Como transportista o responsable de logística, piensa en todos los documentos que has tenido que completar a lo largo de tu carrera profesional para iniciar o desarrollar una ruta: albaranes de entrega, carta de porte, certificados, etc. Todos estos papeles, aunque necesarios, generalmente se han manejado en físico, lo cual conlleva un sinfín de posibilidades que pueden derivar en la pérdida de documentación o errores de transcripción.
No obstante, este escenario va a cambiar en el último trimestre de 2026. Con la llegada de la obligatoriedad del DeCA, se exigirá la transparencia, control y trazabilidad del proceso de transporte. Todo ello con el fin de mejorar la trazabilidad y seguridad en el transporte.
Sin embargo, la digitalización del sector transporte no tiene por qué pasar por pasos complejos. En realidad, el proceso es mucho más ameno de lo que puede parecer. Por esa razón, hemos elaborado una pequeña guía con algunos trucos que te servirán para optimizar y mejorar la trazabilidad y seguridad en el transporte y de tus cargas, proteger la documentación pertinente y adaptar tu operativa logística cumpliendo con la ley.
Estrategias para mejorar la trazabilidad y seguridad en el transporte
Uno de los puntos más importantes que deben tener en cuenta transportistas y empresas logísticas es que el documento puede ser objeto de modificaciones si lo que se firma es un documento físico. Sin embargo, la obligatoriedad del DeCA implica su gestión en el entorno digital, y conviene garantizar la seguridad de la información desde el inicio del proyecto:
Garantizar la inalterabilidad en el transporte de mercancías
Gracias a los sellos de tiempo, los documentos digitales quedan impregnados con la hora y fecha exacta en la que fueron firmados.
Proteger la identidad digital de transportistas y empresas
Validar de forma electrónica a los cargadores contractuales y a los transportistas previene fraudes, suplantaciones de identidad y malas prácticas en la carga y transporte de mercancías.
Custodia digital de la documentación de la cadena de transporte
De acuerdo con la normativa, una de las principales claves del DeCA es que los ficheros deben permanecer almacenados en un repositorio digital accesible durante un periodo mínimo de un año. Con ello, además, se protege la información de posibles pérdidas.
Cómo evitar errores de trazabilidad que derivan en sanciones de control administrativo
A pesar de la obligatoriedad de incorporar el DeCA en cada ruta, sabemos que la puesta en marcha de esta norma no estará exenta de errores. Y aunque es entendible que existan ciertas dudas acerca de su implementación, los profesionales del sector deben ser conscientes de las posibles sanciones y multas a las que pueden enfrentarse en caso de no cumplir el DeCA (o no hacerlo correctamente).
Si bien lo más probable es que los profesionales (entendiéndose como tales tanto a los transportistas como a los responsables o encargados de la logística) actúen con buena fe, cualquier dato que falte puede ser motivo de sanción.
Por ello, para evitar contratiempos durante un control y aumentar la trazabilidad y seguridad en el transporte es conveniente:
- Comprobar que el documento contiene todos los datos obligatorios (origen y destino, mercancías transportadas, empresa responsable, destinatario, etc). Puedes consultar todos los datos que debe incluir el DeCA en este enlace.
- Los transportistas deben acceder fácilmente al formato digital del documento desde su dispositivo móvil (o bien, tener su representación impresa con un código QR visible).
Viafirma ayuda a transformar la trazabilidad de tu red de transporte
Adaptarse a una nueva normativa puede llegar a ser difícil, pero lo es más cuando engloba incorporar medidas digitales y, especialmente, en un sector envejecido. No es para menos, ya que, de acuerdo con un informe realizado en 2025 por la Organización Internacional del Transporte por Carretera (IRU), la edad media del 50% de los transportistas españoles rebasa los 55 años, frente al 31,6% de media de los 36 países analizados en el estudio. Y, a mayor edad, mayor dificultad para usar la tecnología debido a la falta de formación previa y a diseños no pensados para ser utilizados en personas mayores.
Para ayudarte en la implementación del DeCA, en Viafirma contamos con un amplio catálogo de soluciones digitales que pueden incorporarse en la rutina diaria de las empresas logísticas y de transporte, diseñadas para proteger y automatizar el ciclo de vida documental:
- Integración vía API: Nuestra API se puede integrar con softwares de gestión logística (ERP/TMS), con lo que el documento en PDF se creará de forma inmediata.
- Garantía probatoria y sellado de tiempo: Ofrecemos servicios de sello de tiempo y firma electrónica que certifican la validez legal y la inalterabilidad de cada documento emitido.
- Movilidad para el transportista: Los transportistas pueden tener el documento de control con su QR directamente en sus dispositivos móviles.
Mejorar la trazabilidad y seguridad en transporte es posible con Viafirma
¿Buscas digitalizar tus rutas y mejorar la trazabilidad y seguridad en el transporte sin grandes complicaciones, asegurando la trazabilidad documental y protegiendo a tu empresa frente a sanciones económicas y administrativas? En ese caso, te ofrecemos acceso a la demo gratuita y personalizada de los productos de Viafirma, para que puedas comprobar de primera mano si se adapta a las necesidades de tu equipo.
No esperes más. Con Viafirma, adaptarse a la nueva regulación DeCA es más sencillo de lo que piensas.
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