Fases de la Transformación Digital de la empresa

Hace tiempo que la transformación digital de la empresa dejó de ser una novedad. De hecho, se da por hecho que es la llave que abre a las empresas las puertas a un sinfín de posibilidades. Las empresas que comprenden la importancia crítica de subirse al tren de la digitalización y se apoyen en ella para innovar, generar nuevas ideas y tomar decisiones más acertadas serán las que obtengan el mayor beneficio.

Sin embargo, todavía algunas empresas no tienen claro qué engloba exactamente este término, o que incluso lo confunden con uno similar: la digitalización. Aunque ambos se mueven alrededor de la aplicación tecnológica en la empresa, responden a etapas diferentes del proceso.

Por esa razón, para aclarar todas las dudas que puedas tener, en este artículo te explicamos en qué consiste la transformación digital en las empresas, su importancia y cómo Viafirma puede ayudarte en el proceso.

¿Qué es la Transformación Digital?

La transformación digital de la empresa hace referencia a la incorporación de tecnologías digitales de forma estratégica en cualquier organización para mejorar procesos, aumentar la productividad, ofrecer mejores experiencias a los clientes y empleados, gestionar el riesgo empresarial y controlar costes.

Desde una perspectiva empresarial, es un despliegue transversal que abarca a todos los departamentos de una organización; aprovechando herramientas tecnológicas para mejorar el funcionamiento de las empresas. Esto puede implicar cambios en la infraestructura, en los procesos y en la cultura empresarial, con el objetivo de adaptar la empresa a la economía digital y a las nuevas necesidades de los clientes.

Las 3 fases del proceso de transformación digital en las empresas

Para que el salto a la transformación digital de la empresa se efectúa de manera correcta y su implementación tenga éxito, se deben seguir tres fases:

Primera fase: Concienciación y cultura digital

El primer paso es conocer hacia dónde se dirige el mercado en materia de innovación tecnológica y si tiene posibilidades de aportar valor a la sociedad. Con la evolución tecnológica surgen nuevas necesidades en la sociedad que deben ser cubiertas; por ello, desarrollar tecnologías que aporten valor a las empresas les permitirá diferenciarse en el mercado y cubrir las necesidades de la sociedad, ofreciendo herramientas eficaces que mejoren la gestión y la administración de los recursos.

Segunda Fase: Desarrollo, innovación e implementación técnica

Es el momento de poner en marcha acciones, desarrollar tecnologías y soluciones que fomenten la transformación digital de entidades privadas y administraciones públicas. Cobran protagonismo las empresas especializadas en el desarrollo de tecnologías de Inteligencia Artificial, servicios en la nube, machine learning y el Internet de las Cosas (IoT).

Además, esta tipología de herramientas se caracteriza por favorecer el entorno paperless, que permite mejorar la gestión de los tiempos y agilizar los trámites entre empresas o instituciones, como la firma electrónica de documentos o la facturación electrónica.

Por supuesto, la digitalización de las empresas no sería posible sin la garantía de seguridad en sus procesos. Para ello, se han desarrollado tecnologías que refuerzan la seguridad en la autenticación de los usuarios.

Tercera Fase: Capacitación del equipo y aplicación continua

La última fase consiste en conectar personas, procesos, objetos y datos de la entidad como último paso para alcanzar la transformación digital. Para ello, debemos asegurarnos que el equipo tiene una actitud proclive a los cambios y está familiarizado con la tecnología; de no ser así, es necesario formarlos. El equipo, además de adoptar las nuevas soluciones tecnológicas, utiliza herramientas online de organización y comunicación para fomentar la colaboración.

Debemos perseguir como objetivo que todas las herramientas corporativas (CRM, ERP, pasarelas de firma) funcionen de forma coordinada. Además, utilizaremos el Big Data y el IoT para convertir la información en ideas valiosas que impulsen el crecimiento.

Transformación digital y digitalización: ¿Es lo mismo?

Aunque ambos términos hacen referencia a la competitividad tecnológica de una empresa (y para muchas personas sea el mismo término), no son lo mismo.

Por un lado, al hablar de digitalización nos referimos al uso de la tecnología con el único fin de mejorar o digitalizar procesos (por ejemplo, pasar de una firma de contratos manual a una electrónica).

En cambio, la transformación digital engloba la reestructuración completa de la organización. Desde el cambio cultural de la plantilla al cambio en el enfoque del cliente, pasando por el uso de datos en tiempo real para tomar decisiones estratégicas.

Es decir, no se trata únicamente de usar la tecnología en el día a día, sino de transformar el modelo de negocio para aportar valor en un mundo interconectado.

El Marco Legal: eIDAS, Ley 39/2015 y ley 40/2015

En España, la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015 han sido los pilares de la Administración Pública. A grandes rasgos, estas leyes impulsan el uso de:

Ley 39/2015

Su principal hito fue establecer el derecho y la obligación de las personas jurídicas (empresas) y otros colectivos a relacionarse con las Administraciones Públicas exclusivamente por medios electrónicos.

Obliga al uso de notificaciones electrónicas y sistemas de firma digital para cualquier solicitud, recurso o desistimiento, consolidando el sistema Cl@ve, el DNI electrónico y el certificado digital como estándares de seguridad.

Ley 40/2015

Se centra en la organización de manera interna, definiendo cómo deben funcionar las organizaciones y cómo actuar entre ellas. Impulsa la interoperabilidad, permitiendo que diferentes organismos compartan datos de forma segura para que el ciudadano no tenga que entregar documentos que la Administración ya tiene en su mano. Además, regula la firma electrónica del personal público y la automatización de procesos administrativos para ganar eficiencia.

Beneficios Estratégicos de la Digitalización en empresas

Las empresas que culminan con éxito este proceso obtienen ventajas competitivas tangibles:

- Mejores decisiones: Las empresas tienen acceso a grandes volúmenes de datos, en parte gracias al Internet de las Cosas (IoT). Utilizando las herramientas analíticas adecuadas, estos datos pueden convertirse en ideas empresariales valiosas para tomar mejores decisiones.
- Mayor satisfacción del cliente: El cliente moderno espera simplicidad, priorizando empresas capaces de ofrecer soluciones online sencillas e intuitivas sin necesidad de salir de casa.
- Mejora tu presencia online: Es muy difícil generar visibilidad y confianza si tu proyecto no está en la red, ya que actualmente la mayoría de los usuarios consultan en Internet información sobre los negocios antes de acudir a ellos. Si no existe presencia en las redes (página web y, al menos, una red social), probablemente se decantará por la competencia.
- Procesos optimizados: Puedes automatizar muchos procesos y tareas que realizas a mano gracias a herramientas como la firma electrónica. Personas de diferentes provincias pueden firmar un documento en cuestión de segundos, reduciendo los desplazamientos, costos y tiempos.
- Aumento de la productividad y el rendimiento empresarial: El uso de software y aplicaciones ayudan a llevar a cabo estrategias, dedicar mayor tiempo a tareas más importantes y se producen mayores tasas de finalización de proyectos, lo cual repercute en el crecimiento del negocio.
- Documentación digitalizada: La digitalización puede resolver problemas como la falta de espacio con almacenaje ilimitado, una organización más eficiente, acceso a información al momento, reducir la posibilidad de extravío, etc.

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