Contratación sin fricción: Cómo eliminarla para mejorar la experiencia administrativa

En un mercado laboral tan dinámico como el actual, la rapidez a  la hora de incorporar nuevo talento puede marcar significativamente la experiencia que viven los candidatos. Sin embargo, muchos departamentos se ven frenados diariamente por tareas manuales, papeleo redundante y gestiones lentas que alargan el proceso innecesariamente.

En este artículo explicaremos qué es la fricción administrativa en Recursos Humanos, cuáles son los cuellos de botella más comunes en tu flujo de trabajo y qué herramientas te ayudarán a transformar trámites realizados a mano en un proceso digital, ágil y sin complicaciones, dando lugar a una contratación sin fricción. 

¿Dónde están los cuellos de botella en tu proceso de contratación?

La incorporación de talento es, posiblemente, una de las fases organizativas donde más documentación se maneja a diario. Desde la recepción de la documentación del candidato a la firma del contrato y cualquier tipo de documentación relacionada (alta en sistemas, apertura de expedientes), sin olvidar el acceso a ciertas herramientas y sistemas.

Para el nuevo empleado, este flujo representa la primera experiencia real con los métodos y cultura de la empresa a la que se va a incorporar. Lo ideal es ofrecer una contratación sin fricción que sea percibida como una experiencia profesional, fluida y bien estructurada; sin embargo, en el día a día laboral surgen imprevistos que pueden impactar negativamente en la experiencia que vive el candidato:

• Un bucle interminable de peticiones y solicitudes constantes 
• Documentos extraviados 
• Descargar, imprimir, firmar a mano y volver a escanear un contrato
• Contratos laborales que llevan días sin firmarse, ya que el candidato no se encuentra en la ciudad
• Falta de integración con la gestoría o el software de nóminas
• Y muchos más

Esta situación, repetida por miles de empresas a lo largo de todo el año, independiente del sector en el que operen o en el país en el que se encuentren, tiene un nombre: fricción de contratación, o fricción administrativa (aunque en este caso el término se amplía a todos los procedimientos y documentos que se gestionan en este departamento). 

Herramientas para eliminar la fricción administrativa en la contratación 

Ahora bien, esa burocracia invisible que ralentiza tus incorporaciones y lastra la experiencia del talento, ¿tiene solución? La respuesta es un rotundo sí. Aunque la burocracia mencionada puede parecer un mal inevitable, únicamente es un síntoma de procesos desactualizados. 

En la actualidad, existen muchísimas herramientas a las que pueden recurrir las corporaciones con el fin de aplicarlas en el proceso de contratación y cualquier otro trámite del departamento de Recursos Humanos.

Plataformas de firma electrónica avanzada

Permite el envío y firma de documentos a distancia, desde cualquier lugar en el que se encuentren los firmantes, permitiendo al candidato completar y enviar su documentación desde cualquier dispositivo móvil.

Además, según la plataforma de firma electrónica avanzada de la que se trate, puede incorporar funcionalidades extra, como es el caso de Viafirma. Más abajo te contamos más acerca de las posibilidades de firma que ofrecen nuestras soluciones digitales.

Software de gestión documental inteligente

Herramienta que centraliza la información de los empleados en la nube, garantizando el cumplimiento estricto del RGPD y facilitando el acceso a las carpetas del personal con un par de clics. 

Viafirma como herramienta para una contratación sin fricción 

Con 25 años de experiencia en el campo de la autenticación y firma electrónica, Viafirma ofrece un amplio catálogo de soluciones digitales diseñadas para adaptarse a la operativa de cualquier departamento de Recursos Humanos: 

• Soluciones adaptadas a cada canal: Ofrecemos una gran variedad de opciones, desde envíos masivos de documentación hasta procesos de firma ágiles mediante código OTP enviado al correo electrónico o SMS, o directamente desde dispositivos móviles.
• Firma electrónica avanzada y cualificada: Queda garantizada la máxima validez jurídica en contratos laborales, acuerdos de confidencialidad (NDA) o políticas internas, garantizando la identidad del candidato y la integridad del documento según el marco legal europeo (eIDAS).
• Captura de evidencias electrónicas: Durante el proceso de firma digital se capturan datos que garantizan la autenticidad, integridad y el no repudio del documento.

No obstante, sabemos que la teoría suena muy bien el papel, pero lo que realmente importa es cómo se traduce todo esto en la práctica diaria. Esto es lo que dicen las empresas que han eliminado la fricción administrativa en su día a día gracias a Viafirma: 

Necesitábamos una aplicación para gestionar la gran cantidad de firmas de contratos en papel que realizábamos diariamente. Con Viafirma encontramos la aplicación y el partner ideal para este proyecto. Hemos tenido un rotundo éxito eliminando las firmas de los trabajadores en papel por completo y con total validez legal.», — Alejandro Soriano, Técnico de Organización de Procesos de RR. HH. en Supermercados Consum (Sector Distribución)

Beneficios de un onboarding digital sin fricciones

Apostar por la contratación sin fricción genera un impacto positivo directo no solo en el equipo de Recursos Humanos, sino también en el propio talento. 

Algunas de las ventajas principales de optimizar tu flujo de onboarding son:

• Mejora exponencial de la experiencia del candidato: Ofrecer un onboarding 100% digital, sencillo e intuitivo transmite una imagen innovadora y organizativa de una organización, la cual tiene en cuenta y respeta el tiempo del profesional.
• Firma y gestión más ágil: El candidato recibe el primer día los documentos que debe firmar, lo cual puede hacer desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, sin necesidad de acudir a la oficina. Ahora podrá seguir disfrutando de sus vacaciones con total tranquilidad tras firmar su nuevo contrato. 
• Reducción de tiempo de contratación y costes operativos: El nuevo talento puede firmar su contrato en el mismo día si así lo desea, lo cual permite a Recursos Humanos avanzar con el resto de trámites del proceso de contratación. 
• Seguimiento en tiempo real: Recursos Humanos puede conocer el estado de firma en el que se encuentra cada archivo.

Da el paso hacia la contratación sin fricción con Viafirma

¿Cansado de la fricción administrativa en la contratación? Con la firma electrónica y soluciones digitales de Viafirma puedes eliminar el papeleo manual con tan solo una llamada. Automatiza la recogida de documentación y ofrece una experiencia de contratación sin fricción, impecable, a tus nuevos empleados desde cualquier lugar. ¿A qué esperas? Contáctanos hoy mismo y nuestro equipo comercial te brindará toda la información que necesitas.