Cómo firmar digitalmente un documento PDF

Cada día son más los trámites que podemos realizar de forma electrónica y sin necesidad de desplazarse a la oficina. Sin embargo, muchos requieren la firma de ciertos documentos, por lo que resulta indispensable saber cómo firmar digitalmente un documento PDF y contar con herramientas digitales que nos permitan hacerlo directamente desde nuestro dispositivo. 

En este artículo te explicamos los pasos para firmar digitalmente un documento PDF y cómo las soluciones de Viafirma pueden ayudarte a optimizar y reforzar la seguridad de estos procesos.

Pasos para firmar digitalmente un documento PDF con Adobe Acrobat DC

Uno de los programas más utilizados para abrir y editar documentos PDF es Adobe Acrobat Reader DC. En este enlace puedes descargar la herramienta de forma gratuita.

Lo primero que haremos será instalar este programa en nuestro PC, abrimos el documento en Adobe y seguiremos los pasos que comentamos a continuación:

  • Vamos a la pestaña herramientas
  • Buscamos la opción rellenar y firmar y la seleccionamos para que automáticamente nos redirija de nuevo al documento
Captura de las herramientas de Adobe Acrobat
  • Pulsaremos en la pestaña firmar
  • Escogemos la opción añadir firma y realizamos nuestra rúbrica con el ratón, lápiz stylus o con el dedo en caso de utilizar pantalla táctil. También podemos escanearla y adjuntarla como imagen.
Captura de nuestra firma con Adobe Acrobat
  • Finalmente posicionamos la firma en el documento con el ratón

Pasos para firmar digitalmente un documento PDF con el Trackpad del Macbook

Existen otras maneras de poder firmar digitalmente documentos PDF sin necesidad de utilizar Adobe y directamente desde nuestro Macbook. Para ello, debemos seguir los pasos que se muestran a continuación:

  • Localizamos el documento y hacemos clic con el botón derecho
  • Abrimos el documento en Vista Previa
  • Clicamos en el maletín para que nos muestre la barra de herramientas y seleccionamos el icono de firma
  • Dibujamos nuestra rúbrica con el trackpad y pulsamos la tecla intro
Captura de firma digital con trackpad de Mac
  • Finalmente hacemos click en aceptar y posicionaremos la firma en el documento
Firma digital realizada con trackpad en el documento

Este tipo de firma cumple con los requisitos establecidos de firma digitalizada, que no es otra que la típica rúbrica realizada con el ratón o el trackpad o aquella que se escribe en una hoja de papel y que luego se escanea y se incrusta en el documento.

Podemos considerarla un tipo de firma electrónica simple, ya que no recoge evidencias suficientes que permitan identificar al firmante de manera inequívoca. Desde Viafirma no aconsejamos su uso en trámites importantes ya que se trata de una opción menos segura que se puede falsificar sin consentimiento previo.

Alternativas a la firma digital en PDF

Viafirma ofrece diferentes soluciones de firma, cada una de ellas pensada para cubrir procesos complejos se lleven a cabo en determinados escenarios de manera 100% legal y confiable. Todas ellas son legalmente vinculantes, admisibles ante cualquier tribunal de justicia y disponen de una gran carga probatoria.

A continuación te presentamos algunos mecanismos para firmar documentos con nuestras soluciones:

  • Firma biométrica. La mejor alternativa a la digitalizada. Es la rúbrica manuscrita que se realiza en tablets o pads mediante un lápiz de precisión capaz de recoger datos biométricos.
  • OTP SMS. Asociada al envío de un código mediante SMS al número de teléfono móvil del firmante, permitiéndole firmar desde cualquier lugar.
  • Firma con certificado digital. El usuario deberá poseer un certificado emitido por un proveedor de servicio de confianza a través del cual se valida la propia firma y su identidad.
  • Firma en la nube. El usuario podrá hacer uso de su certificado alojado en un servidor seguro (HSM), pudiendo acceder al mismo desde cualquier dispositivo cada vez que quiera firmar un documento digitalmente.

Soluciones de Viafirma para una mayor seguridad

La validez legal de una firma que ha sido escaneada y adjuntada como imagen o realizada con el ratón y plasmada en un documento no es comparable con aquella que ha sido realizada mediante plataformas especiales de firma electrónica como las que ofrece Viafirma. 

Además, nuestra herramienta cuenta con una serie de funcionalidades que permiten adaptarnos a los requisitos de nuestros clientes. A continuación enumeramos algunas:

  • La posibilidad de firmar documentos de JSON, word o PDF.
  • La incorporación de evidencias electrónicas (vídeo, audio, imagen, etc) al documento para reforzar la seguridad del documento
  • La definición de flujos de firma complejos entre firmantes
  • La firma desatendida sin intervención del usuario subiendo cualquier certificado válido a la plataforma
  • Al enviar documentos para su firma, no se requiere previa instalación de ninguna aplicación por parte del firmante, sino que este la hará directamente en la web.

Como hemos comentado anteriormente, la validez legal y la seguridad de todo el proceso es nuestra prioridad. Por ello, todos los datos del firmante siempre serán encriptados y únicamente podrán ser divulgados con la orden de un juez.

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