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6 consejos para implementar soluciones LegalTech

¿Eres parte del 36% de profesionales del sector legal que han incorporado soluciones tecnológicas en la estrategia de su negocio? Si es así, sabrás que, desde la gestión de casos hasta la automatización de procesos, las soluciones LegalTech pueden ofrecerte una amplia gama de herramientas que mejoran la eficiencia, reducen los costos y brindan un servicio más ágil y preciso a tus clientes.

Si, por el contrario, estás planteándote incorporarlas, es probable que estés haciéndote preguntas como: “¿Qué tengo qué hacer? Ejerzo mi actividad de manera independiente e individual, ¿También puedo beneficiarme de las soluciones legaltech?, ¿Cuál es la mejor opción para mí?”

A continuación, te damos 6 consejos que te ayudarán a responder estas preguntas:

  1. Piensa qué resultados quieres obtener

¿Buscas brindar un asesoramiento legal proactivo?, ¿quizás, tu objetivo es reducir costes?, ¿o, por el contrario, quieres optimizar los procesos y flujo de trabajo?

Esta es la primera pregunta que debes hacerte si estás planteando incorporar soluciones Legaltech en tu negocio. Al haber tantas opciones disponibles, es normal tener dudas acerca de qué herramienta elegir. Pero este primer paso es fundamental, ya que dependiendo del objetivo que busques alcanzar en tu empresa, deberás optar por una u otra. Muchas veces, la solución a esta respuesta está en saber qué tareas están costando más trabajo sacar adelante.

Mientras que las soluciones de gestión de KYC (Know Your Client) ayudan a las organizaciones a verificar la identidad de los clientes, otras, por ejemplo, pueden ayudar a optimizar los procesos de contratación (véase un sistema CLM – Contact Lifecycle Management -, que tenga integrado software de firma electrónica).

  1. No te dejes influenciar por un precio económico

¿Qué hay más valioso que transformar tu negocio digitalmente para que funcione de la forma más eficiente posible? A veces, las herramientas con precios económicos pueden llamar más la atención del usuario. Sobre todo, si es la primera vez que incorporamos soluciones de esta tipología, y lo que queremos es probar cómo funciona y si apreciamos cambios notables.

Pero no debe convencerte la opción más accesible, sino la que vaya a satisfacer de forma más óptima las necesidades de tu negocio, tus usuarios y las tuyas propias. En ocasiones, precio y recursos pueden coincidir plenamente; pero no siempre es el caso. Por esa razón, si deseas incorporar soluciones LegalTech, recomendamos invertir en aquellas que sean coherentes y útiles para tu caso particular.

  1. Cohesión y comunicación interna

Si empiezas a utilizar nuevas herramientas tecnológicas en tu organización, debes asegurarte de que el personal conoce que se han integrado, así como sus funcionalidades y que tiene un conocimiento consolidado sobre ellas. Es aconsejable, además, realizar formaciones sobre la herramienta digital que vamos a empezar a utilizar. Incluso en el caso de que exista cierto conocimiento interno, nunca está de más organizar este tipo de eventos. De esta forma, nos aseguramos de que todos los empleados conocen las posibilidades de aplicación en su día a día y actúan  de manera cohesionada.

  1. Confía en su validez y legalidad

La adopción de tecnologías legales puede generar cierta aprehensión, sobre todo si es la primera vez que tu empresa se sumerge en este campo. Sin embargo, es esencial que confíes en la validez y legalidad de las soluciones que elijas. Esto implica realizar una investigación exhaustiva sobre la reputación, el cumplimiento normativo y la seguridad de las herramientas LegalTech que estás considerando.

En esta línea, las soluciones de firma electrónica de Viafirma son completamente válidas y 100% legales. Se sustentan en el Reglamento elDAS, el cual es el mayor marco normativo sobre la materia. Garantiza que los documentos con rúbricas digitales tienen la misma validez y garantía jurídica que sus equivalentes tradicionales en papel.

  1. Business intelligence: poco a poco y a buen ritmo

Al incorporar en el negocio nuevas herramientas tendemos a querer ver resultados más pronto que tarde. Pero nada más lejos de la realidad: los resultados pueden tardar semanas e incluso meses en apreciarse. Y debemos comprender que cada cosa lleva su tiempo.

Acelerar los procesos de manera precipitada y sin un grado progresivo de implantación pocas veces ha salido bien. Por esa razón, se recomienda empezar por una incorporación sencilla y, a partir de entonces, ir escalando poco a poco. Es decir, tener una visión completa del proceso y su integración en el negocio a partir de datos (es lo que se conoce como inteligencia de negocio o business intelligence).

Según  el tamaño de la organización, se recomienda seguir una estrategia u otra. Por ejemplo, en el caso de las pequeñas empresas, lo habitual es poner en marcha una prueba piloto y testearla. Por su parte, las grandes asesorías pueden utilizar tecnologías avanzadas como apoyo para automatizar tareas, pero siempre apoyándose en el equipo como base.

  1. El cliente, en el foco de la estrategia

Con los consejos anteriores has podido hacerte una idea de cómo debería ser la integración de soluciones LegalTech en tu organización. Sin embargo, aún no hemos hablado de lo más importante: para quién vamos a hacer estos cambios.

Es fundamental que tu estrategia de transformación digital se haga teniendo al usuario final en el eje de todas las acciones. ¿Qué sentido tiene realizar cambios si estos no aportan valor a nuestro cliente? De hecho, son muchos los casos de despachos y asesorías que invierten económicamente en herramientas tecnológicas que no están usando.

Al final, si tomas la decisión de desarrollar un proyecto de transformación digital, es porque buscas cambios significativos como reducción de costes, agilización de procesos o aumento de la calidad de los servicios prestados. Cambios que repercuten directamente en el cliente.

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