¿Puede saber si un documento se ha firmado electrónicamente? Puede que esté acostumbrado a manejar contratos electrónicos en su empresa. Sin embargo, cuando se trata de documentos importantes firmados electrónicamente, recomendamos comprobar su autenticidad.
¿Qué saber primero?
Viafirma recoge las firmas electrónicas y las evidencias legales del proceso de firma, que se añadirán al documento y estarán disponibles para ser visualizadas desde Adobe.
Toda la información necesaria para verificar que el documento se ha firmado electrónicamente se puede ver en el panel de firma y en los archivos XML adjuntos al PDF una vez finalizado el proceso de firma.
Veamos algunos ejemplos para comprobar dónde se encuentran estos datos.
Documento firmado electrónicamente con certificado digital
Los documentos firmados electrónicamente se identifican con un sello de firma:
Se trata de un elemento visual que contiene información sobre la firma, junto con la página web y el código QR para verificar los datos de la firma, aunque lo más importante son los datos adjuntos en el documento.
Si lo abrimos en Adobe tendrá el siguiente aspecto:
El sistema reconoce al instante que el documento ha sido firmado electrónicamente con un certificado válido.
Esto es fácilmente reconocible ya que hay un mensaje informativo en la parte superior de la pantalla que dice »Certificado por VIAFIRMA CLOUD SERVICES, VIAFIRMA S.L. certificado emitido por AC Firmaprofesional». Si pulsamos sobre el panel de firma, podremos comprobar los detalles del certificado que se ha utilizado para eSign.
Haga clic con el botón derecho y seleccione Propiedades para ver más detalles del certificado:
La firma con certificado digital garantiza que el documento no puede ser alterado después de la firma.
Documento firmado electrónicamente mediante firma SMS OTP
Se trata de un archivo XML con información sobre la firma SMS OTP:
La marca de tiempo indica la fecha y hora en que se recogieron las pruebas. Si utilizamos un conversor a tiempo humano obtendremos:
Por lo tanto, las pruebas se recogieron el lunes, 19 de abril de 2021 a las 9:41:38
Ahora vamos a introducir la ubicación de la firma utilizando Google Maps:
Si volvemos al archivo XML, a continuación tenemos información sobre el dispositivo utilizado por el firmante.
A continuación, el número de teléfono al que se envió el código
Como puede ver, se recopila más información que con la firma manuscrita tradicional.
Documento firmado electrónicamente mediante firma biométrica
Para dibujar una firma biométrica debemos utilizar dispositivos específicos diseñados para este fin. Se recogerán datos como la velocidad, el trazo o la presión aplicada al firmar.
Si firmamos con el ratón del PC o si dibujamos la firma con el dedo en la pantalla del teléfono, no se recogerán los datos biométricos. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo del fichero XML adjunto que se generará.
Como podemos ver, los valores de presión como «pressureMaxValue» y «pressureMinValue» se ponen a cero en este caso.
En caso de que la firma se capturara en un dispositivo capaz de recoger datos biométricos, los valores se cifrarían para impedir que cualquier otra persona replicara la misma firma.
VALIDe
VALIDe es una herramienta gratuita del Gobierno español que permite a cualquier ciudadano verificar documentos firmados. Basta con subir el documento firmado a la plataforma y hacer clic en validar.
Otras evidencias legales y firmas electrónicas
Además del certificado digital, el SMS OTP y la firma biométrica, Viafirma soporta otros métodos de firma, como por ejemplo las huellas dactilares, muy utilizadas en países latinoamericanos, pero también otras pruebas legales que pueden ser adecuadas para algunos procesos.
Fotografías
Adjuntar imágenes al documento puede ser a veces muy útil, sobre todo cuando los firmantes tienen que presentar su DNI:
Además de la imagen del DNI, este tipo de prueba judicial también genera un archivo XML adjunto al PDF con todos los datos relacionados con la imagen adjunta.
Casillas de verificación
Una de las pruebas legales más útiles a la hora de firmar electrónicamente un contrato/documento son las casillas de verificación. Son muy prácticas para dejar constancia de la aceptación por parte del firmante de una determinada cláusula.
En cuanto al resto de pruebas, además de la representación gráfica del cheque, en el archivo PDF se generará automáticamente un archivo XML con información sobre las pruebas.
Junto con el documento firmado se genera también un «Audit-trail» o «Audit-log». Se trata de una recopilación clara y ordenada de todas las pruebas legales y eventos recopilados durante el proceso de firma a disposición del usuario.
Aunque la pista de auditoría proporciona información clara y sencilla sobre el proceso de firma, debemos insistir en que es el propio documento el que demuestra que está firmado electrónicamente, ya que contiene información sobre las firmas y las pruebas legales capturadas durante el proceso.
Además de lo que hemos visto anteriormente, Viafirma ofrece otros tipos de pruebas judiciales, como la captación de la huella dactilar, la locución o el vídeo