estadounidense, Google se rige por la normativa del país, lo cual deja a su firma digital, en el terreno europeo, un poco en el aire en cuanto a legalidad. Además, la compañía indica que no todos los documentos son elegibles para la firma electrónica en todas las jurisdicciones. En caso de duda, recomienda acudir a un abogado de su jurisdicción para “asegurarse de que cualquier documento que esté planeando ejecutar a través de la beta de la firma electrónica sea aplicable en su jurisdicción” (Google, 2023).
Por su parte, en los términos y condiciones de su propia publicación, Google especifica que las firmas que se hagan con la versión beta de eSignature “serán solo entre las partes de dicho documento”; tampoco queda 100% asegurada la confidencialidad y seguridad de este, ya que, si mandas por error el documento a otra persona que no sea la destinataria (con y sin el permiso del emisor), podrá visualizarlo y firmarlo sin problema, incluso si se cancela la solicitud de firma.
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