La firma electrónica para despachos de abogados puede ser una solución a su situación actual. Y es que los despachos de abogados en particular y, el sector legal español en general, aún tienen camino que recorrer. O al menos en lo que a transformación digital e innovación se refiere. Según el informe Estado de innovación y digitalización del sector legal en España de KPMG Abogados, publicado en noviembre de 2023, el sector va atrasado en la materia en comparación con otros como el sanitario o energético. De hecho, el 64% de empresas encuestadas no cuenta con soluciones LegalTech – incluso más de la mitad del conjunto de negocios no tienen suficientes conocimientos sobre ello – frente al minoritario 36% que sí lo ha hecho. Estos datos evidencian que el sector necesita actualizarse.
Conforme la globalización avanza y los retos legales se vuelven más complejos, los profesionales del derecho deben adaptarse a las nuevas necesidades del mercado y buscar soluciones LegalTech innovadoras para brindar servicios legales eficaces, eficientes y accesibles. La firma electrónica para despachos de abogados es una de las soluciones tecnológicas con mejores resultados.
Beneficios de la firma electrónica para despachos de abogados
Desde asesorías jurídicas a despachos de abogados, son muchas las entidades que ofrecen servicios legales. A pesar de las diferentes especialidades legales que existen, todas tienen como objetivoofrecer el mejor apoyo legal a los clientes que la necesiten. En este contexto cambiante, la firma electrónica es una solución tecnológica que puede transformar los procesos, con numerosos beneficios para los juristas.
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¡Sigue leyendo para conocer sus beneficios en el sector!
Una imagen de marca más resolutiva y comprometida
La firma electrónica para despachos de abogados trae beneficios para administración o clientes, pero también es responsable de proyectar una mejor imagen de marca. Este atributo es especialmente relevante en el sector legal, ya que la persona que necesite acudir a un profesional del derecho optará por aquel que realice mejores prácticas, tenga mayor prestigio o sea laboralmente más comprometido.
En este sentido, los bufetes que apuestan por la firma electrónica son percibidos como entidades más resolutivas que su competencia, ya que ofrecen una solución ágil, intuitiva y con plenas garantías legales.
Además, las herramientas LegalTech tienen un papel fundamental en la consecución de los objetivos ESG (ambientales, sociales y de gobierno corporativo). Estos criterios buscan mejorar la gobernanza corporativa, garantizar el cumplimiento normativo, promover la transparencia y reducir la dependencia del papel. Esta última meta, como ya hemos visto, queda cubierta con la firma electrónica. No obstante, aunque alcanzar estos criterios es una prioridad para los negocios, el 76% aún no dispone de los conocimientos necesarios de las herramientas LegalTech para incluirlas en sus objetivos (KPMG, 2023).
Seguridad y autenticidad
El software de las soluciones de firma electrónica de Viafirma ofrecen niveles de seguridad avanzados como autenticación de identidad y encriptación, para garantizar la integridad del documento y la autenticidad de las firmas. Concretamente, la firma electrónica avanzada recoge puntos esenciales del proceso como:
- Identificación inequívoca de los participantes
- Sus direcciones de correo electrónico
- Números de teléfono móvil
- IPs de los dispositivos
Gracias a un documento formalizado como una auditoría, quedan reflejadas todas las modificaciones que se han realizado y la fecha de ejecución de las mismas.
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Además, las soluciones de Viafirma siguen escrupulosamente los estándares internacionales en la materia: el Reglamento elDAS de la Unión Europea.
Ahorro de costes, tiempo y recursos
A nivel internacional, son muchas las empresas que disponen de herramientas tecnológicas y procesos con los que optimizan recursos, reducen costes y tiempo. Sin embargo, en España no ocurre lo mismo, ya que el estado de transformación digital de las empresas de servicios legales aún deja mucho que desear, situándose a la cola en comparación con otros sectores.
A medio plazo, puede impactar directamente en la competitividad de las empresas españolas. Si los departamentos legales de los negocios de nuestro territorio no quieren perder ventaja competitiva en el mercado, es fundamental mejorar la digitalización del departamento con herramientas LegalTech como la firma electrónica.
Además, al recurrir a esta solución tecnológica para reducir trabajo administrativo, se evita el escaneado, almacenaje y uso de documentos físicos. Esto reduce significativamente el consumo de papel, dejando una huella positiva en el planeta y en tu bolsillo.
Su aplicación para abogados, juristas y departamentos jurídicos
Como ya sabes, en este panorama de transformación digital, la firma electrónica es la herramienta con mayor nivel de adopción en las empresas de servicios legales. Para comprobarlo, únicamente hay que observar los datos:
- De las empresas que han adoptado soluciones LegalTech, el 89% de ellas utiliza la firma electrónica
- Un 7% planea incorporarla como herramienta digital
- El 4% la tiene bajo consideración
Y es que tiene muchísimas posibilidades de aplicación que pueden ayudar a los profesionales legales en su día a día. ¡Te las enseñamos!
Despachos de asesorías y abogados
Como profesional del derecho, estarás acostumbrado a tratar con centenas de documentos semanalmente. La firma digital permite agilizar las tareas del día a día. ¿Necesitas actuar en nombre de un cliente, por ejemplo? ¡Legal y operativamente puedes hacerlo con la firma digital! Podrás obtener una autorización de tu cliente para actuar como representante legal.
En los despachos de abogados, la firma electrónica puede utilizarse, además, para:
- Firmar y enviar documentos de carácter legal
- Actas de juntas
- Pactos de socios
- Documentos de protección de datos
- Contratos de servicios
- Comunicar notificaciones legales
- Acuerdos de confidencialidad
- ¡Entre otros!
Traducciones juradas
Aunque el proceso de firma, sellado y envío de las traducciones juradas se realizaba hasta hace unos años de forma manual, tras la pandemia se extendió la tendencia de utilizar la firma electrónica con el fin de evitar todo contacto posible. Desde entonces se ha digitalizado y actualmente es la vía predominante.
Tanto el uso de la firma electrónica como el del sello electrónico es válido para las traducciones juradas, tal como recoge el artículo 10 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:
“Siendo las Administraciones las principales destinatarias de los documentos traducidos por los TIJ es admisible que se firmen electrónicamente mediante alguno de los sistemas recogidos en el artículo citado”.
Departamentos legales
Por otro lado, en los departamentos legales, esta herramienta puede ayudar a optimizar prioridades estratégicas como:
- Brindar asesoramiento legal proactivo
- Gestionar una mayor carga de trabajo con el mismo número de empleados
- Mejorar la optimización de procesos y flujo de trabajo
- Reducir costes
- Automatizar procesos
En definitiva, todos los beneficios y casos de uso que hemos visto en este artículo muestran las posibilidades de las soluciones LegalTech para abogados, asesores y juristas. De este modo, solo podemos esperar una implantación generalizada de la firma electrónica.
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