Integración de firma electrónica con CMR

En el día a día del sector logístico y de transportes, la documentación es uno de los principales problemas a los que se deben enfrentar: albaranes que se traspapelan, cartas de porte que se dañan en el transporte, retrasos, facturación retrasada… En definitiva, este desfase de documentación  supone un impacto crítico en la tesorería y  una gran desorganización interna que afecta incluso a las grandes empresas. Sobre todo cuando hablamos de documentos como CMR, albaranes y ADR.

Un claro ejemplo de ello es Grupo Puma, un conjunto de varias empresas líder en la fabricación y distribución de materiales de construcción, con una consolidada experiencia de más de 40 años. Sin embargo, a pesar de su liderazgo en el mercado, su operativa diaria también se encontraba vulnerable ante escenario, demostrando que el exceso de papel puede convertirse en un freno invisible para cualquier gran corporación. 

Hoy te contamos cómo pueden beneficiarse las empresas del sector transporte de la integración de firma electrónica con CMR y cómo digitalizar documentos, albaranes u otros pueden ser un gran cambio para tu organización. Además, te lo ilustramos con uno de nuestros casos de éxito del sector: Grupo Puma.

¿Qué es el documento CMR en el sector transporte?

El documento CMR (o Carta de Porte Internacional) es un modelo estándar obligatorio en el transporte internacional de mercancías por carretera entre los países que forman parte del Convenio de Ginebra de 1956. Si no conoces este término, supuso un antes y un después en la regulación del transporte internacional de mercancías por carretera, pues estableció las principales directrices a seguir.

¿Qué información incorpora el documento CMR?

El documento consta de 24 casillas, en las que se detalla información crucial como los datos del expedidor, transportista y destinatario, el lugar de carga y/o descarga, así como las características propias de la mercancía transportada. En su conjunto, el documento consta de tres a cuatro copias en papel (para el remitente, destinatario, transportista y control).

Sin embargo, seguir dependiendo del papel cuando ya ha traspasado el primer cuarto del siglo XXI es un peso administrativo que no deberías considerar. Documentos perdidos, firmas ilegibles y disputas por el estado de la mercancía son incidencias muy frecuentes y que pueden derivar en serios problemas.

eCMR y firma electrónica para la última milla  

Aunque algunas empresas siguen utilizando Cartas de Porte Internacional, cada vez es más habitual (y necesario) encontrar la versión electrónica (eCMR), muy de la mano de la firma electrónica. De hecho, dar este paso decisivo ha dejado de ser una recomendación para convertirse en una exigencia regulatoria: el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) va a ser obligatoria en breve en el sector del transporte, regulada en la Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre. Para las empresas del sector, digitalizarse significa un directo ahorre de costes y optimización de tiempos, a la misma vez que se garantiza el cumplimiento estricto de la ley a corto plazo. 

Pero, ¿de qué sirve tener un documento digital si no tiene plenas garantías legales que demuestran quién, cuándo y dónde se ha entregado la mercancía? La firma electrónica es la pieza clave en ese puzzle. Con la integracion de firma electronica con CMR, el eCRM deja de ser un simple documento en formato PDF para ser un contrato digital blindado, permitiendo sustituir el tradicional sello físico por evidencias digitales inalterables.

Viafirma como solución legal y tecnológica para el sector transporte

Dentro del sector transporte, Viafirma se alza como un aliado tecnológico para conectar los sistemas de gestión con la realidad de la carretera. Sus soluciones digitales aportan flexibilidad, permitiendo incluso la firma sin conexión a internet, almacenando de forma segura las evidencias electrónicas y sincronizarlas automáticamente. 

Ventajas de la integración de la firma electrónica con CMR

La migración hacia el sistema digital no se debe únicamente a una cuestión de sostenibilidad, es una decisión estratégica con beneficios inmediatos:

• Inmediatez en el ciclo de facturación: Cuando el departamento de administración utiliza el modelo tradicional, el transportista debe regresar con el CMR físico firmado. En cambio, al incorporar la firma electrónica el destinatario puede firmar el documento fácilmente en una pantalla de una tablet o smartphone, llegando directamente a la central de manera inmediata.
• Seguridad jurídica y menos disputas: La firma electrónica captura evidencias electrónicas críticas tales como la geolocalización exacta del punto de entrega y la fecha y hora precisa. 
• Ahorro operativo y mayor eficiencia: Se eliminan gastos notables relativos a impresión, archivado en carpetas físicas y riesgos innecesarios como la pérdida de documentos CMR en el transporte.
• Sostenibilidad y ahorro de costes derivados: Al gestionar la documentación digitalmente se elimina la necesidad de emplear papel, así como su correspondiente archivado y los costes de gestión.
• Cumplimiento legal estricto: Validez jurídica del e-CMR ante inspecciones de transporte en toda la Unión Europea.

Caso de Éxito: Cómo Grupo Puma digitalizó documentos del sector transporte con Viafirma

Grupo Puma es un conjunto de empresas líder en la fabricación y distribución de materiales de construcción. Con más de 40 años de historia, destacan por ofrecer una amplia gama de productos excepcionales y de reconocida calidad, lo cual le ha llevado a contar ya con 37 centros de producción y distribución en Europa, África, América y Asia. De hecho, su capacidad de producción le ha convertido en el mayor fabricante de morteros de España.

El reto de Grupo Puma: el exceso de documentación física

En una empresa de las dimensiones de Grupo Puma, el volumen de documentación física que se genera diariamente es inmenso, y muchas veces puede generar un caos administrativo y logístico que altera la operativa de los empleados. Firmas ilegibles, documentos perdidos, horas buscando un documento concreto… e incluso el espacio físico para almacenar la documentación física acaba siendo insuficiente. 

En esencia, existía un gran problema estructural que debía tratarse con rapidez: el exceso de documentación en documentos físicos.

La solución: Como Grupo Puma confió en Viafirma

Tras analizar las deficiencias que veían diariamente dentro de su sistema de trabajo, llegaron a la siguiente conclusión: debían digitalizar su documentación. Y en Viafirma encontraron un aliado que se adapta a sus necesidades, a un precio altamente competitivo y garantizando la cercanía y compromiso del equipo de Viafirma. 

Previamente a la implementación, todas los empleados y departamentos de Grupo Puma interesados en utilizar Viafirma recibieron formaciones sobre cómo usar la herramienta. Una fase completamente decisiva, teniendo en cuenta que el sector transporte no está para nada digitalizado. Y aunque la integración de nuestras soluciones fue un cambio drástico respecto a la forma en la que trabajaron durante mucho tiempo, confiar en Viafirma supuso un antes y un después para Grupo Puma.

Los resultados de Grupo Puma tras integrar Viafirma

Gracias a esta integración, Grupo Puma ha conseguido mejoras significativas en su operativa diaria:

• Mejor trazabilidad de la documentación, al conocer en todo momento el estado de firma de documentación esencial como CMR, ADR y albaranes
• Han reducido considerablemente el consumo de papel al no tener que tratar con este. Consecuentemente, también han disminuido procesos derivados del papel: impresión, escaneado y archivado.  
• Digitalización de documentos críticos en su operativa diaria: carta de porte (CMR), albarán, ADR.
• Muchísimas menos impresiones, al no necesitar tanto hardware 

Tipos de firma electrónica para el sector del transporte

Muchas organizaciones cuentan con uno o varios certificados digitales en su sistema de trabajo. Vuelve la gestión y firma de documentos un proceso mucho más ágil, cómodo y rápido. Sin embargo, utilizar el certificado digital en el sector del transporte no es una opción viable porque no se le puede exigir al operario de un muelle de carga que tenga un certificado digital instalado en su ordenador.

Sin embargo, hay otras opciones que pueden ser una gran solución, integradas en los productos de Viafirma:

• Firma OTP (One-Time Password): El destinatario de la mercancía recibe un código de un solo uso vía SMS o correo electrónico, que deberá confirmar para validar la recepción de la mercancía. 
• Firma Biométrica: Es la opción utilizada en los escenarios en los que el destinatario debe firmar en una pantalla táctil con su propio dedo o un lápiz óptico, capturando metadatos del trazo. 

Recoge la conformidad del cliente sin fricciones administrativas 

Como has visto, cualquier sector puede beneficiarse de las incontables ventajas que ofrece la firma electrónica, incluido el sector del transporte. En Viafirma acompañamos a tu empresa a dar el paso definitivo hacia la digitalización documental, guiándote en el proceso de integración de firma electrónica con CMR con las máximas garantías de satisfacción. 

¿Te planteas digitalizar la documentación logística de tu empresa? No esperes más. Empresas como Grupo Puma ya han confiado en Viafirma, otorgando una experiencia de usuario mucho más fluida a todos los participantes en el proceso de transporte y entrega de mercancías. No esperes más. Contacta con nosotros hoy mismo para digitalizar los CMR y acelerar la facturación de tu empresa. Con Viafirma, recoge la conformidad del cliente a pie de camión, de forma rápida, intuitiva y sin fricciones administrativas.