DeCA Obligatorio con Viafirma: Claves para adaptar tu transporte de mercancías

Con la digitalización presente en el sector logístico, el uso del papel en el transporte de mercancías tiene los días contados: los procesos pasarán a ser 100% digitales. A partir del 5 de octubre de 2026, el Documento Electrónico de Control Administrativo será una realidad, y marcará un después en la forma en la que transportistas, operadores y empresas gestionan sus operaciones diarias.

Te contamos todo lo que debes saber acerca de este documento: qué es, cuándo y para quién es obligatorio y qué requisitos informáticos debe cumplir. Además, detallamos por qué Viafirma es la solución idónea para adaptarse al nuevo marco normativo.

¿Qué es el DeCA y por qué cambia las reglas del sector transporte?

El Documento electrónico de Control Administrativo, también conocido como DeCA, es la versión digital del documento de control administrativo que ampara el transporte público de mercancías por carretera en España. Su objetivo fundamental es facilitar el control y la inspección del transporte público de mercancías por carretera en España. Para ello, se ha procedido a digitalizar la documentación que se gestiona en el sector, mejorando la trazabilidad del proceso de transporte y eliminando el uso del papel. 

De esta manera, algunas de las consecuencias principales de la implementación del DeCA serán: 

• Agentes de tráfico y servicios de inspección podrán verificar rápidamente los datos del transporte y la mercancía: origen, destino, transportista, empresa responsable de envío, destinatario, etc. 
• Trazabilidad más óptima de las operaciones de transporte nacional y optimización de tiempos
• Reemplazo de papel físico por documentos digitales estandarizados.
• Simplicidad en el intercambio de información entre transportistas, agentes y el resto de personas implicadas.
• Eliminación de tareas repetitivas redundantes

Es importante tener en cuenta que, dentro del sector transporte, hay un gran número de documentos que intervienen más allá del documento de control administrativo. Hablamos de albaranes comerciales o cartas de porte, por ejemplo. Son documentos diferentes, con finalidades distintas y que, quizás, no es necesario digitalizar, por lo que es vital no confundirlos.

Impacto del DeCA en la operativa del transportista

Para quien no sea transportista o esté familiarizado con la logística diaria que mueve el sector, los camiones o vehículos comerciales destinados al transporte de mercancía que siga una ruta nacional debe llevar siempre en su interior los documentos de control administrativo debidamente implementados. Así lo indica el artículo 222 del Real Decreto 1211/1990. Los transportes internacionales que discurren parcialmente por territorio español quedan fuera de esta obligación. 

Requisitos informáticos que debe cumplir el DeCA

Dicho artículo, fechado hace más de 30 años, ya presentaba la posibilidad de cumplimentar la documentación de control mediante medios electrónicos, siempre que cumpla con los requisitos establecidos y se ajuste a las características señaladas por la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril.

En 2026, las aplicaciones informáticas que generan DeCA deberán:

• • Incluir los datos previstos en el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012
  • Transformar los datos en fichero electrónicos antes del inicio del servicio
  • Registrar fecha y hora de creación, así como cualquier modificación
  • Almacenar los ficheros en un repositorio digital accesible y deberá conservarse durante un periodo mínimo de un año
  • Cada documento tendrá un código QR accesible que permita a las autoridades consultar y verificar los datos en tiempo real que enlazará a una URL única, que debe ser HTTPS con TLS 1.2 o superior
  • Se podrá descargar el PDF

A quién afecta la obligatoriedad y cuáles son las sanciones

La llegada del DeCA afecta prácticamente a todo el tejido logístico que opera en el ámbito nacional:

• Empresas de transporte: Deben poder generar el DeCA en cada servicio y conservarlo cuando actúan como transportista efectivo.
• Cargadores contractuales: Contratan el transporte y aportan sus datos, los del transportista efectivo y los del envío.
• Transportistas efectivos y autónomos: Deben llevar el documento digital a bordo y mostrarlo en carretera.
• Asesorías y gestorías: Acompañan a cargadores y transportistas para que ambos cumplan su parte de la obligación.
• Operadores logísticos: Encargados de la integración de estos flujos documentales en sus sistemas de gestión.

No cumplir correctamente con el DeCA implica, a efectos legales, la ausencia del documento control, exponiendo a la empresa y al transportista a severas sanciones administrativas

Obligaciones a bordo del vehículo 

Antes de general el servicio,  la ruta o jornada laboral, el conductor deberá disponer del DeCA:

• • En formato digital, siendo válido en el móvil u otro dispositivo.
  • O impreso en papel, con el QR visible. Las anotaciones manuscritas sobre una copia impresa no modifican el DeCA.
  • El QR también puede entregarse como fichero independiente.

¿Por qué Viafirma es el aliado ideal para implantar el DeCA?

Sabemos que, ante una nueva normativa, se pueden alzar dudas e incertidumbre. ¿Estaré siguiendo todos los pasos correctamente?, ¿hay lugar a algún error posible? Sin embargo, cumplir con unos requisitos técnicos no debería traducirse en complicaciones ni en ralentizaciones. 

Por esa razón, Viafirma pone a disposición del sector transporte un amplio catálogo tecnológico de soluciones digitales diseñadas para automatizar el ciclo de vida de los documentos:

Firma electrónica, sello de tiempo y valor probatorio

Viafirma ofrece servicios de sellado de tiempo y firma electrónica que aseguran la inalterabilidad del documento, la fecha y hora exacta, y el valor probatorio de cada envío.

Integración con tu software

La API de Viafirma puede integrarse con software de gestión para crear al instante los documentos en formato PDF con metadatos y enlaces HTTPS exigidos.

Movilidad y simplicidad para el transportista

Los transportistas pueden tener el documento de control o QR directamente en sus dispositivos móviles.

Preguntas frecuentes sobre el DeCA

¿Sustituye el DeCA a la Carta de Porte?

No. Ambos son documentos distintos y que tienen fines diferentes. El DeCA es, por así decirlo, el documento que actúa como justificante fiscal y de inspección para que las autoridades verifiquen los datos del transporte en carretera. En cambio, la carta de porte es el contrato legal de derecho privado entre el cargador y el transportista que regula las responsabilidades de la mercancía.

¿Es obligatorio el eCMR (CMR electrónico a partir del 5 de octubre?

No. A partir del 5 de octubre será obligatorio el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA), el cual afecta al transporte nacional y cabotaje. Sin embargo, el eCMR se aplica a los transportes internacionales y no será obligatorio, pues se emplearán los documentos de control establecidos en los convenios suscritos por España.

¿Habrá una fase de transición en la que las empresas estén exentas de sanciones?

La Disposición Transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible (LM), recoge que, tanto el documento de control administrativo exigible en el transporte público de mercancías por carretera, como la hoja de ruta exigible en el transporte público de viajeros por carretera deberán ser digitales a los diez meses de la entrada en vigor de dicha Ley. 

Dentro de la Ley de Movilidad Sostenible, el periodo transitorio finaliza el 5 de octubre de 2026. Por lo tanto, a partir del 5 de octubre ambos documentos deberán ser obligatoriamente electrónicos y, en caso de no ser así, las empresas podrían enfrentarse a sanciones.

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Si bien todavía quedan algunos días, el margen de adaptación está cercano a agotarse. En un contexto en el que esperar al último momento puede implicar sanciones, adaptar el DeCA obligatorio es un paso esencial para la eficiencia logística.

¿Buscas digitalizar documentos del sector logístico? Viafirma es la solución que necesitas. Empresas del sector, como Grupo Puma, ya se han beneficiado de nuestras soluciones digitales. No dejes que el plazo para adaptarse al DeCA llegue a su fin sin que te hayas unido. Contacta hoy con nuestro equipo de comerciales y solicita una demo de forma rápida, segura y 100% legal.