¿Qué es un portafirmas y cómo ayuda a avanzar en los procesos digitales?

Todas las empresas, ya sean grandes o pymes, requieren de procesos y flujos de firma de documentos, más o menos complejos. Para facilitar esta manera de afrontar las tareas relacionadas con autenticación y ser más eficientes, podemos hacer uso de un portafirmas digital. ¿Cómo funcionan y en qué situaciones son aplicables?

Dentro del proceso de digitalización de las empresas, las herramientas de firma realizan una contribución de gran peso. Dentro de estas opciones tecnológicas se encuentran los portafirmas digitales, que aportan fluidez a la tramitación de documentos de diversa naturaleza.

Os aclaramos el concepto de portafirmas digital, os hablamos de algunos casos reales y situaciones en los que es útil su uso y, sobre todo, lo que podemos aportaros desde Viafirma al respecto.

¿Qué es un portafirmas digital?

Los portafirmas tradicionales eran carpetas en las que se guardaban todos los documentos que una persona debe firmar. Extrapolando esta definición al universo digital, podemos decir que un portafirmas es una solución software basada en una plataforma en la nube, o centralizada, en la que el usuario puede acceder a todos los documentos para firmar electrónicamente.

Los portafirmas digitales aglutinarán todas las peticiones de firma en un mismo lugar, de manera que la persona responsable de la firma no tenga que acceder a cada servicio de firma digital específico.

Ejemplos de casos de uso de un portafirma digital

El portafirmas digital tiene muchas y diferentes aplicaciones. Ante la imposibilidad de abarcar todas, vamos a hacer mención e introducir algunas de las más demandadas actualmente , pues permiten realizar de forma digital, remota procesos en los que tradicionalmente era necesaria la presencia física.

  • Firma de actas de juntas
  • Firma de ERTEs
  • Firma de contratos
  • Recursos humanos
  • Financiación bancaria
  • Prevención de riesgos laborales

Firma de actas de juntas

En las actas de juntas de las empresas y sociedades deben aparecer todos los acuerdos tomados durante su celebración, así como los aspectos reseñables de la misma. Estas deben incluir aspectos como:

  • Fecha y lugar
  • Fecha y modo de la convocatoria
  • Puntos del orden del día
  • Información relativa a los participantes
  • Resumen de las intervenciones
  • Decisiones tomadas
  • Resultado de votaciones
  • Aprobación del acta

Por supuesto, estas actas y votaciones deben ser debidamente firmadas para cumplimentar con los requisitos legales exigidos. 

La declaración del Estado de Alarma en España afecta radicalmente los procedimientos ordinarios de publicación y celebración de Juntas Generales. La publicación y puesta en vigencia del Real Decreto-Ley 8/2020, de 17 de marzo incluye novedades como la posibilidad de la realización de las juntas por videoconferencia y la de la votación por escrito de los puntos del orden del día, una votación que podrá refrendarse mediante el uso de la firma electrónica.

En mercado de soluciones e-business se pueden encontrar soluciones fiables y completas para celebrar digitalmente estas juntas que, acompañadas de la firma de actas y votaciones con Viafirma se convierte en un recurso esencial en situaciones en las que la presencia física no es posible.

Qué es un portafirmas

Firma de ERTEs

Los Expedientes de Regulación Temporal de Empleo (ERTE) suponen la suspensión por un período de tiempo determinado de la relación laboral existente entre una empresa y parte de sus trabajadores. El Estatuto de los Trabajadores expresa que los ERTEs pueden ponerse en marcha por motivos:

  • Económicos
  • Técnicos
  • Organizativos
  • De producción

Sin embargo, el ya mencionado Real Decreto-Ley 8/2020, contempla la novedad la posibilidad de solicitar un ERTE como consecuencia de fuerza mayor debida a las consecuencias del estado de alarma actual.

En todos estos casos, los trabajadores deberán firmar el ERTE, ofreciéndose la posibilidad de realizar esta rúbrica de manera electrónica.

Firma de contratos

La firma digital de contratos se hace muy necesaria en casos como en los que las empresas involucradas no tienen sedes en las mismas ciudades o, incluso, países. Aunque bien es cierto que su aplicación también es ventajosa en cualquier tipo de circunstancia, puesto que amplía enormemente las opciones de materializar dicha firma desde el punto de vista geográfico y temporal.

Mención especial también merecen los contratos de colaboración. Las empresas, como es natural, no son 100% autosuficientes, necesitando de acuerdos de colaboración y partnering para poder ser completamente funcionales en su día a día. Gracias a los acuerdos de colaboración, las empresas consiguen beneficios como:

  • Eliminan costes asociados a la inversión inicial de un proceso
  • Ofrecen una mayor cantidad de servicios 
  • Aumentan la capacidad de trabajo
  • Aportan la experiencia profesional en ámbitos que no forman parte del core de la empresa.

RRHH de empresas

Los departamentos de recursos humanos de las empresas cada vez hacen más uso de servicios tecnológicos que les permitan agilizar sus trámites de manera telemática. Según el 5º estudio Transformación Digital en Recursos Humanos en España, publicado el pasado febrero por Incipy, el 80% de las empresas ya están en pleno proceso de digitalización, pero solamente un 30% tienen una hoja de ruta al respecto.

Aquí la firma digital puede ser de gran utilidad a la hora de afrontar procesos como:

  • Contratos: nuevos, rescisiones, renovaciones, modificaciones
  • Solicitud de vacaciones
  • Altas y bajas
  • Excedencias

Servicios bancarios

Las empresas deben recurrir constantemente a bancos para realizar operaciones como solicitudes de crédito, domiciliación de nóminas, por mencionar algunas de las más destacadas.

En lo que a las pymes respecta, el VIII informe La financiación de la pyme en España, elaborado por SGR-Cesgar, Sociedades de Garantía Recíproca, en colaboración con Abay Analistas Económicos, asevera que El 33,5% de las pymes españolas ha requerido financiación bancaria a lo largo de 2018. Además, el 84,6% de las que han solicitado dicha financiación, la han conseguido. 

Como te puede ayudar Viafirma

Desde Viafirma os ofrecemos nuestro portafirmas electrónico, en el que podéis encontrar prestaciones en pro de de la agilidad y la movilidad empresarial. Entre ellas podemos destacar:

  • Permite todo tipo de firma electrónica
  • Facilita el envío de la documentación a firmar a varias personas de una sola vez
  • Diseño de flujos de firma, sin importar su complejidad.
  • Es posible integrarlo con otros gestores documentales
  • Puede combinarse con otras soluciones de Viafirma, como nuestro gestor en la nube de certificados de firma
  • Interfaz totalmente adaptable a la identidad corporativa del cliente.
  • Recoge los metadatos relacionados con el proceso de firma
  • Permite el sellado de tiempo, mediante el cual se plasmará de manera íntegra la hora en la que se ha plasmado la firma
  • 100% conforme a la legalidad vigente

En definitiva, un portafirmas digital agiliza enormemente los procedimientos de las empresas aportándoles, además, una capa tecnológica y paperless.

Los portafirmas digitales son aplicables a prácticamente todo tipo de negocio y de proceso dentro del mismo. El estado de alarma en España ha disparado la demanda de soluciones digitales y no presenciales para una infinidad de procesos de negocio. Quizás sean medidas extraordinarias para una situación excepcional, pero no cabe duda que esta transformación digital “forzada” viene para quedarse y muchas organizaciones se plantearán dejar como definitivos estos nuevos procesos telemáticos. 

Aquí os hemos hablado de una pequeña muestra de ellos, pero estamos convencidos de que os sentiréis identificados con algunos y se os habrán venido muchos más a la mente. Sea cual sea el ámbito de aplicación, podemos ofrecerte una solución que sin duda se adaptará a tus necesidades.