Cómo firmar contratos de alquiler a distancia: Guía legal y práctica para inmobiliarias

En los últimos años, el sector inmobiliario ha experimentado una profunda transformación impulsada por la digitalización de sus procesos, la necesidad de cerrar acuerdos sin barreras geográficas y factores externos. Agencias, propietarios e inquilinos buscan dejar atrás la lentitud de los trámites en papel, apostando por la agilidad de las soluciones operativas que permitan formalizar documentos a distancia con plena validez legal.

Esta dirección a la que se ha inclinado el mercado ha generado un clima en el que propietarios e inquilinos desean protegerse ante posibles riesgos, y se aseguren garantías en cada contrato firmado. Por esa razón, cada vez son más las transacciones que se realizan utilizando soluciones digitales como la firma electrónica, la cual es un aliado clave para agilizar los procesos, proteger a propietarios e inquilinos y evitar riesgos. 

Firmar contratos de alquiler a distancia, ¿es legalmente posible?

Cualquier contrato de alquiler se rige por la Ley 29/1994, de 24 de noviembre, relativo a Arrendamientos Urbanos (LAU) que regula el derecho inmobiliario. Su función es regir toda materia vinculada con la vivienda y el alquiler; ya sea destinado a uso turístico o comercial. 

En su artículo 4.2 se aclara que:

“Los arrendamientos de vivienda se rigen por lo dispuesto en el Título II de la presente ley, en su defecto, por la voluntad de las partes y, supletoriamente, por lo dispuesto en el Código Civil”. 

Es decir, prima la voluntad de las partes; teniendo libertad sobre cómo se celebra el contrato de arrendamiento, incluso en aquellos celebrados verbalmente

Por otra parte, atendiendo al nivel de seguridad de la firma el Reglamento eIDAS define tres tipos: firma electrónica simple, avanzada y cualificada. Todas son perfectamente legales y admisibles ante cualquier tribunal para firmar cualquier tipo de documento, y tendrá la misma validez y efecto jurídico que la manuscrita siempre que se cumplan los requisitos legales.

Por tanto, podemos firmar contratos de alquiler online con total tranquilidad utilizando la firma electrónica, una tecnología que sin duda mejora la experiencia del cliente y que evita tener que imprimir el contrato y todos aquellos otros contratiempos que puede traer consigo la firma tradicional. 

Riesgos actuales en el mercado de arrendamientos y cómo protegerse

Lo que debería ser un trámite totalmente transparente muchas veces acaba convertido en una gran preocupación tanto para los propietarios como para los futuros inquilinos, debido a riesgos variados a los que podrían enfrentarse:

Retrasos o impagos del alquiler

La única solución con la que cuenta el arrendador si llega a darse esta situación es acudir a la justicia, que seguirá un procedimiento de desahucio del inquilino incumplidor de la vivienda, y reclamar las rentas mensuales que no hayan sido pagadas. Por esa razón, uno de los aspectos que vigilan los propietarios más de cerca es la solvencia y la formalidad de las personas que estén interesadas en ser inquilinos. 

Cláusulas abusivas

Generan un desequilibrio entre los derechos y obligaciones del inquilino y propietario. Algunas de las situaciones más habituales se relacionan con gastos que no corresponden al arrendatario, restricciones desproporcionadas o actualizaciones de renta por encima de lo permitido legalmente. Por eso, resulta fundamental revisar bien el contrato y contar con garantías de que las condiciones sean transparentes para ambas partes.

Falsificación documental

Otro de los grandes retos es la verificación de información y documentos que se intercambian durante el proceso. La falta de viabilidad en este punto puede generar inseguridad tanto en propietarios como en inquilinos, dificultando la formalización y cierre de acuerdos.

Aquí es donde las soluciones digitales de firma electrónica juegan un papel clave: permiten asegurar la autenticidad de la documentación, evita manipulaciones y reforzar la confianza mutua. 

Evidencias electrónicas que blindan un contrato de alquiler 

Pero como dice el dicho: ‘A grandes males, grandes remedios’. Por supuesto, es muy importante que un contrato de arrendamiento sea sólido; pero también existen mecanismos que fortalecen la seguridad e identificación digital, y somos especialistas en ellas.

En cada documento firmado con nuestras soluciones digitales recibirás un documento probatorio (o auditoría) con la información del proceso completo: datos del arrendador y arrendatario, estado, tipos de evidencias empleadas y su trazabilidad. Además, se garantiza la autenticidad de cualquier documento durante su ciclo demostrando cuando se crearon un conjunto de datos y que no han sido alterados mediante nuestro validador de documentos. También es posible autenticar la identidad del signatario al recibir la información del certificado digital utilizado en el acto gracias a los sellos de tiempo.

5 ventajas de la firma electrónica para el sector inmobiliario

Si trabajas en el sector inmobiliario, sabrás que formalizar y firmar contratos de alquiler o  cualquier tipo de documentación no es tarea sencilla. La rapidez y eficacia en la firma de documentos es clave, por el hecho de que los agentes inmobiliarios tienen que gestionar múltiples y complicadas tareas, a menudo todas a la vez.

A continuación se indican algunas ventajas de la firma electrónica en el sector inmobiliario:

• • Acelera la formalización de cualquier contrato de manera 100% online, sin necesidad impresión y desplazamiento por las partes, desde cualquier lugar
  • Contribuye a una oficina 100% paperless, permitiendo digitalizar todos los documentos y reduciendo el espacio físico que ocupan en tu oficina
  • Permite  enviar, firmar y gestionar el contrato de arrendamiento a firmar por el arrendador, arrendatario, avalista y por su inmobiliaria sin necesidad de certificado digital individual o corporativo
  • Automatiza todos los procesos de gestión

Este tipo de herramientas digitales sirven para ofrecer un valor diferencial frente al resto de ofertas del mercado, lo que ayudará a atraer más clientes.

Cómo firmar contratos de alquiler a distancia con Viafirma

Crear la petición de firma

El primer paso es crear una petición de firma en Viafirma Documents seleccionando las opciones ‘firmar un documento’ e ‘importar plantilla’. Al utilizar una plantilla predefinida de contrato de arrendamiento, el sistema ya tiene creado los espacios para la firma del arrendador y del arrendatario. 

Redactar la solicitud

Rellenados los datos de ambas partes, Viafirma Documents nos redirigirá a un proceso de redactar solicitud, que tendrá casi todo relleno por defecto. Aun así, ciertas opciones son modificables y pueden alterarse según la preferencia del usuario. 

Personalizar los ajustes y enviar 

En la parte de resumen, podemos editar los ajustes de programación y envío de la solicitud de firma. Podremos poner una fecha límite, recordatorio o lectura obligatoria, entre otros. Al dar a ‘enviar’, habremos enviado la petición de firma tanto al arrendador como al arrendatario.

Firma del arrendador

El arrendador recibirá primero la solicitud de firma en su correo electrónico. A través de este enlace, tendrá acceso a la solicitud para rellenar datos de contrato y vivienda, que se habrán puesto previamente, así como los datos de contacto. Estos se añadirán al documento y estará listo para firmar. 

Para aceptar el documento y verificar su identidad como arrendador, deberá introducir en los siguientes 5 minutos el código recibido por SMS, que es único y diferente cada vez. Con su firma manuscrita o electrónica, según se haya indicado, el arrendador habrá completado su parte. Gracias a este código verificamos la identidad del firmante.

Firma del arrendatario 

Finalmente, el arrendatario recibirá en su correo electrónico el documento completamente rellenado para que lo revise y firme el contrato de alquiler. Al igual que el arrendador, deberá aceptar el documento en el momento de la firma, y posteriormente firmar.  

Finalizado el proceso de firma de contratos de alquiler con firma electrónica, los participantes recibirán una copia del documento firmado por todas las partes, junto con una auditoría de firma: un documento que demuestra la integridad del mismo, es decir, que es verdadero y no ha sido corrompido o manipulado de ninguna forma. Así, el acto de firma de contratos de alquiler con firma electrónica lo habrás hecho de manera fácil y rápida, con los grandes beneficios de la firma electrónica.

Propietarios e inmobiliarias ya gestionan arrendamientos sin papeleo

La legalidad y la seguridad en contratos de arrendamiento ya no son un desafío si se cuenta con las herramientas adecuadas. Cada vez son más las inmobiliarias que deciden innovar empresarialmente incorporando soluciones digitales paperless, y en Viafirma somos testigos de ello. Numerosos propietarios e inmobiliarias del territorio nacional e internacional han confiado en nosotros para agilizar la formalización de documentos como los contratos inmobiliarios entre particulares o contrato de arras (muchos, incluso, mediante la creación de plantillas), respaldándoles legalmente en cada transacción. 

¿Eres propietario o tienes una inmobiliaria y quieres seguir los pasos de ejemplos como Tecnología Inmobiliaria y Grupo Santamaría? Te garantizamos que cada firma sea jurídicamente válida, segura y trazable, evitando riesgos y ganando tranquilidad en cada operación. Contáctanos hoy mismo y te daremos todos los pasos necesarios para una gestión de arrendamiento más ágil y 100% segura.