La Comisión Nacional de Energía (CNE) es la institución dependiente del Ministerio de Energía y Minas de República Dominicana que se ocupa principalmente de la gestión operativa de las políticas energéticas y cumplimiento de las leyes relacionadas en el país.
La Comisión Nacional de Energía pretende velar por el cumplimiento y ejecución de las leyes y normas que regulan la política energética nacional para cumplir con su misión de impulsar el desarrollo sostenible y eficiente del sector energético dominicano. La visión de la CNE consiste en posicionarse como una institución de referencia en la planificación energética y cumplir con los objetivos de fomento al desarrollo de una manera eficiente y óptima.
La digitalización de la Comisión Nacional de Energía
La CNE necesitaba firmar documentos digitalmente y que fuera legal
La CNE acudió a Viafirma a finales de 2018 para poder firmar digital y legalmente los documentos que gestionaban día a día dentro de la institución, principalmente a nivel interno entre los propios empleados, de una forma ágil y sencilla.
Por otro lado, la Comisión Nacional de Energía requería de una solución de firma desatendida que les permitiera emitir determinadas autorizaciones y certificaciones dirigidas a agentes externos a la institución. Estos documentos mencionados se obtienen tras la contratación de datos contra la base de datos interna por lo que no precisan de una revisión o validación de ninguna persona en concreto, y simplemente tienen que ser firmados de forma automática tras su generación.
¿Cómo ayudamos a la Comisión Nacional de Energía?
El proyecto de la Comisión Nacional de Energía atendía a diferentes necesidades de firma digital de documentos interrelacionadas entre sí. Por un lado, necesitaban de un sistema que les permitiera intercambiar y firmar documentos a nivel interno entre los empleados de la propia institución, quienes harían uso de sus propios certificados digitales para las peticiones de firma o visto bueno. Para este propósito, se prestaron los siguientes servicios:
- Emisión de certificados digitales para empleados de la institución emitidos y almacenados por un servidor seguro (HSM)
- Proveer de un portafirmas digital (Viafirma Inbox)
Estas medidas permitieron evitar el desplazamiento del personal y la gestión en físico y traslado de documentos entre los diferentes departamentos involucrados, consiguiendo reducir los costes administrativos asociados a estos procesos, así como ahorro directo de la reducción de impresión y manejo de documentos en papel.
Para este propósito, se integró el software Viafirma Inbox con la solución de firma centralizada (Viafirma Fortress).
Además, también se llevó a cabo el desarrollo de una webapp personalizada para la verificación de documentos firmados digitalmente.
Todas estas soluciones interactúan conjuntamente para suplir todas las necesidades de la institución, contemplando distintos escenarios y entornos de firma: multi-firma, firma en lote, firma desatendida, delegación de firma etc.
¿Cuáles fueron los resultados obtenidos?
Tras el lanzamiento y puesta en marcha del proyecto de transformación digital, la Comisión Nacional de Energía ha incrementado el uso año tras año según han ido identificando nuevas oportunidades internas que optimizar y agilizar.
Cientos de documentos son gestionados y firmados digitalmente por la institución de forma ágil y sencilla desde la colaboración con Viafirma.
Entre los principales logros podemos destacar:
- Uso web de plataformas externas sin necesidad de integración
- Desarrollo de portal web de verificación de documentos firmados
- Reducción del uso del papel en beneficio del medio ambiente
- Instauración de procedimientos de firma remota
- Independencia geográfica, horaria y tecnológica.
- Reducción de costes y gastos administrativos y número de desplazamientos
- Optimización de procesos documentales internos
- Incremento de la eficiencia de los equipos de trabajo (reducción de tiempo)
- Aporte de seguridad y legalidad en los trámites
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