La firma digital de Viafirma ha tenido un importante papel en la transformación digital del Poder Judicial dominicano. ¡Te contamos cómo!
El Consejo del Poder Judicial dominicano es el órgano constitucional de justicia y uno de los tres poderes del Estado Dominicano, junto al Legislativo y al Ejecutivo. Tiene como objetivo administrar justicia a través de los tribunales y los juzgados, asegurando el amparo, protección o tutela de los derechos que se hayan establecidos en las normas o leyes de la nación.
Desde el inicio de la era digital, el Consejo del Poder Judicial dominicano ha sido consciente de lo necesario que es para ellos la transformación digital. Un hecho que motivó el desarrollo del plan estratégico institucional Visión Justicia 20/24, que incluye la digitalización y el uso de herramientas tecnológicas para hacer al servicio judicial más efectivo y eficiente.
El reto
Todas las administraciones públicas se caracterizan por llevar a cabo procesos que generan una cantidad ingente de documentación. La crisis sanitaria mundial de 2020 ha supuesto una ralentización en los trámites, llegando a extremos que hacen peligrar los derechos de los ciudadanos. Por suerte, el Consejo del Poder Judicial estaba preparado para afrontar este problema desde mucho antes de la pandemia.
La solución pasaba por digitalizar los procesos e, incluso, debido a las restricciones debidas al COVID-19, realizarlos de forma completamente remota. Y para esa digitalización, resultaba imprescindible la implantación de la firma electrónica.
El objetivo principal de la institución era eliminar el uso papel, si bien, tras las restricciones de movilidad por la pandemia vieron que la «deslocalización» de algunos procesos también eran un elemento a tener en cuenta. Para ello, se hizo necesario:
- La implementación de un sistema de firma digital en el Consejo del Poder Judicial.
- La eliminación de papel en procesos de gestión internos, y en fallos, resoluciones y demás documentos judiciales emitidos.
- Garantizar la legalidad de los procesos de firma y los documentos firmados.
Para poder llevar a cabo este ambicioso proyecto de una manera ágil era necesario avanzar de forma paralela en las dimensiones normativas y técnicas.
En primer lugar, se instauró una política interna de uso de la firma electrónica en el seno de la institución.
En abril 2020 se aprueba la Política de Firma Electrónica del Poder Judicial por su Consejo. Con ello se regula el uso de la firma electrónica en las funciones jurisdiccionales y administrativas, válida para jueces, juezas, magistrados, magistradas, así como demás servidores y servidoras judiciales.
La solución
Para alcanzar las metas fijadas se estimó necesaria la implementación de soluciones digitales de firma y autenticación de manera remota.
Concretamente, se puso en marcha el uso del portafirmas digital Viafirma y su sistema de gestión eficiente de workflows de firma; muy útil para aquellos procesos que requieran validación de personas dentro de la institución mediante nuestro sistema de OTP SMS, mail o firma con certificado en la nube accesible desde cualquier dispositivo y lugar.
La solución ofrece una bandeja de entrada semejante a la del correo donde se ordenan los documentos electrónicos. Con nuestra firma en lote (varios documentos firmados de una sola vez) se reducen los costes operativos y aumenta la productividad.
El resultado
A día de hoy el Poder Judicial dominicano sigue aumentando el uso que da a nuestro software ininterrumpidamente gracias a su facilidad de uso y a la confianza depositada en Viafirma, con 12.000 firmas al día y más de 4.5 millones de documentos firmados desde su puesta en producción en Mayo de 2020.
Si bien el alcance inicial era para firmar electrónicamente los documentos emitidos por los órganos jurisdiccionales, las bondades de la solución ampliaron la visión y su uso se extendió hasta los propios procesos administrativos de la institución.
En este último año se ha conseguido una gestión interna más eficiente y ecológica, reduciendo drásticamente el uso de papel y consiguiendo un importante ahorro en tiempos de espera, trámites y costes.