Firma de contratos laborales con empleados

El volumen de documentación que firman los responsables y especialistas de Recursos Humanos puede llegar a ser abrumador: altas y bajas de empleados, aprobaciones de vacaciones, finiquitos, contratos laborales, etc. Y aunque tradicionalmente se gestionaban de manera manual, la digitalización ha dado paso a sistemas más eficientes de firma electrónica. Pero no todas ofrecen las mismas garantías jurídicas. 

En esta guía te contamos si es legal la firma de contratos laborales con empleados de manera digital, qué tipos de firma electrónica existen y cómo implementar un proceso ágil y sin fricción. 

¿Es legal firmar un contrato laboral de un empleado digitalmente?

Vayamos a la pregunta central que te estás realizando y que te ha hecho llegar aquí: 

¿Es posible firmar contratos laborales de manera digital? 

La respuesta breve: Sí, es posible llevar a cabo la firma electrónica de contratos laborales con empleados y, de hecho, es lo recomendable. 

Ahora bien, no sirve cualquier rúbrica. Muchos empleados piensan que basta con insertar el dibujo de una rúbrica manuscrita dentro del contrato laboral. Lamentamos informar que no es así. Para que un contrato de trabajo firmado digitalmente tenga plena validez jurídica debe garantizar dos aspectos:

1. La identidad del trabajador
2. La integridad del documento, es decir, demostrar que no ha sido alterado después de la firma

Marco legal sobre la firma electrónica de contratos laborales

Más allá de los requisitos técnicos que debe cumplir una firma electrónica, cabe destacar que, a nivel europeo, la firma electrónica está amparada por el Reglamento eIDAS (Nº910/2014), el cual establece explícitamente que no pueden negarse los efectos jurídicos ni su admisibilidad como prueba ante un tribunal por el mero hecho de ser digital.

Tipos de firma electrónica aplicadas a las relaciones laborales

En un contexto en el que retener el talento actual requiere procesos rápidos y sin trabas burocráticas, esperar días a que un nuevo empleado imprima, firme, escanee y devuelva su contrato no solo retrasa la contratación, sino que perjudica la experiencia del empleado. 

Por este motivo, la tipología electrónica para contratos laborales con empleados (o cualquier tipo de documento de Recursos Humanos) es crucial para evitar sanciones, la impugnación de contratos laborales o problemas de validez probatoria en procesos judiciales. 

El Reglamento eIDAS reconoce tres niveles de firma electrónica, cada uno con sus características y particularidades:

Firma electrónica simple para Recursos Humanos

Suele ser la opción ideal en documentos de baja criticidad: una casilla de certificación para aceptar unas condiciones, la firma dibujada sobre un ratón para solicitar unas vacaciones o el registro de asistencia. 

Sin embargo, en la mayoría de casos la firma electrónica simple en Recursos Humanos suele ser insuficiente. Es el caso, por ejemplo, de documentos que queremos que sigan siendo válidos a largo plazo; la firma electrónica simple no garantiza la identidad unívoca del firmante ni la integridad del documento a largo plazo. Por lo que, si se da el caso y el empleado niega haber firmado un documento ante un juicio o que se ha alterado el contenido del documento, la empresa se encontrará comprometida y difícilmente podrá demostrar su autenticidad.

Firma electrónica avanzada para Recursos Humanos

Por su parte, la firma electrónica avanzada es la más recomendada para gestionar talento, ya que cumple cuatro factores esenciales:

• Vincula al firmante de forma única 
• Permite la identificación clara del firmante
• Ha sido creada utilizando datos bajo el control exclusivo del firmante con un alto nivel de confianza
• Está vinculada al documento de tal forma que cualquier modificación posterior es detectable

Dentro de esta tipología, se encuentran métodos como la firma OTP o la firma biométrica. Si se busca contratar a empleados que trabajarán en remoto, a distancia, es la solución idónea.

Firma electrónica cualificada para Recursos Humanos

Se trata del máximo nivel de seguridad jurídica. Se realiza mediante un certificado digital cualificado expedido por una Autoridad de Certificación y un dispositivo seguro de creación de firma. En la práctica, tiene el mismo efecto jurídico que la rúbrica manuscrita y es equivalente a esta.

Para poder usarla, todos los firmantes deben disponer de un certificado digital activo, lo que suele generar cierta fricción en la contratación de algunos perfiles.

¿Qué tipo de firma usar en RR.HH. según el documento?

Documento de RR.HH.	Tipo de firma recomendada	Nivel de criticidad legal
Contrato laboral	Firma Avanzada	Alta
Acuerdo de confidencialidad	Firma Avanzada	Media-Alta
Formación PRL	Firma Avanzada	Alta
Notificación de alta en Seguridad Social	Firma simple/Avanzada	Media
Solicitud de vacaciones	Firma simple	Baja

¿Por qué utilizar Viafirma para la firma de contratos laborales con empleados?

Viafirma ofrece todo un catálogo de soluciones digitales que se convierten en la herramienta predilecta de autenticación y firma electrónica para el Departamento de Recursos Humanos. Ya sea una gestión presencial o a distancia, Viafirma cuenta con grandes puntos fuertes, tales como:

• Generación del Documento de Auditoría (Audit Trail): Cada documento que se firme con Viafirma genera un documento probatorio que recoge la dirección IP, marcas de tiempo (timestamps), geolocalización,, evidencias y el hash del documento. Es el expediente que garantiza la irrefutabilidad si llega a celebrarse un juicio o ante inspecciones de trabajo.
• Integración con tu software de RRHH: Viafirma proporciona las credenciales necesarias para los servicios REST de API para que los equipos técnicos conecten CRM, ERP o back-offices. También facilitamos una guía de integración en línea que puede servir como referencia.
• Custodia a largo plazo y validez legal garantizada: Los documentos firmados mantienen la validez e integridad jurídica incluso una vez que el empleado ya no forma parte de la compañía o una vez que ha caducado el certificado digital con el que se firmó.

Preguntas frecuentes acerca de la firma electrónica de contratos laborales

¿Es válida la firma de un contrato laboral a través de WhatsApp o SMS?

Sí, la firma de contratos laborales con empleados a través de WhatsApp o SMS es completamente legal. Al firmar electrónicamente un documento laboral de Recursos Humanos lo importante es poder acreditar y vincular la identidad del firmante y que el documento no sea alterado. 

De hecho, dentro de sus funcionalidades, Viafirma ofrece la posibilidad de enviar solicitudes de firma mediante código SMS o WhatsApp. El firmante recibe en su teléfono un código OTP (One-Time Password), generado a partir del hash del documento que el firmante desea firmar.

¿Cómo se gestiona la firma de vacaciones?

Se gestiona de la misma manera que la firma del contrato laboral de un trabajador o de cualquier documento del departamento de Recursos Humanos. Dependiendo de la modalidad de firma que escojas para firmar el documento correspondiente, variará la tecnología que necesites: certificado digital en el caso de la firma cualificada o software de firma electrónica para la firma avanzada.

Digitaliza tus procesos de contratación con total garantía jurídica

Como has comprobado, la firma de contratos laborales con empleados o aplicada en el departamento de Recursos Humanos es mucho más que una herramienta dispuesta para eliminar el papel: es el primer contacto entre el nuevo trabajador con la empresa. Por ende, adoptar un sistema seguro, accesible desde cualquier móvil y respaldado legalmente por el Reglamento eIDAS es el camino correcto hacia una mejora drástica en la experiencia de los empleados.

¿Buscas optimizar la gestión de tu departamento con un proceso de firma rápido, legal e integrable? Viafirma es la solución que necesitas. Adelántate a lo que pueda ocurrir, protege a tu organización de posibles disputas legales y transforma la incorporación de nuevo talento en tu empresa. Contáctanos hoy mismo y te brindaremos más información al respecto.