Las funcionalidades de firma digital de Viafirma están diseñadas para eliminar los obstáculos que ralentizan la administración documental en cualquier empresa. Hay proyectos que no salen adelante porque falta una firma: un síntoma de una gestión que no ha incorporado las herramientas adecuadas. La burocracia tradicional crea costes invisibles: tiempo dedicado a crear documentos manualmente, tener que esperar a que firmen o procesos que se interrumpen por una conexión inestable. Estos problemas tienen solución, y en este artículo encontrarás cuáles son las principales funcionalidades de firma digital que ofrece Viafirma, cómo funciona cada una y en qué situaciones concretas resultan útiles para tu organización.
Delegación de firma para mejorar la productividad
Para directivos y responsables de departamento, el tiempo es el recurso más valioso. Sin embargo, el flujo de trabajo se detiene cuando un documento vital espera la firma de alguien que está de viaje, fuera de la oficina o en reunión.
La delegación de firma permite autorizar a otra persona para que firme documentos en tu nombre de forma legal. Además, el titular puede definir exactamente cómo se concede esa autorización: controlando el uso del certificado digital y estableciendo políticas de uso por portal web, franja horaria u otros criterios.
Plantillas personalizadas para ahorrar tiempo
Crear un documento a firmar desde cero implica elaborarlo, cuidar el formato, revisarlo y prepararlo: una tarea lenta y repetitiva cuando se hace con frecuencia.
La solución es recurrir a plantillas preestablecidas y revisadas. Viafirma permite diseñarlas en Microsoft Word, Open Office y Adobe Forms, en formatos docx, odt y pdf respectivamente. Un caso habitual es el de contratos laborales o autorizaciones que se repiten de forma periódica.
El uso de plantillas no es obligatorio: el resto de la configuración de firma también funciona sobre documentos generados externamente, ya sea desde un sistema de gestión propio o adjuntados manualmente.
Envíos masivos de documentos: escalabilidad en un clic
Enviar un mismo documento a varios destinatarios para que lo firmen significaba, hasta hace poco, hacerlo uno a uno.
Con la funcionalidad de envíos masivos (también llamada firma en lote) el emisor puede enviar el documento a todos los destinatarios en un único paso, sin repetir el proceso por cada firmante.
Firma offline para una libertad total
Una conexión inestable puede interrumpir la firma de un contrato en el momento más inoportuno. Si el destinatario no tiene acceso a Internet, el proceso queda bloqueado hasta que se restablezca la red.
Con Viafirma, el firmante puede completar la firma incluso sin conexión a Internet, gracias a la modalidad offline. Una vez que el documento está disponible en el dispositivo, el proceso puede completarse con independencia del estado de la red.
Cómo usar la modalidad offline de Viafirma
El proceso se realiza en tres pasos:
- Inicia sesión con conexión a Internet: es necesario conectarse al menos una vez para configurar el acceso.
- Crea o configura los documentos desde la sección plantillas: puedes elegir entre plantillas PDF (que se pueden completar sin conexión) o plantillas DOCX/ODT para guardarlas como borrador.
- Firma y recoge evidencias de tus clientes: selecciona qué cláusulas de lectura y evidencias electrónicas quieres recoger del firmante.
¿Puedo acceder a todas estas funcionalidades según mi plan?
Sí. Viafirma da acceso a todas las funcionalidades de sus soluciones independientemente del plan contratado. No obstante, algunas de ellas pueden requerir un coste adicional para su activación.
Optimiza tu gestión documental con Viafirma
Ya sea mediante el ahorro de tiempo con plantillas, la escalabilidad de los envíos masivos o la flexibilidad de la firma offline y delegada, las soluciones de Viafirma están pensadas para adaptarse al ritmo de trabajo de cada organización.
¿Listo para dar el paso hacia una oficina paperless? Contacta con el equipo comercial o solicita una demo gratuita para descubrir qué solución se adapta mejor a tus necesidades.
Preguntas frecuentes sobre las funcionalidades de firma digital de Viafirma
¿Qué es la delegación de firma y para qué sirve?
La delegación de firma permite que una persona autorice a otra para firmar documentos en su nombre de forma legal. El titular puede restringir ese uso mediante políticas que controlan el portal, la franja horaria u otros criterios.
¿Se pueden enviar documentos a varios firmantes al mismo tiempo?
Sí. La funcionalidad de envíos masivos o firma en lote permite enviar el mismo documento a todos los destinatarios en un único paso, sin repetir el proceso de forma individual.
¿Es posible firmar documentos sin conexión a Internet?
Sí. Viafirma dispone de una modalidad offline que permite firmar documentos incluso cuando no hay acceso a Internet, siempre que el usuario haya iniciado sesión al menos una vez con conexión.