Cómo renovar el certificado digital en 2026

Estamos convencidos de que alguna vez te has visto envuelto en la siguiente situación: tienes que completar un trámite oficial urgente (como la declaración de la renta, la solicitud de una ayuda o la firma de un contrato laboral) y, justo al ir a firmar, compruebas que tu certificado digital ha expirado. Consecuentemente, no solo no puedes finalizar la gestión, sino que pierdes un tiempo valioso en acudir presencialmente a solicitar uno nuevo.

Es una situación que podría haberse evitado fácilmente sabiendo cómo renovar el certificado digital a tiempo.  Por esa razón, lo mejor es adelantarse a cualquier contratiempo y renovar el certificado antes de que caduque. Este proceso es crítico para la continuidad de tu actividad, ya que un certificado caducado paraliza tu capacidad de relación con la Administración y terceros: desde el sector sanitario hasta la firma de documentos privados. En definitiva, lo mejor es renovar el certificado antes de que caduque, garantizando que tus decisiones digitales nunca se detengan por un olvido administrativo.

¿Cuándo se debe renovar un certificado digital?

Aunque muchas personas suelen esperar al último día previo a la fecha de caducidad, lo más conveniente es renovarlo con antelación para evitar imprevistos innecesarios. Dependiendo del tipo de certificado digital, su plazo de validez variará (mientras que los certificados de persona física duran 4 años, los certificados de persona jurídica caducan a los 2 años).

Sin embargo, la mayoría de entidades permiten iniciar el proceso de renovación durante los 60 días anteriores a la fecha de caducidad. Es importante tener en cuenta que, si lo que quieres es renovar el certificado, puedes hacerlo online. En el caso que haya pasado el paso deberás solicitar uno nuevo y acudir presencialmente o acreditar tu identidad mediante vídeo-identificación.

¿Cómo consultar la fecha de caducidad en el navegador?

Puedes comprobar cuándo va a caducar tu certificado de dos formas:

• Desde tu navegador: accede a ajustes de seguridad o privacidad y consulta el apartado “Gestionar certificados”.
• A través de herramientas de gestión: si utilizas una plataforma como Viafirma no necesitas buscarlo manualmente, el sistema te muestra un inventario actualizado con las fechas de vencimiento de todos tus certificados.

Cómo renovar el certificado digital en 3 pasos

Para renovar el certificado digital únicamente debes seguir los 3 pasos que explicamos a continuación:

1. Requisitos previos. Descarga el software necesario: Configurador FNMT-RCM. 
2. Solicitud de renovación con tu certificado digital instalado en el navegador donde vas a solicitar la renovación. Úsalo para acceder a este enlace. Al final del proceso recibirás un código OTP que deberás introducir para descargar el nuevo certificado. 
3. Descarga e instalación. Una hora después y con el código OTP, podrás descargar e instalar tu certificado. 

Los retos de la gestión manual del certificado digital en empresas

La forma predominante que tienen empresas y ciudadanos de gestionar el certificado digital es, incluso a día de hoy, el método manual. Si bien este sistema de gestión está instaurado en los cimientos de muchas organizaciones, no es la elección más acertada. En la práctica, tener descargado el certificado digital en un dispositivo local implica una serie de retos:

El caos de las múltiples fechas de caducidad

La gestión manual obliga a los usuarios a recordar las fechas de caducidad de cada uno de los certificados que se estén utilizando. En muchos casos, un certificado digital puede caducar sin que la organización se haya percatado siquiera de que la fecha de caducidad estaba próxima a vencer. 

Dependencia de un solo equipo

Incluso aunque los usuarios recuerden la fecha de caducidad de su certificado digital, se enfrentan diariamente a otro gran inconveniente: el certificado digital está descargado en un dispositivo en concreto. Esto quiere decir que, si el responsable de un área lo tiene instalado en el ordenador de la oficina y por la tarde debe acceder a un portal web, tendrá que esperar a la mañana siguiente para poder hacerlo. 

Riesgos de seguridad al compartir certificados en archivos .p12 o .pfx

Puede ocurrir que una persona tenga que firmar con un certificado digital que esté instalado en un dispositivo que no es el suyo. En este caso, la solución rápida para que varios empleados puedan usar el mismo certificado digital es exportarlo en un archivo (normalmente con extensión .p12 o .pfx) y enviarlo por correo electrónico o guardarlo en una carpeta compartida.

Aunque pueda parecer la opción más rápida, abre profundas brechas de seguridad ya que pierdes el rastro de quién lo tiene una vez sale del equipo original, y rompe la cadena de custodia. Esto conlleva un grave incumplimiento normativo, ya que reglamentos como el eIDAS exigen que el certificado esté bajo el control exclusivo del firmante para garantizar su validez legal. Además, si un empleado abandona la empresa y tiene el archivo en su correo personal, seguirá teniendo acceso al archivo. 

Ventajas de automatizar el ciclo de vida de tus certificados

Frente a los grandes inconvenientes que implica gestionar el certificado digital de manera tradicional, la automatización del ciclo de vida de los certificados se presenta como una alternativa idónea.  La solución de firma electrónica de Viafirma ofrece una amplia variedad de opciones y seguridad para realizar trámites y procesos de manera digital: 

• Inventario automático: con Viafirma tienes localizado y bajo tu control todos los certificados de la organización gracias a nuestro gestor de certificados digitales.
• Alertas y notificaciones: persona las notificaciones que quieres recibir antes de que tu certificado digital expire, tanto 30, como 7 y 1 día antes de que ocurra. 
• Uso en la nube: no dependerás de un ordenador específico para renovar o usar la firma.

Beneficios de la renovación centralizada de certificados

Al automatizar todo su ciclo de vida, verás cómo tu rutina diaria cambia positivamente hacia una mejor organización:

• Trámites más rápidos. Si sumamos cada minuto que se dedica a renovar manualmente cada certificado, configurar navegadores y solucionar problemas de instalación, tendremos una gran suma de horas. Automatizar este proceso libera a tu equipo para tareas de mayor valor. 
• Centralización y control total. Gracias a la gestión centralizada se sabe en todo momento qué certificados tiene la empresa, quién tiene permiso para usarlos y cuándo expira cada uno desde un único panel de control. 
• Rastro de auditoría. Quedará registrada la trazabilidad total de tu certificado: sabrás quién usa qué certificado y para qué. 
• Altos estándares de seguridad y protección de la información. Está garantizada la confidencialidad y privacidad de los documentos que se firman.

Viafirma es tu aliado en la gestión y renovación centralizada

¿Buscas una herramienta segura y fiable para firmar documentos tras la renovación del certificado digital? En Viafirma podemos ayudarte. 

Nuestras herramientas digitales son fáciles de usar, seguras y flexibles en el uso de diferentes certificados digitales. Con ellas no tendrás que preocuparte de que tu certificado digital vaya a caducar o esté caducado en el peor momento posible: cuando tengas que completar un trámite oficial urgente.  Con recordatorios previos a la fecha de caducidad y una gestión centralizada y controlada, Viafirma es la opción que necesitas.

Contacta hoy mismo con nuestro equipo comercial y ellos se encargarán de resolver todas tus dudas.