Uno de los principales retos a los que se enfrentan los laboratorios, farmacéuticas, clínicas y entidades de investigación es el alto nivel de burocratización. Todas ellas pertenecen a un sector en el que, debido a la sensibilidad de la información con la que trabajan, así como a los estrictos procesos que tienen, requieren una gran cantidad de documentos, que en muchos casos se hace casi imposible gestionar.
A esto se suma la necesidad de trabajar en entornos colaborativos, lo que dificulta el proceso. En este artículo te contamos cómo la firma digital puede ayudar a desarrollar estas tareas de la forma más eficiente posible.
Como hemos mencionado, uno de los principales retos a los que se enfrentan las empresas del sector de los laboratorios es la gran cantidad de documentos que deben gestionar, tanto a nivel burocrático como de protección de datos sensibles y consentimiento informado. Algunos ejemplos son los datos de pacientes, pruebas, investigaciones, revisiones de procesos y autorizaciones.
Cuando se trabaja con grandes volúmenes de documentación, su correcta gestión requiere más tiempo y, en muchos casos, se producen errores o retrasos que dejan incluso la información obsoleta.
Esto es más importante en entornos de colaboración, ya que algunos procesos dependen de otros para seguir avanzando, y la supervisión puede ralentizar toda la investigación. Pasos tan sencillos como la aprobación de un documento o su firma pueden complicarse y poner en peligro todo el proceso.
La simplificación de todo este proceso, a través de lo que conocemos como transformación digital, es una de las claves del éxito para las empresas de este sector. La transformación digital ha proporcionado numerosas herramientas que hacen que obstáculos en este sector como la burocratización dejen de ser obstáculos en los flujos de trabajo.
Viafirma Documents es una de estas herramientas que ha nacido de la transformación digital y que tiene como objetivo agilizar el proceso de revisión, firma y almacenamiento de documentos, especialmente aquellos que tienen que pasar por varias personas, algo muy común dentro de los entornos colaborativos.
La nueva normativa sobre protección de datos: RGPD es otro elemento que ha dificultado aún más estos trámites. Sin embargo, viafirma documents permite realizar todos los trámites de firma, consentimiento informado, etc., dentro del marco legal impuesto por dicha normativa
¿A qué retos se enfrenta la firma digital?
Existen varios retos importantes que la firma digital debe afrontar dentro de la industria de los laboratorios y que el uso de la firma digital puede resolver. En primer lugar, la seguridad de la información que manejan los laboratorios debe ser muy alta porque tratan con datos sensibles y confidenciales.
El uso de este tipo de soluciones, viafirma documents en este caso, cumple además con los más altos requisitos de seguridad, pudiendo complementarse las firmas con otras evidencias como captura geográfica, hora oficial o datos biométricos. Todos estos datos son encriptados y almacenados en un fichero para garantizar su necesaria confidencialidad.
El segundo reto es el gran volumen de documentos que se mueven en estos casos. La digitalización es el primer paso que ayuda en este sentido. Los archivos digitales son mucho más fáciles de encontrar (si están correctamente clasificados) y de modificar en caso necesario, además del ahorro de costes que suponen este tipo de procesos.
Gracias al motor de notificaciones push que incluye viafirma documents, las personas encargadas de firmar los documentos saben al instante que está listo para ser firmado o que ya ha sido firmado por la otra parte implicada. Todo ello enfocado a conseguir la mayor rapidez posible y que los procesos no se ralenticen, evitando posibles problemas.
Al disponer de apps nativas en iOS, Android y Windows, no es necesario realizar grandes inversiones para equipar a los trabajadores con los mismos dispositivos, sino que está abierto a cualquiera.
Lo que también se busca con la inclusión de la firma digital dentro de una organización es reducir la cantidad de folios y papel que se utiliza a diario, dañando el medio ambiente y entorpeciendo otros procesos si no hay una correcta gestión de todos esos documentos, y es muy difícil de conseguir en grandes organizaciones que generan una gran cantidad de información al día.
Además, prescindir del papel, además de ser beneficioso para la empresa, es algo que inevitablemente ocurrirá tarde o temprano, por lo que cuanto antes se asimile el proceso de digitalización, mejor, sin contar con todas las ventajas que ello conlleva.
Este uso de la firma digital también aporta otra ventaja, inherente a este tipo de tecnología: la movilidad. Tradicionalmente, la firma de documentos se realizaba dentro de un despacho en el que el gestor daba su visto bueno y plasmaba su firma en el papel. Esto desaparece y, gracias a las aplicaciones disponibles en todo tipo de dispositivos, la firma puede realizarse desde cualquier lugar.
La movilidad permite, una vez más, agilizar los procesos dentro de organizaciones burocratizadas y evitar retrasos innecesarios que dificultan el trabajo en entornos colaborativos y que la información quede obsoleta.
Al final, lo que todos estos puntos acaban redundando es en el aumento de la productividad, que beneficia tanto a la empresa como a los clientes finales. Este ahorro de tiempo se traduce en un mayor tiempo dedicado a las tareas realmente importantes y no a cuestiones de papeleo u organización, que son necesarias, pero que se convierten en anecdóticas con el correcto uso e integración de la firma digital dentro de los procesos.
En definitiva, la implantación de la firma digital dentro de entornos colaborativos y sectores tan burocratizados como los laboratorios resulta altamente beneficiosa, provocando la simplificación y agilización de los procesos de firma y en el aumento de la eficiencia de la empresa en general.