¿Qué validez tienen los documentos firmados con Viafirma?

Muchos de los usuarios que reciben una solicitud  de firma de un documento a través de Viafirma nos preguntan si, una vez firmado, será legalmente válido. En un contexto en el que las falsificaciones documentales y las sanciones están a la orden del día, es una pregunta muy común. Pero no debes preocuparte. En el artículo de hoy analizamos cuál es la validez de los documentos firmados con Viafirma y qué puntos lo fortalecen a nivel práctico y jurídico.

Cuál es la validez de los documentos firmados con Viafirma: El marco legal que nos respalda

Las soluciones digitales de Viafirma (firma electrónica y servicios de confianza) tienen plena validez jurídica y legal al ajustarse al Reglamento eIDAS, la normativa que regula la identidad digital y los servicios de confianza en toda la Unión Europea. Con ello, se garantiza el reconocimiento en todos los Estados miembros de la UE y a nivel intercontinental, teniendo  el mismo efecto que la rúbrica manuscrita. De esta manera, se protege no solo al usuario que firma un documento mediante firma electrónica, sino también a la empresa que emite dicho documento.

Para operaciones entre empresas que han cruzado el charco, también cumple con normativas referentes como la Ley ESIGN y UETA en Estados Unidos, y la Ley 527/1999 en Colombia.

Por lo que la respuesta corta y directa es un rotundo sí. Firmar un documento a través de Viafirma es plenamente legal y vinculante ante cualquier tribunal o administración pública.

2 puntos robustos que refuerzan la firma electrónica de Viafirma

Además de cumplir estrictamente con el marco regulatorio sobre la materia, Viafirma ofrece un amplio abanico de soluciones digitales de autenticación y firma electrónica. Dentro de ellas, se encuentran una serie de puntos fuertes que consolidan la validez e integralidad de la firma electrónica ante posibles disputas. Consideradas garantías específicas, son dos los puntos que apoyan la solidez jurídica de Viafirma:

El documento probatorio o Audit Trail

En cada proceso de firma realizado con Viafirma se genera un documento de evidencias (documento de auditoría o documento probatorio). Este documento acredita la validez del documento firmado y proporciona información detallada sobre el proceso de firma de un documento digital. Por este preciso motivo, incluye información esencial:

• Datos generales del documento
• Información del emisor y solicitante
• Tipos de firma electrónica
• Evidencias electrónicas añadidas
• Trazabilidad del proceso, como quién firmó y cómo se llevó a cabo el proceso, fecha y hora, y dispositivo y sistema operativo

Sellado de tiempo (Timestamping)

Es un mecanismo que demuestra que una serie de datos se crearon en un momento determinado y se mantiene su integridad: es decir, no han sido modificados. Integramos esta funcionalidad de manera gratuita en los servicios en la nube para los procesos de firma electrónica, lo que permite hacer las verificaciones oportunas. 

Viafirma es Prestador Cualificado de creación de sellado de Tiempo por eIDAS y el servicio sigue las especificaciones de la RFC 3161. 

Preguntas frecuentes sobre la validez de los documentos

¿Cuál es la validez internacional de Viafirma?

Viafirma es legal a nivel internacional. Nuestras soluciones digitales cumplen con las normativas de identidad digital más exigentes del mundo, incluyendo el Reglamento eIDAS en la Unión Europea. A lo largo de nuestros 25 años de experiencia hemos trabajado con entidades pertenecientes a más de 10 países diferentes, muchos de los cuales pertenecen a la Unión Europea. Y Europa no termina en la Unión Europea. Existen países que, sin formar parte de la UE, han desarrollado marcos normativos compatibles o alineados con los estándares europeos de confianza digital.

Además, también nos adaptamos a los marcos legales de Estados Unidos, Canadá y diversos países de Latinoamérica. Estés en Estados Unidos, Francia o Alemania, puedes firmar documentos digitales con las soluciones digitales de Viafirma.

¿Puede el firmante negar haber firmado un documento?

No, un firmante no puede negar haber firmado un documento. Así de simple. Aun así, si necesitas refutar la negativa del firmante, puedes presentar como prueba la evidencia tecnológica por excelencia que otorga Viafirma: el documento de auditoría o documento probatorio. 

¿Caduca la validez del documento?

Generalmente existe la creencia de que si una firma digital caduca, también lo hacen los documentos en los que se haya insertado dicha rúbrica. Esta creencia es errónea.

Si bien es cierto que el certificado digital puede llegar a caducar (su vigencia no puede superar los cinco años), no lo hace la firma digital que ya se haya plasmado en un documento. En otras palabras: un documento que ya ha sido firmado de manera digital no caduca, y tampoco lo hace la firma de dicho documento. Los archivos que se hayan firmado digitalmente siguen siendo legales. 

De cara a próximas firmas, para poder firmar sin problemas es preciso renovar el certificado digital.

Consigue una firma electronica rápida, segura y 100% legal

Deja que te mostremos cómo podemos impulsar la productividad de tu negocio. Cientos de empresas ya han optimizado sus procesos con nosotros y han dejado atrás el papel sin mirar atrás. Contáctanos hoy mismo y digitaliza la gestión documental de tu empresa.