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Cada vez son más los pasos que se dan hacia la digitalización de los trámites en Colombia. Universidades, organizaciones públicas y empresas privadas están facilitando la gestión de trámites a los ciudadanos mediante el uso del certificado digital. Sin embargo, para evitar fraudes y riesgos es fundamental contar con un certificado digital emitido por una entidad autorizada o, como se conoce técnicamente, una Entidad de Certificación Digital.

Por esa razón, hoy te contamos cuáles son las entidades autorizadas para emitir certificados digitales en Colombia. Así ahorrarás comprometer tus datos y protegerás información confidencial.

¿Qué es un certificado digital y por qué es importante?

Un certificado digital es un fichero digital emitido por una tercera parte de confianza (técnicamente una Autoridad de Certificación) a personas naturales, jurídicas o servicios, y que permite su identificación de manera inequívoca al vincularlo con una clave pública. Gracias a ellos, se puede comprobar que una persona, empresa o sistema es realmente quien dice ser y que no es otra persona que está suplantando su identidad. 

Un certificado digital contiene la siguiente información:

  • Identificación del titular del certificado
  • Clave pública del titular
  • Fecha de validez
  • Número de serie
  • Identificación del emisor del certificado

Como herramienta, es fundamental para llevar a cabo una autenticación digital segura. De hecho, se puede utilizar el certificado digital para identificarse en trámites online y tendrá la misma validez que el DNI o cédula en los trámites presenciales.

¿Qué es una Entidad de Certificación Digital?

Una Entidad de Certificación Digital es una organización privada o pública responsable de emitir, gestionar y revocar certificados digitales. Su participación es fundamental para garantizar la seguridad de las transacciones, operaciones y trámites digitales llevadas a cabo.

¿Cómo funciona el proceso?

Cualquier usuario puede solicitar su certificado digital a través de 3 pasos sencillos: 

  1. Presentación de la solicitud por parte del usuario. 
  2. La Entidad de Certificación verifica la identidad del usuario mediante elementos varios como documentos oficiales, la validación biométrica o videollamada; en algunos casos, incluso presencialmente. 
  3. Tras verificar la identidad, se genera un certificado digital que incluirá la información indicada en el apartado ‘¿Qué es un certificado digital y por qué es importante?’. Es decir, nombre del titular, su clave pública, fecha de validez y número de serie del certificado, e identificación del emisor. 

Es importante señalar que, en caso de detectar cualquier anomalía o irregularidad, la Entidad de Certificación tiene la autoridad para revocar el certificado. 

Entidades autorizadas para emitir certificados digitales en Colombia

Las entidades autorizadas para emitir certificados digitales en Colombia son nueve, las cuales están reconocidas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). En dicho país, la ONAC es el único acreditador nacional mediante el Decreto único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. 

Conoce a continuación más información acerca de cada una de las entidades autorizadas para emitir certificados digitales en Colombia. Todas ellas han adquirido la norma CEA-3.0-07 V-02. 

Viafirma

Desde marzo de 2025, Viafirma actúa como Entidad de Certificación Digital en Colombia, consolidando su posición como empresa referente en identificación digital en el país mediante la adquisición de la norma CEA-3.0-07 V-02. Esta acreditación nos faculta para emitir certificados de firma digital de personas jurídicas,, así como ofrecer servicios de estampado cronológico en la generación, transmisión y recepción de mensajes de datos.

Puedes encontrar más información acerca de estos servicios en el siguiente enlace.

PKI SERVICES

Esta empresa, de origen bogotano, está especializada en innovación tecnológica y cuenta con una amplia cartera de servicios de consultoría legal, técnica, arquitectura y soporte en el entorno de infraestructura de llave pública-PKI. 

  • Fecha de publicación del otorgamiento como Entidad de Certificación: Mayo de 2022

OLIMPIA

Olimpia IT es una empresa tecnológica de Bogotá dedicada al desarrollo de plataformas y negocios para la transformación y protección digital de Colombia. Ofrecen soluciones que permiten trasladar trámites, servicios y solicitudes presenciales al mundo digital, con el objetivo principal de evitar riesgos de fraude y suplantación de identidad.

  • Fecha de publicación del otorgamiento como Entidad de Certificación: Julio de 2021

ANDES SERVICIO DE CERTIFICACIÓN DIGITAL

Entidad colombiana que proporciona servicios de certificación digital e identificación electrónica. Sus esfuerzos se concentran en facilitar la transformación digital en organizaciones públicas y privadas, garantizando la seguridad y validez jurídica de los procesos electrónicos. 

  • Fecha de publicación del otorgamiento como Entidad de Certificación: Diciembre de 2016

LLEIDA.NET

Se trata de una empresa con origen español especializada en servicios de comunicación electrónica certificada. En Colombia opera como Entidad de Certificación, ofreciendo servicios como notificaciones electrónicas certificadas y contratos digitales. Su objetivo es proporcionar herramientas confiables y seguras con valor legal para apoyar la digitalización empresarial.

  • Fecha de publicación del otorgamiento como Entidad de Certificación: Abril de 2023

THOMAS SIGNE

Thomas Signe nace de la unión entre Thomas Greg y Signe, dos líderes en la impresión de documentos de seguridad. Busca ayudar e impulsar la digitalización y transformación de las empresas y de la sociedad mediante soluciones tecnológicas competitivas. Para ello cuenta con diferentes soluciones; la principal de ellas es eTítulo: una copia digital auténtica y oficial del título universitario, el cual tiene la misma validez legal que el título en papel.

  • Fecha de publicación del otorgamiento como Entidad de Certificación: Octubre de 2018

GESTIÓN DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA (GSE)

Compañía colombiana con experiencia en servicios de seguridad digital. Como Entidad de Certificación, aporta soluciones para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de la información en entornos online. Sus servicios están diseñados para sectores que requieren altos niveles de protección y cumplimiento normativo, como la banca, salud, educación y gobierno. 

  • Fecha de publicación del otorgamiento como Entidad de Certificación: Diciembre de 2016

CAMERFIRMA

Camerfirma es una Autoridad de Certificación Cualificada eIDAS que ofrece a empresas de un gran abanico de sectores soluciones digitales enfocadas en mejorar los procesos operativos empresariales y de interacción con sus clientes. Por su parte, Camerfirma Colombia está acreditada como Entidad de Certificación por la ONAC.

  • Fecha de publicación del otorgamiento como Entidad de Certificación: Febrero de 2020

SOCIEDAD CAMERAL DE CERTIFICACIÓN DIGITAL

Conocida comúnmente como Certicámara, fue creada en 2001 por la Cámara de Comercio de Bogotá en asociación con otras cámaras de comercio del país bajo el objetivo de aportar seguridad técnica y jurídica a las transacciones, comunicaciones, aplicaciones y cualquier otro proceso de administración de información digital.

  • Fecha de publicación del otorgamiento como Entidad de Certificación: Octubre de 2016

Confía en las mejores manos

Contar con un certificado digital emitido por una entidad de certificación acreditada es un paso obligatorio para garantizar la autenticidad y seguridad en cualquier trámite electrónico. En un entorno que avanza a ritmos agigantados, elegir una entidad de certificación confiable y respetable como Viafirma es una decisión estratégica que protege tu identidad y asegura la validez jurídica de tus procesos. 

Si estás interesado en conocer más información sobre cómo obtener un certificado digital en Colombia o implementar soluciones digitales, no dudes en contactarnos.


¿Cuántas veces has tenido que gestionar convenios de prácticas, contratos de profesores o excursiones de alumnos? Si eres miembro de  la comunidad educativa, probablemente más de la que recuerdes. Y es que la gestión documental educativa puede convertirse en un proceso lento, repetitivo y propenso a fallos. Ahí es donde entra la digitalización del sector. El Instituto Lacetània es un ejemplo de caso de éxito de institución educativa que pasó de una gestión documental ineficiente, a una operativa diaria organizada y comprometida con sus estudiantes y la sostenibilidad. 

Te contamos todo sobre su transformación digital.

Instituto Lacetània, 60 años de educación

El Instituto Lacetània es un centro público de educación secundaria ubicado en Manresa, Barcelona. Con casi 60 años de historia, entre su oferta se encuentran estudios de Educación Secundaria Obligatoria (ESO), Bachillerato, Ciclos Formativa de grado medio y superior, cursos de especialización de Formación Profesional y programas formativos que facilitan la inserción laboral al alumnado que no ha superado la ESO.

Hace unos años, el instituto inició un proceso de implantación de un sistema de gestión de la calidad en el área de enseñanza y aprendizaje, obteniendo la certificación de calidad ISO 9001 en julio de 2002, convirtiéndose en el primer centro de Cataluña en obtenerla. Desde entonces, ha superado con éxito las sucesivas auditorías hasta la actualidad.

El reto: una gestión manual, lenta y burocrática

Como ocurre en cualquier institución educativa, Instituto Lacetània gestiona anualmente más de 500 acuerdos de formación de sus alumnos en empresas, que tenían que ser firmados a mano por tres o cuatro personas, generando tres copias de cada convenio. Tras ello, eran firmados digitalmente, pero su circuito interno para llevarlo a cabo no era eficiente. Por esa razón, iniciaron la búsqueda de una herramienta que les permitiese digitalizarlo. 

Tras probar diferentes soluciones, vieron que Viafirma era la que más se ajustaba a sus requerimientos.

Después de utilizarlo durante estos dos últimos años podemos decir que es el sistema ideal para nosotros y que cumple con creces nuestras necesidades y expectativas.

Aunque no experimentaron ninguna dificultad técnica, algunas personas sí tenían ciertas dudas al utilizar un sistema nuevo y diferente. Para solventarlo, realizaron sesiones de formación para mostrar su funcionamiento e iniciaron la implantación de manera progresiva: primero con pocas personas para ver las dificultades que podrían surgir, y posteriormente lo hicieron extensivo al resto ya con esa experiencia previa. Para ellos, “el resultado fue excelente y ahora el sistema está plenamente implantado”. 

Más eficiencia, más tranquilidad para alumnos y empresas colaboradoras

Al preguntarle a los responsables de Instituto Lacetània acerca de los resultados observados desde la implementación, lo tienen claro. Desde la incorporación de Viafirma en sus flujos de trabajo y procesos, han notado mejoras significativas tanto en eficiencia como en sostenibilidad:

  • Eliminación del papel en la firma de los acuerdos. Se ha sustituido por completo el uso del papel en documento, lo que ha supuesto una mejora incalculable en términos de sostenibilidad y reducción de espacio, almacenaje y tiempo. 
  • Facilidad en la gestión de documentos. La documentación confidencial se gestiona de manera centralizada, segura y mucho más ágil, con lo cual se han simplificado tareas administrativas e incorporado la trazabilidad de todas las firmas.
  • Agilidad en el proceso de firma. Los cuellos de botella y los desplazamientos innecesarios han quedado atrás.
  • Disponibilidad casi inmediata de los acuerdos firmados. Una vez completado el proceso de firma en su totalidad, los documentos están disponibles para todas las personas involucradas – estudiante, centro y empresa colaboradora -, casi al instante. 

Aun así, sabemos que en el mercado hay muchas opciones destinadas a digitalizar la firma de la documentación que gestionas. Por esa razón, Viafirma no solamente se preocupa en ofrecer grandes resultados, sino que también se acerca a ti como cliente y te ofrece un servicio personalizado, pensado exclusivamente para cubrir tus necesidades. 

  • Atención y soporte técnico excelentes. El equipo de Viafirma destaca por su acompañamiento cercano y resolutivo, con tiempos de respuesta ágiles y un trato profesional que genera confianza.
  • Excelente relación calidad-precio. Ofrecemos una solución robusta a un coste competitivo.
  • Gestión de múltiples emisoras. Viafirma te permite que sean varias las personas que pueden emitir los documentos, sin restricciones.
  • Facilidad de uso. La plataforma es intuitiva y accesible, lo que ha facilitado su adopción por parte del equipo de Instituto Lacetània.

Que el próximo curso te pille con las herramientas adecuadas

Como has visto, los convenios de prácticas son un trámite esencial de cualquier institución educativa o del sector público. Pero herramientas y una estrategia bien orientada pueden marcar la diferencia. Nosotros lo sabemos bien, al haber ayudado a muchísimas entidades del sector educativo como el Conservatorio de Orihuela o la Academia de Idiomas Carlos V

¿Te planteas una transformación similar? No te quedes sin tiempo de cara al próximo curso. Incorpora las soluciones digitales de Viafirma y haz que la experiencia que viven tus alumnos, tutores de prácticas y empresas colaboradoras sea mucho más fluida. ¿A qué esperas? Con nosotros, un trámite que puede llegar a ser lento estará completado en cuestión de un par de minutos. 

Las primeras prácticas profesionales suelen generar sentimientos encontrados: nerviosismo combinado con ganas de poner en práctica todo lo aprendido. Y aunque el gran protagonismo lo adquiere el alumnado que se incorpora en régimen de aprendiz, este aprendizaje no sería posible sin los convenios de prácticas.

No obstante, normalmente los quehaceres diarios tanto de estudiantes como de empresas convierten este proceso en un trámite que, aunque esencial, a menudo resulta lento, burocrático y propenso a errores. 

En el artículo de hoy te contamos más detalles acerca de este trámite tan importante en la vida académica y cómo la tecnología puede transformar este procedimiento de forma segura, legal y eficiente.

¿Qué es un convenio de prácticas? 

Un convenio de prácticas es un acuerdo formal trilateral entre un estudiante, una empresa y un centro académico, cuyo objetivo es que el estudiante se integre en un equipo de trabajo en calidad de aprendiz. En el pacto, regulado en España por el Real Decreto 1493/2011, se establecen las condiciones que marcarán la temporada de prácticas profesionales que el estudiante realice: duración, objetivos, seguimiento, tareas a realizar, remuneración (si aplica) y derechos y deberes. 

Para el estudiante, el convenio de prácticas es una de las etapas de su formación más esperadas ya que pondrá en práctica los conocimientos adquiridos a lo largo de su formación, pero también adquirirá y desarrollará habilidades útiles con su tutor de prácticas. 

Un procedimiento no exento de riesgos

A pesar de la importancia que tienen los convenios de prácticas en la vida estudiantil, suele ser un trámite lento para los estudiantes y las empresas colaboradoras, por su naturaleza de tramitación.

  • Largas esperas para recoger firmas. Anualmente, cada centro académico (ya sea una universidad, instituto o centro de estudios) gestiona las prácticas profesionales de decenas de estudiantes, con toda la labor que conlleva. Esto se traduce en tener que solicitar la oficialización del convenio a cada una de las partes que lo componen, las cuales suelen estar ajetreadas por la tareas académicas, exámenes o el día a día profesional, y no suelen estar disponibles para reunirse. 
  • Desplazamientos innecesarios. En la gran mayoría de los casos implica desplazamientos físicos por parte de los estudiantes, representantes de las universidades y responsables corporativos para entregar, recoger o completar convenios. Más allá de dedicar esfuerzos a tiempo, también representa un aumento de costes logísticos e ineficiencia en el proceso, sobre todo cuando se encuentran en ciudades diferentes. 
  • Problemas de trazabilidad y validación. ¿Cómo sabemos que el documento no ha sufrido estragos?, ¿o que lo ha firmado quien realmente debía hacerlo? Al depender de documentos físicos, no es posible realizar un seguimiento preciso de cada etapa del proceso. 
  • Riesgos legales. Una firma manuscrita es infinitamente mucho más vulnerable a extravíos o falsificaciones, especialmente si no se acompaña con medidas adicionales, lo cual puede poner en entredicho la validez del convenio y exponer a las instituciones a complicaciones legales innecesarias. 

La solución: automatización con tecnología certificada

¿Qué harías si supieras que hay una solución con la que los problemas de la gestión tradicional de los convenios de prácticas quedarían atrás? Con Viafirma puedes digitalizar todo el ciclo de trámites y documentos como este, desde su creación hasta su firma, sin necesidad de desplazamientos. Pero no solo elimina ineficiencias, sino que garantiza el cumplimiento legal y mejora la experiencia de todas las partes involucradas.

Beneficios de la automatización para escuelas y empresas

Conoce a continuación qué beneficios puede otorgarte la automatización a ti, los alumnos de tu centro y las empresas colaboradoras:

  • Ahorro de tiempo y costes. Al no tener que desplazarse el alumnado o los profesionales de la entidad para cerrar el acuerdo, se reduce el tiempo necesario para completar el trámite. Además, se eliminan los costos asociados con el papel: impresión, envío y almacenamiento. 
  • Mejora de la experiencia para alumnos y empresas. Ofrece una experiencia más rápida, cómoda y segura de completar el trámite, mejorando la eficiencia y la transparencia en la gestión de convenios. 
  • Seguridad jurídica garantizada. Permite identificar a las personas involucradas en el documento de manera inequívoca, asegurando su integridad y pudiendo conocer si se han realizado modificaciones en el proceso. 

25 años ayudando a entidades educativas a impulsar a sus alumnos

Contamos con 25 años de experiencia ayudando a empresas del sector educativo a optimizar sus flujos de trabajo. Entidades como la Escuela de Idiomas Carlos V, el Conservatorio de Orihuela o el Instituto Lacetània llevan años confiando en nuestras soluciones digitales para que sus servicios sean más cómodos para sus estudiantes, profesorado y el conjunto de madres y padres.

Pero para poder cumplir sus expectativas necesitamos ofrecerles funcionalidades que estén a su altura. Entre las que más suelen destacar está la integración con plataformas académicas, pudiendo adaptar nuestras herramientas a su logo y colores institucionales. Además, sabemos que cualquier trámite en el que se involucren a personas en general y, sobre todo, a alumnos menores de edad, es un tema muy delicado. Por esa razón, nuestros productos te permiten configurar el nivel de protección de datos asociados a tus procedimientos, los cuales podrán ser gestionados por sus destinatarios desde cualquier dispositivo.

Todo ello, por supuesto, a través de productos que cuentan con tecnología certificada y conforme al eIDAS para garantizar su validez legal y la seguridad de los procesos electrónicos. 

Es hora de dar el paso hacia una gestión segura y eficiente

En resumen, automatizar convenios de prácticas con tecnología certificada es una opción atractiva para aumentar su eficiencia, con altos niveles de seguridad jurídica y trazabilidad. A través de un proceso sencillo de implementación, se optimizan los tiempos y reducen costes, aportando al estudiante y empresas colaboradoras una experiencia mucho más fluida. 

Llevamos más de dos décadas acompañando a instituciones educativas en su transformación digital. ¿Estás listo para dar el paso hacia una gestión moderna de los convenios de prácticas? Solicita una demo y descubre cómo podemos ayudarte.

Autenticar usuarios, llevar a cabo trámites electrónicos, firmar documentos y cifrar información confidencial. Son algunas de las funcionalidades de los certificados digitales como herramienta clave en la transformación digital de las empresas. Sin embargo, a medida que su uso se generaliza, también aumentan los errores al usar el certificado digital. La seguridad de los certificados se ha convertido en la principal preocupación de las organizaciones, especialmente en un contexto donde las ciberamenazas pueden comprometer tanto los datos personales como la identidad digital de cualquiera. 

En este artículo te contamos qué errores debes tener en consideración cada vez que lo utilices. Evitarlos mantendrá la seguridad de tus operaciones digitales, a la vez que aprovechas todo su potencial. 

El certificado digital se expande en las oficinas

Si lees nuestro blog con asiduidad, sabrás que el certificado digital es uno de los temas que tratamos con mayor frecuencia. Y no es para menos: se ha convertido en una herramienta para garantizar la identidad digital, firmar documentos de forma segura y agilizar procesos administrativos. Por todos estos usos, creemos en su papel clave en la transformación digital. 

En este sentido, Andalucía destaca como la comunidad líder en España en el uso del certificado electrónico, emitiendo el 30,2% del total nacional, así lo asegura el Informe de los principales indicadores de la Administración Digital Corporativa de la Junta de Andalucía de 2024. Esto quiere decir que nueve de cada diez andaluces apuestan por el registro telemático, con su consecuente ahorro en desplazamientos, solicitudes de información y la flexibilidad en horarios.

No obstante, eso no quiere decir que el resto de comunidades no estén aprovechando las ventajas que ofrece. Al contrario. La digitalización se expande a lo largo de todo el territorio nacional e internacional, facilitando cientos de trámites a empresas privadas, instituciones públicas y ciudadanos.

5 errores al usar el certificado digital que cometen las empresas

Utilizar el certificado digital es intuitivo y, por lo general, no tiene por qué darse ninguna situación negativa. Sin embargo, al ser una vía de identificación digital no podemos olvidar que hay una serie de errores comunes fáciles de cometer por despiste o desconocimiento, que pueden acarrear problemas de fraude o ataques informáticos.

A continuación, desvelamos cuáles son los errores más habituales al utilizar:

Usar inapropiadamente la contraseña de acceso

¿Cuánto tiempo pierdes restableciendo contraseñas? Como nos pasa a nosotros, creemos que más del que deberíamos, dedicando una media de tres minutos y 46 segundos a ello, según una encuesta de ExpressVPN. Y es que olvidamos contraseñas todo el tiempo. Para algunos usos, se trata de una anécdota un tanto fastidiosa, pero que no tiene mayor importancia. Sin embargo, olvidar el certificado digital puede ser otra historia.

Este suele estar protegido con una contraseña y olvidarla puede impedir su uso. Por esa razón, lo ideal es guardarla en un lugar seguro o confiar en un gestor de contraseñas para evitar perder ese acceso, o que sea usado por un tercero sin tu permiso.

El mejor lugar donde guardar esta contraseña es tu memoria. Para recordarla siempre, puedes recurrir a frases o palabras de canciones, libros, películas o series que sean de tu agrado y no vayas a olvidar. Hacer diferentes versiones, como mezclar minúsculas con mayúsculas, e insertar números o caracteres especiales, reforzará su seguridad.

No revocarlo en caso de pérdida o robo

Además de que otra persona acceda a tu certificado en tu nombre, existe la posibilidad de perderlo o de que alguien lo robe. En cualquiera de ambos casos, es crucial revocarlo de manera inmediata para que nadie tenga la oportunidad de hacer un uso fraudulento del mismo. Para ello deberás contactar con la entidad emisora y seguir las instrucciones que te indiquen para revocarlo.

Olvidar renovarlo antes de que caduque

En el mundo corporativo es común que se utilice diariamente. Esto, sumado a la ajetreada rutina de tareas, reuniones y proyectos, puede llevar a la comodidad y a que olvidemos cuándo hay que renovarlo. Es importante que recuerdes siempre su fecha de caducidad, ya que si caduca no podrás realizar trámites en su tiempo.

No realizar copias de seguridad 

Comúnmente se comete la costumbre de instalar un certificado digital en el dispositivo y no realizar ningún tipo de mantenimiento. Sin embargo, se trata de un gran error. Entonces, ¿qué podemos hacer? Realizar copias de seguridad con cierta frecuencia. Hacerlo resultará especialmente útil si se pierde o el dispositivo en el que está instalado deja de funcionar, ya que será más fácil recuperar el acceso. Otra opción es utilizar uno que se custodie en la nube con acceso restringido, como puedes hacer con nuestro gestor de certificados.

Solicitar u obtenerlo usando fuentes cuestionables

Cada vez más empresas con una reputación cuestionable envían mensajes a través de correo electrónico, redes sociales o anuncios intentando captar supuestos clientes, atrapando a un gran porcentaje de ellos. Otras muchas llegan a páginas fraudulentas a través de una rápida búsqueda en Internet. En ambas situaciones los datos personales quedan expuestos y en grave peligro, lo cual puede desembocar en fraudes y ataques informáticos. Para evitarlo, confía únicamente en entidades certificadoras oficiales para conseguirlo.

Manejar grandes volúmenes de información sigue siendo un gran problema al que se enfrenta un gran número de empresas. La dependencia del papel y la falta de trazabilidad siguen siendo uno de los puntos críticos que afectan directamente al rendimiento, la productividad y la calidad de los servicios que ofrecen las empresas especializadas en transformación digital. Argontech era una de las empresas que se encontraban en esta situación.

Fundada en Argentina en 1995, Argontech es una empresa especializada en brindar servicios de consultoría de procesos documentales a sus clientes y socios. Ha centrado su propuesta en la gestión de la información, incorporando innovación tecnológica de vanguardia, automatización, analítica de datos y procesos, con el objetivo de ayudarles a optimizar flujos de documentos y promover el trabajo colaborativo.

El reto: del papel al flujo automatizado

Como empresa especializada en soluciones de transformación digital, cuenta con una variada estructura de herramientas que destaca ampliamente por la calidad y personalización que dedica a cada uno de sus clientes y partners. Desde soluciones de minería de procesos a automatizaciones de los mismos, garantiza satisfacer las necesidades de cada proyecto. 

Sin embargo, en el mercado observaban cómo la gestión tradicional de documentos generaba fallos y una gran desorganización, llegando a perderse o a no actualizarlos correctamente. Imaginaron el impacto positivo que podría significar contar con una herramienta que permitiese gestionar la documentación de cualquier negocio de manera digital, sin necesidad de recurrir a papel o almacenamiento. Entonces lo supieron: tenían que incorporar esta herramienta en su catálogo de soluciones, lo cual harían de la mano de un socio de negocios estratégico. 

Tras realizar una búsqueda exhaustiva de las diferentes opciones de proveedores que podían integrar, encontraron a Viafirma. Decidieron confiar en nosotros y, desde entonces, las operaciones de sus socios han experimentado una gran fluidez operativa.

La solución: integración y soporte personalizado

Al preguntar a los profesionales de Argontech acerca de cómo ha sido su experiencia teniéndonos como partner desde hace varios años, lo tienen claro. Desde el primer momento se sintieron cómodos con el recibimiento y el servicio encontrado alcanzó las expectativas esperadas:

“Encontramos un aliado tecnológico, con una calidad de atención personalizada, con respuestas dinámicas, un modelo de comercialización y partnership acorde a nuestras expectativas.  Nos dieron desde el primer momento un asesoramiento comercial y técnico de excelencia y eso nos dio mayor seguridad a la hora de elegir un socio estratégico”.

Además, cabe destacar cómo, tras la incorporación de nuestras soluciones en su catálogo de servicios, capacitaron en implementaciones de clientes a un equipo técnico especializado en ellas. Asimismo, han incorporado de forma nativa en su gestor documental Netcontent, nuestro conector nativo para suscribir documentos de manera fácil, segura y confiable. 

Resultados: satisfacción del cliente, facilidad de uso y confiabilidad

Desde la implementación, los resultados no se han hecho esperar. Incorporar Viafirma ha sido un antes y un después tanto en sus procesos internos como en los proyectos para sus clientes.

Uno de los aspectos más valorados ha sido la facilidad de adopción de la herramienta y el acompañamiento continuo por parte de nuestro equipo:

“La puesta en marcha de la plataforma es muy sencilla. Contamos con el asesoramiento y el acompañamiento del equipo de Viafirma, tanto el equipo comercial como el técnico, con respuestas dinámicas a nuestras inquietudes”.

A esto se suma la satisfacción expresada por sus propios clientes:

“Tenemos con cada uno de los clientes que hemos implementado Viafirma un nivel de satisfacción muy alto ya que es una plataforma de fácil adopción y uso para los clientes finales”.

De esta manera, su experiencia con nosotros ha aportado a Argontech un valor añadido a sus servicios, reforzando su posición como referente en transformación digital.

Impulsando el crecimiento empresarial con tecnología

La experiencia de Argontech es una representación clara de cómo una decisión estratégica puede transformar por completo la eficiencia operativa en una empresa. Digitalizar no solo mejora procesos, también permite responder de forma ágil a las exigencias del mercado, mejorar la experiencia del cliente final y aportar un valor diferencial

¿Quieres conseguir una implementación similar en tu organización? En Viafirma te acompañamos en cada paso del proceso para que la transformación digital de tu empresa sea sencilla, segura y eficaz. Contáctanos hoy mismo y empieza a generar el cambio en tu organización. 

Cuando hablamos de digitalización de documentos y de documentos suscritos digitalmente, debemos saber que el único documento válido es el electrónico. El motivo es que, al estar rubricado en línea, el formato digital es donde se visualizan y comprueban todas las características de las evidencias y rúbricas.

Por ello, es ese CSV (Código Seguro de Verificación) el que te permitirá, si dispones de una copia del documento, verificar la autenticidad del archivo suscrito, acceder a su versión original y descargarlo íntegro en formato digital.

Acceso a un documento mediante el CSV

Antes de repasar los pasos conviene recordar que el CSV funciona como puerta de entrada directa al archivo, de modo que su correcta utilización resulta esencial.

  • Escanea el código QR del CSV. La forma más común de emplear el Código Seguro de Verificación es leer el QR que lo acompaña; al hacerlo se inicia automáticamente la validación.
  • Descarga el documento. Una vez escaneado, aparecerá el archivo original en formato digital, que podrás descargar en cualquier momento para conservar una copia exacta.

Ejemplo de sello de documento con CSV y código QR firmado electrónicamente por Viafirma

Verificación del documento en Acrobat Reader

Tras abrir el archivo en Adobe Acrobat Reader podrás realizar varias comprobaciones básicas:

  • Certificado válido. Asegúrate de que el certificado utilizado siga vigente y no haya sido revocado.
  • Integridad del contenido. Confirma que el documento no ha sufrido modificaciones desde la rúbrica.
  • Sello de tiempo. Si se empleó un Time Stamp, verifica la fecha y hora exactas emitidas por una fuente fiable.

Seguridad en el acceso con CSV

Otro aspecto clave es la seguridad del acceso. Dado que el código QR del CSV concede acceso al documento íntegro, incluso los archivos confidenciales pueden verse comprometidos. Por ejemplo, si alguien posee una sola página que incorpore el código, podría visualizar el contenido completo.

Para proteger la información sensible, las soluciones de Viafirma incluyen configuraciones específicas del CSV con distintos niveles de seguridad adaptados a la naturaleza del material.

Configuración del acceso

Resulta fundamental configurar correctamente el acceso desde el inicio. Si los documentos suscritos se almacenarán en un gestor documental del cliente, este debe quedar ajustado antes de la puesta en producción para evitar problemas futuros y garantizar un funcionamiento óptimo.

A nivel mundial, más de 300 millones de personas estaban suscritas a, al menos, uno de los servicios de plataformas de streaming en 2024, de acuerdo con la plataforma de datos Statista. Estas cifras evidencian cómo las plataformas de vídeo online se han convertido en una fuerza dominante en la industria del entretenimiento, transformando la manera en la que consumimos contenido. 

Ahora bien, el éxito de las plataformas de streaming no reside únicamente en el contenido que ofrecen, sino también en cómo gestionan todo lo que hay detrás y no se ve: contratos, licencias, acuerdos de distribución, colaboraciones y un sinfín de documentación. Cuanto más seguro y ágil es el proceso, mayor será su escalabilidad y respuesta al mercado. Y es ahí donde entra en juego la digitalización.

¿Por qué las plataformas deberían digitalizarse?

¿Quién no escucha diariamente música para ser productivo, hacer deporte o por puro aprecio a este estímulo sonoro? ¿O quién no intenta ver una película en su tiempo libre? En algún momento no fue así, pero ahora las plataformas de streaming forman parte de la vida diaria de millones de personas.

Sin embargo, al igual que tiene su impacto en sus usuarios, también lo tiene en la gestión del «detrás de las cámaras«, aplicable en cualquier plataforma más allá de las audiovisuales y en varios niveles: desde el burocrático hasta el financiero. No resulta extraño el hecho de que, en los últimos años, el sector mencionado haya tomado la delantera hasta alcanzar, en 2025, el primer puesto en términos de inversión de contenidos. Sólo en dólares obtendría 95.000 millones de dólares, representando el 39% del gasto global en este ámbito, señala un informe de Ampere Analysis

Una gestión ineficiente de los contratos

Y esa importante inversión se traduce en un gran volumen y diversidad de contratos: reparto, producción, licencias, colaboradores… Contratos que se gestionan de manera tradicional y que suelen conllevar una serie de problemas como:

  • La información sensible puede extraviarse o filtrarse.
  • Ineficiencia y retrasos, al tener que acudir presencialmente para oficializar el contrato.
  • Falta de rastreabilidad, ya que no es posible hacer un seguimiento sobre quién y cuándo se ha realizado el proceso, es decir, no se garantiza la integridad del documento.
  • Costes asociados vinculados a gastos de impresión, envío o almacenamiento.

Es posible evitar estos problemas con herramientas digitales que faciliten una gestión más segura, rápida y eficiente.

Un software altamente demandado con 25 años de experiencia

En un mercado altamente competitivo y demandante, Viafirma se ha convertido, con sus más de 25 años de experiencia, en una opción idónea para las empresas que quieran ver cómo sus servicios se vuelven más eficientes. Si quieres gestionar contratos de contenido, acuerdos de licencia o cualquier otra documentación nos adaptamos a tu ecosistema digital para simplificar y agilizar cada etapa del proceso.

Cualquier documento que completes con nosotros tiene validez legal, ya que cumplimos con el reglamento eIDAS de la Unión Europea, que distingue 3 tipos de firma electrónica. Somos especialistas en todas las modalidades, las cuales son simplemente legales. La única diferencia es el nivel de seguridad que ofrece cada una. 

Una de las grandes fortalezas de nuestras soluciones es la capacidad para integrarse de forma sencilla y eficaz con tus herramientas actuales y en cualquier flujo de trabajo ya establecido. Gracias a nuestra API REST, es posible conectar Documents con cualquier sistema externo (como un CRM, SAP, intranet, ERP, aplicación web o escritorio) sin necesidad de modificar tus flujos operativos. 

Ello quiere decir que podrás automatizar procesos directamente desde las plataformas que utilizas normalmente, incorporando una capa fundamental de eficiencia, seguridad y trazabilidad a tu día a día sin interrumpir lo que ya funciona.

Ventajas para las plataformas digitales

En este entorno donde el tiempo apremia y la seguridad es clave, esta solución digital ofrece beneficios concretos que marcan la diferencia:

    • Reducción de tiempo y costes al eliminar el papel y los envíos físicos.
    • Gestión remota desde cualquier ubicación.
    • Delegación de autorizaciones a representantes legales o responsables designados.
    • Mayor seguridad y trazabilidad digital, garantizando la autenticidad e integridad de un documento. De esta manera se puede identificar al signatario, así como demostrar si el documento ha sido alterado tras completarse.
    • Protección avanzada de información sensible mediante cifrado y certificados digitales emitidos por entidades autorizadas. 

¿Por qué somos la opción que necesitas?

Escoger una solución tecnológica no es solo cuestión de funcionalidades, sino de contar con un aliado que comprenda tu sector, esté a tu lado en cada etapa y responda a los retos que se presenten en el día a día. Imagina cerrar un acuerdo de licencia internacional sin mover un solo papel. Resulta difícil de imaginar, pero es posible con Viafirma.

Te contamos algunas de las razones por las que somos el socio tecnológico ideal para las plataformas de streaming.

Solución 360º: identidad digital, rúbrica y validación

En primer lugar, ofrecemos una experiencia de usuario completa: desde la rúbrica de documentos hasta su validación o la verificación de la identidad del signatario. Nuestros productos cuentan con diferentes funcionalidades que podrán beneficiarte según lo que necesites en cada momento, al que podrás incorporar algunas adicionales.

Entre nuestras funcionalidades se encuentran el envío por SMS, las verificaciones de identidad, auditoría o la gestión de certificados en la nube. 

Experiencia con empresas de todos los sectores 

En segundo lugar, por nuestra experiencia. No somos una empresa que está comenzando su andadura, sino que ya son 25 los años que tenemos de recorrido. La experiencia adquirida ha sido el mayor aprendizaje y nos ha guiado para hacer modificaciones o incorporar nuevas funcionalidades. 

Empresas de todos los sectores, desde el tecnológico hasta el sector del ocio, han confiado en nuestras herramientas para agilizar su rutina de trabajo; y, con numerosos casos de éxito, estamos listos para adaptarnos a todas las necesidades corporativas. Como productora audiovisual contamos con el caso de Malditomaus SRL, un estudio creativo y técnico dedicado a la animación y efectos visuales, por ejemplo.

Soporte personalizado y adaptabilidad

En tercer lugar, por nuestro soporte personalizado y la gran adaptabilidad de nuestras herramientas. Gracias a nuestra potente API, podrás customizar los documentos como necesites. Por ejemplo, cambiando los colores o añadiendo el logo de la plataforma digital vinculante al contrato. 

¿Empezamos a transformar tu forma de negocio?

Si quieres dar el salto hacia una gestión documental digital más eficiente y adaptada a las exigencias de tu plataforma de streaming, te acompañaremos desde el primer momento. Nuestra tecnología está lista para integrarse contigo y ayudarte a cerrar contratos y cualquier documento más rápido, con menos costes y con toda la validez legal. Habla con nuestros expertos hoy y deja de perder tiempo en burocracia innecesaria. Empieza a firmar más rápido y con seguridad, como lo hacen los líderes del sector.

Es oficial. Ya es posible utilizar el DNI digital en el móvil a través de la aplicación miDNI, libre y gratuita, como complemento al documento de identidad físico. Con ella los ciudadanos pueden acreditar su identidad de manera presencial, aunque tendrán que esperar un año más para poder hacerlo en Internet. 

Se trata de la única aplicación oficial de la Policía y que tiene el respaldo legal necesario para la realización de todos los trámites, proporcionando los mismos usos que el documento físico. De esta manera, se suma a la aplicación ya ofrecida por la DGT para poder llevar el carnet de conducir en el móvil. 

¿Cómo se activa el DNI digital?

Para poder utilizar el DNI digital es necesario tener el DNI en vigor, sus certificados electrónicos activos y disponer de un teléfono móvil con el que registrarse y descargarse la App.

Registro previo

El primer paso es asociar el DNI a un móvil en la plataforma modificada del Cuerpo Nacional de Policía. Podremos registrarnos a través de la web oficial de la miDNI, en cualquier comisaría de Policía utilizando un PAD o en las Unidades de Documentación al ir a renovar el DNI.

Descarga de la App

Al abrirla, se deberá introducir los datos de activación, es decir, el número de DNI (con letra) y el número de soporte. Adjudicaremos una contraseña y seleccionaremos cómo queremos desbloquear la App, ya sea mediante una contraseña o mecanismos biométricos como la imagen facial o la huella digital. Recibiremos un código SMS con un código de verificación. Al introducirlo, la App quedará activada y podremos acceder a nuestro DNI digital.

¿Para qué sirve?

El DNI digital está pensado para cumplir con las mismas funciones que cumple el documento físico en nuestro día a día. Algunas de las más importantes son:

  • Acreditar presencialmente la identidad siempre que haya conexión de datos
  • Ejercer el derecho al voto
  • Establecer cualquier tipo de relación jurídica
  • Firmar escrituras ante Notario
  • Llevar a cabo trámites administrativos presenciales en Universidades y Centros Docentes
  • Registrarnos en un hotel
  • Acreditar la mayoría de edad
  • Retirada de medicamentos en farmacias
  • Recogida de paquetería
  • Acceder a locales de espectáculos como cines, teatros, estadios, etc;

Para comprobar el listado completo de situaciones en las que es posible hacer uso del DNI digital, recomendamos visitar la página web de miDNI.

¿Se puede usar para viajar al extranjero?

Sin embargo, aunque el DNI digital se ha extendido a un gran número de ocasiones, todavía hay muchos escenarios a los que no se ha esparcido su uso. Es el caso, por ejemplo, de los viajes internacionales, ya que no es posible presentarlo como documento de viaje electrónico para paso de fronteras o acreditar la identidad en otros países. En cuanto a los viajes nacionales, al no haberse especificado, reclamador.es recomienda consultar a cada aerolínea, que determinará la documentación permitida para embarcar.

Por otro lado, tampoco se permite acreditar la identidad a través de internet, de manera presencial sin conexión de datos o hacer gestiones telemáticas de autenticación y/o firma electrónica. 

¿Es lo mismo el DNI digital y el DNI electrónico?

No. El DNI electrónico contiene dos certificados digitales, uno con la finalidad de autenticación, es decir, acreditar la identidad del ciudadano; y otro con la finalidad de la firma, para firmar trámites o documentos, sustituyendo a la firma manuscrita.

¿Qué pasa si me roban el móvil con el DNI dentro?

¿Y qué ocurre si, por el motivo que sea, pierdes o te roban el móvil con el DNI dentro? En ese caso no tienes de qué preocuparte. Está todo pensado para garantizar la seguridad y tranquilidad de sus usuarios, ya que la aplicación miDNI incorpora varias medidas de seguridad.

En primer lugar, no almacena el DNI en nuestro móvil, a diferencia de lo comúnmente creído. La aplicación no funciona así. Lo que hace es generar los datos de nuestro DNI en la pantalla en el momento en el que lo necesitemos a través de un código QR temporal, al que accederemos a través de una contraseña o identificación biométrica, como el reconocimiento facial. Para ello realiza una conexión a los servidores de la Policía Nacional para solicitar los datos del DNI del ciudadano, que son devueltos firmados por el cuerpo de seguridad.

Otro de los puntos que aportan seguridad a la nueva es el tiempo en que tendremos disponible la información. Tras 60 segundos, desaparecerá y será necesario introducir la contraseña o factor biométrico de nuevo. Es importante destacar que el código QR debe renovarse cada vez que se utilice. 

La información permanece resguardada en todo momento, ya que los datos no quedan almacenados. Pero, si queremos añadir un extra de seguridad podemos decidir hasta qué nivel de información queremos que aparezca al utilizarlo. Es decir, podremos elegir entre tres niveles:

  • DNI Edad: demuestra que eres mayor de edad, incluyendo la fotografía. 
  • DNI Simple: además de lo anterior, recoge el nombre completo del titular, fecha de nacimiento, sexo y  validez del DNI. 
  • DNI completo: se mostrarán todos los datos que aparecen en el documento físico.

De todas formas, en el caso de sufrir extravío o robo del móvil, la Policía Nacional recomienda denunciarlo lo antes posible al igual que haríamos con el documento físico. 

Un gran avance en identificación digital

Sin duda, el DNI digital representa un gran avance en la identificación del ciudadano. Aunque de momento tiene ciertas limitaciones de uso, sobre todo en el ámbito internacional y mundo online, las múltiples aplicaciones que puede tener en el día a día lo convierten en una solución práctica, segura y cómoda.

Mientras el DNI digital continúa ampliando sus funcionalidades, todavía presenta ciertas limitaciones en el entorno online. En Viafirma ofrecemos soluciones competas de firma digital y gestión de certificados electrónicos, compatibles con cualquier dispositivo y legalmente válidas. Si buscas una forma segura y eficaz de identificarte online, Viafirma es el complemento perfecto al DNI digital.

¿Eres una pyme o una mediana empresa y te resulta complicado gestionar los certificados digitales en tu compañía? Tu solución puede ser un gestor de certificados digitales. Y parece que no eres el único. De acuerdo con el informe El estado de la gestión del ciclo de vista de los certificados en las organizaciones mundiales (The State of Certificate Lifecycle Management in Global Organizations, 2022), las empresas que no gestionan óptimamente sus certificados digitales se enfrentan a retos como incidentes de seguridad causado por negligencia de un empleado o de terceros,  graves consecuencias financieras o escape de datos debido a un compromiso de certificado digital causado por un ciberataque. 

Sin embargo, existen herramientas con las que es posible centralizarlos, automatizarlos y protegerlos, sin importar el tamaño de tu empresa, diseñadas para adaptarse a todas las necesidades corporativas. 

¿Qué es el gestor de certificados digitales?

El gestor de certificados digitales de Viafirma es una herramienta que te permite administrar los certificados electrónicos en tu empresa u organización de manera centralizada. Es decir,  con ella no es necesario tener instalado el o los certificados en cada uno de los dispositivos en los que se utiliza, ya que se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo y lugar para procesos de autenticación o firma. 

Principales funcionalidades

  • Gestión centralizada en tu organización. Puedes añadir, eliminar y revocar todos los certificados de tu organización. La gestión es desde un único entorno en la nube, simplificando su administración y mejorando la trazabilidad. 
  • Controlar el uso de los mismos. Podrás establecer para qué se utiliza cada certificado: qué puede firmar y dónde puede autenticarse. 
  • Tecnología que se adapta a ti. Integra la autenticación y firma electrónica fácilmente en cualquier aplicación, sin preocuparte de aspectos técnicos relacionados con su uso. Nuestro sistema se encarga de la complejidad operativa para que puedas enfocarte en lo realmente importante.
  • Control personalizado. Determina cómo, cuándo y dónde pueden usarse los certificados digitales. Esto incluye desde horarios específicos, restringir el acceso a ciertos sitios web o aplicaciones, y asignar múltiples certificados por usuario según las necesidades de seguridad.

Solución adaptada al marco normativo

Nuestra solución de firma en la nube, al igual que el resto de productos de Viafirma, cumple con el marco normativo más estricto a nivel global en materia de seguridad y firma digital avanzada: el Reglamento eIDAS. A nivel práctico, aporta control total y auditorías de los usos de la clave privada y de las rúbricas realizadas.

Ventajas del uso en la nube

A continuación, detallamos cuáles son las principales ventajas que puede ofrecer a las empresas contar con nuestra herramienta: 

  1. Integración sencilla. Como hemos mencionado, el gestor de certificados se puede integrar con otras aplicaciones y servicios.
  2. Automatización de tareas. Reduce tareas repetitivas y evita errores humanos. Podrás, además, automatizar la renovación, revocación y emisión de certificados. 
  3. Seguridad robusta. Los certificados y claves quedan almacenados de forma cifrada, cumpliendo con los máximos estándares de seguridad. Además, el acceso a la herramienta también está protegido. 
  4. Control del ciclo de vida. Supervisa de un vistazo la vigencia de cada certificado u gestiona renovaciones o revocaciones.

¿Es para empresas de todos los tamaños?

Nuestro gestor de certificados digitales es adecuado tanto para pymes como para grandes empresas. Las pymes, a pesar de su tamaño, suelen manejar un gran volumen de documentos, y utilizarlo puede ayudarles a centralizar y automatizar toda la información. 

Por su parte, las grandes empresas, especialmente aquellas que tienen presencia internacional, pueden encontrar en nuestro gestor de certificados una forma eficiente de optimizar sus operaciones y gestionar la documentación de manera segura y centralizada.

Desde Viafirma hemos creado una serie de tutoriales que pueden facilitar el uso de esta herramienta en tu empresa y con los que podrás aprender las bases de la herramienta en menos de 15 minutos.

Gestión total desde un solo lugar

¿Cansado de complicarte con los certificados digitales? Olvídate de depender de un dispositivo específico o de tener miedo a enfrentarte a los problemas señalados en el informe de Appviewx. Con nuestra herramienta, accederás a todos tus certificados desde cualquier lugar, de forma segura, rápida y centralizada. Simplificarás tu día a día, aportando un extra de seguridad a tu compañía y llevando la gestión empresarial al siguiente nivel. Reserva una reunión con nuestros comerciales y empieza a trabajar ya sin barreras. 

Lo que hoy conocemos como Viafirma tiene su origen en un proyecto empresarial nacido en el año 2000, bajo el nombre de Viavansi, Servicios Avanzados para las Instituciones S.L.. Desde el inicio, Viavansi tuvo una clara vocación tecnológica: desarrollar soluciones a medida para responder a la creciente necesidad de las instituciones públicas de modernizar y agilizar sus procesos mediante herramientas digitales.

Desde entonces, nuestros productos se han transformado y adaptándose a las necesidades que demandaba el mercado. Hoy, te contamos cuál ha sido nuestra historia y la evolución de Viafirma hasta llegar a ser lo que se conoce en la actualidad.

Viafirma Platform

Pocos años después de la fundación de Viavansi, uno de nuestros desarrollos desembocó en la primera solución de software orientada al prometedor sector de la firma digital y electrónica: Viafirma Platform.

Este software incorporaba una API que permitía a los usuarios de sistemas integrados con Platform utilizar certificados digitales, tanto para firmar documentos como para autenticarse en sitios web o programas compatibles.

El producto evolucionó con nuevas funcionalidades y  nuevos módulos y componentes, como Viafirma Manager, con el que se dotó una capa de servicio de firma centralizada con soporte a la firma con certificados digitales emitidos y almacenados en dispositivos criptográficos (HSM).

Nuevos módulos de usuario, como las aplicaciones escritorio para Mac OS y Linux, pioneras en el mercado, iban completando las capacidades del Viafirma Platform. En 2010, lanzamos las primeras apps para iOS y Android con soporte de firma mediante certificado digital, marcando un hito en el sector. 

La firma biométrica, con soporte a los pads de firma más relevantes del mercado como Wacom, también fueron incorporados al catálogo de funcionalidades disponibles en este producto. Rápidamente alcanzamos cuotas de mercado importantes, tanto en España como en Latinoamérica, siendo clave en la evolución de Viafirma.

Viafirma Inbox

La evolución del mercado, nos fue llevando hacia el desarrollo de soluciones que no dependieran solo de sistemas de terceros integrados con Platform y que incorporaran más funcionalidades. Ello llevó al nacimiento de Viafirma Inbox, un portafirmas electrónico en toda regla. Ya no hablamos solo de una API, sino de un software con su propia interfaz web que permitía (y permite), redactar solicitudes de firma, adjuntar uno o varios documentos, asignar uno o varios firmantes (con o sin orden de firma entre ellos), incorporar vistos buenos, utilizar certificados digitales (a través de Platform), custodiar documentos firmados, enviarlos hacia un repositorio documental externo, entre otras muchas funcionalidades. 

Inbox se constituyó como una solución muy dotada para cubrir necesidades que tenían empresas privadas e instituciones públicas en cuanto a la gestión de procesos de firma en un entorno controlado, es decir, con firmantes que eran empleados,  colaboradores o miembros conocidos de la institución.

Con el tiempo, Inbox incorporó nuevas opciones de firma. Estas incluían firmas basadas en certificados digitales “no locales” —es decir, almacenados en un servidor remoto —, como también otros mecanismos de firma menos robustos. Entre ellos, por ejemplo, la firma mediante códigos de un solo uso (OTP, One Time Password, por sus siglas en inglés), que podían ser enviados desde Inbox por correo electrónico, por SMS, o incluso a través de su propia app móvil.

Gracias a esta evolución, Inbox se convirtió en una solución realmente resolutiva, capaz de cubrir eficazmente las necesidades para las que había sido creada.

Viafirma Documents 

Desde esa nueva orientación, surge Viafirma Documents, una solución pensada para escenarios diferentes a los que cubría Inbox. En este caso, para procesos de firma en entornos no controlados, donde participan firmantes externos a la organización que firman de forma puntual, como clientes o proveedores.

Documents, al igual que Inbox, también dispone de su propia interfaz web y de una capa de servicios REST para facilitar su integración con sistemas de terceros. Permite redactar solicitudes de firma, añadir usuarios, adjuntar documentos,  similar a Inbox. Sin embargo, pone el foco de atención – especialmente en sus primeras versiones – en la captura de evidencias de firma: registrar elementos que sirvan como prueba de que una persona concreta ha firmado un documento, incluso sin utilizar un certificado digital. Esto permite identificar de forma fiable al firmante.

El mercado objetivo de este producto era inicialmente la gestión de procesos de firma con clientes, proveedores puntuales, etc., que podían firmar en puntos de venta, a través de tablets, ya sea en navegadores o en la propia app de Documents. 

Viafirma Fortress, la evolución de Viafirma Platform y Manager

A raíz de las nuevas regulaciones que se fueron sucediendo en la Unión Europea, como el Reglamento eIDAS, surgió la necesidad de proteger y securizar el uso de los certificados digitales, mejorando al mismo tiempo su usabilidad. Fue entonces cuando lanzamos Viafirma Identity, que más adelante evolucionaría a Viafirma Fortress.

Una solución orientada a la gestión integral de todo el ciclo de vida del certificado digital una vez éste ha sido generado en un HSM (Hardware Security Module), agregando distintas capas de protección y auditoría de uso, con múltiples factores de protección. El producto se completa con diversos módulos para el usuario final, incluyendo apps móviles para iOS y Android, y aplicaciones de escritorio para Windows y Mac OS, ofreciendo una experiencia completa y segura.

Viafirma Fortress representa la evolución de Viafirma en su faceta más segura y regulada, cumpliendo con las normativas más exigentes del entorno europeo y global.

Avansi (Viafirma dominicana) y producto muy específico: Viafirma RA 

También cabe destacar el desarrollo de Viafirma RA, un software especializado en la la gestión del ciclo de vida de certificados digitales. 

Nuestro liderazgo en el sector a nivel mundial, nos llevó a incursionar en un mundo relacionado con nuestra vocación (software de gestión de procesos de firma), pero inexplorado por nosotros; nos referimos al mundo de las entidades de certificación, PKIs, autorizados de registro, emisión de certificados digitales. 

Fue en República Dominicana donde tuvimos la oportunidad de hacer historia en la evolución de Viafirma y convertirnos en Entidad de Certificación a través de nueva filial Avansi SRL, siendo los primeros en hacerlo en el país, en el año 2000. Ante la inexistencia de esta figura durante los primeros años de los 2000, desarrollamos nuestro propio software de gestión del ciclo de vida de los certificados digitales, Viafirma RA (RA por Registration Authority, ya que suelen ser autoridades de registro las que hacen uso de él, principalmente).

Software con más de 18 años ya, pero que está plenamente vivo, reinventándose y adaptándose a los requerimientos normativos, comerciales y funcionales con una gran agilidad. Este paso también representa un capítulo destacado en la historia de Viafirma, al ampliar su alcance hacia la certificación digital y fortalecer su posición en el mercado internacional. Así es cómo ha evolucionado Viafirma: apostando por la innovación, la seguridad y la expansión global.

La globalización está redefiniendo la manera en la que las empresas hacen negocios. En un contexto en el que el mercado está marcado por la inmediatez y la conectividad, cada vez más empresas se expanden más allá de sus fronteras. Para ello, los acuerdos comerciales con socios internacionales les permite acceder a nuevos mercados, optimizando su cadena de suministro y ofreciendo una propuesta de valor más competitiva.

En el artículo de hoy exploramos cómo la digitalización de los acuerdos comerciales se vuelve imprescindible para asegurar agilidad, seguridad y cumplimiento normativo.

Los productos y servicios españoles despiertan interés en el extranjero

El comercio electrónico crece en España. Tal como desvela una reciente nota de prensa de la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC), publicada en abril, las operaciones online han tenido un crecimiento notable en los últimos años. Así, en 2024 los ingresos se situaron en 4.150 millones de euros, cifra un 6,4% superior a la del año anterior. Si tomamos en referencia el tercer cuatrimestre del año pasado, hablamos de una facturación que rebasó los 24.500 millones de euros, resultados de más de 442 millones de transacciones.

De estas operaciones, únicamente un 35% permanecerá en el territorio nacional. Por ello, se observa una clara disposición internacional: casi 7 de 10 compraventas (65%) tienen como destino el extranjero; lo cual significa que las empresas españolas obtienen el 57,2% de sus ingresos del exterior, principalmente de países pertenecientes a la Unión Europea (59,5%), Reino Unido (9,7%) y Estados Unidos (9,2%).

Los datos señalados reafirman la posición de España como uno de los mercados de comercio electrónico más interesantes del sur de Europa, con perspectivas de seguir creciendo. 

Documentos comerciales más tratados digitalmente

Para llevar a cabo las operaciones comerciales tanto dentro como fuera de España con éxito, diariamente se manejan numerosos documentos que son fundamentales en la cadena de suministro. Con ellos, queda reflejado cada momento de la transacción que llevan a cabo dos o más partes. Términos como órden de compra, lista de carga, documento de seguro de carga o recibo de almacén son algunos son clave para entender correctamente cómo funciona el intercambio de mercancías.

Sin embargo, los procesos de compra, venta y transporte requieren agilidad para evitar retrasos o inconvenientes que puedan dificultar la oportunidad de negocio. Para ello es de gran utilidad la tecnología que, dependiendo de su uso, se utilizará en un momento u otro del proceso. A nivel documental, los siguientes son los escritos más comunes que se suelen tratar digitalmente:

  • Contratos de compraventa
  • Solicitudes de pedidos
  • Órdenes de compra
  • Acuerdos comerciales

¿Qué es un acuerdo comercial?

De acuerdo con la compañía de seguros Crédito y Caución, un acuerdo comercial es un acuerdo entre dos o más países o entidades económicas que se lleva a cabo bajo el objetivo de facilitar el comercio internacional, aumentar la competitividad y promover el crecimiento económico, así como mejorar las relaciones económicas e institucionales de ambas partes.

Entre las prácticas que conlleva un acuerdo comercial, pueden incluirse “la reducción o eliminación de aranceles, barreras comerciales y restricciones a las inversiones, la protección de los derechos de la propiedad intelectual y la cooperación en áreas como la regulación y la competencia”.

Aunque se suele hablar de acuerdo comercial a nivel institucional, también es una práctica común entre dos o más empresas. En este caso, suele ser objeto del contrato la compra y venta de bienes y servicios, la colaboración en proyectos concretos, la transferencia de la tecnología o la inversión extranjera, entre otros muchos más. 

Transacciones a distancia seguras

Para que la relación entre las empresas sea fluida, resulta clave apoyarse en herramientas tecnológicas que agilicen los procesos y conviertan la experiencia en comodidad para distribuidores y clientes finales. En este punto, la firma electrónica se convierte en una solución interesante para que compañías localizadas en diferentes áreas o países puedan cerrar acuerdos de manera online, facilitando sus operaciones estratégicas.

Sus beneficios son diversos y juega un papel muy importante en la formalización de acuerdos comerciales:

  • Operaciones más rápidas. Al llevar a cabo el cierre de acuerdos u operaciones comerciales de forma digital no es necesario realizar desplazamientos. 
  • Validación del documento. Es posible conseguir información del momento de la validación que incluya aspectos como quién ha firmado, cuándo y la validez de los certificados usados. Antes de hacer la rúbrica, también podemos validarlo.
  • Consulta de modificaciones. Podrás revisar si el documento ha sido alterado o modificado después de la rúbrica.
  • Sin límites fronterizos. Estén donde estén las demás empresas que van a formar parte del acuerdo comercial, podrán gestionar su documentación sin problema ya que cumplimos con las normativas de firma digital y servicios de confianza más estrictos a nivel internacional.  
  • Reduce el fraude. La tecnología empleada incorpora mecanismos de cifrado que vinculan de manera única la identidad del signatario con el documento en cuestión. 

El futuro del comercio es digital y sin fronteras

La transformación y actividad que está viviendo el e-commerce en los últimos años ha derivado en nuevas formas de ofrecer los servicios y productos al mercado, Llevar a cabo acuerdos comerciales y fortalecer relaciones con otra empresa es una opción altamente atractiva para que tu empresa siga creciendo, tanto a nivel nacional como internacional. 

Si quieres complementar tu propuesta de valor en los acuerdos comerciales que realice tu empresa, podemos ayudarte. Viafirma es un prestador de servicios electrónicos de confianza cualificado, reconocido por los organismos pertinentes y que cumple rigurosamente con los requisitos definidos por el Reglamento eIDAS. Ayudamos a las empresas a agilizar la gestión de su documentación, aportando autenticidad y seguridad en las operaciones.

¡Potencia tu negocio! Contáctanos y descubre mucho más sobre nuestros productos. 

Toyota Seguros es la marca comercial de la sucursal en España de la Compañía Aseguradora vinculada al Grupo Toyota Motor Corporation, AIOI NISSAY DOWA INSURANCE COMPANY OF EUROPE SE, AND E. Se trata de la única marca del mercado con aseguradora propia. 

Operando en España desde 2007, lleva más de 14 años ofreciendo protección, tranquilidad y asesoramiento ante cualquier dificultad que le pueda surgir a la persona que adquiera un vehículo de Toyota. Diseñado por ellos mismos para sus propios clientes, ofrece todas las reparaciones siguiendo los estándares de calidad Toyota, siempre con pintura y recambios originales.  

Te contamos cómo les ayudamos a llevar a cabo el proceso de transformación digital de su gestión documental.

Toyota Seguros gestionaba las pólizas de manera lenta e ineficiente

Previamente a Viafirma, Toyota Seguros gestionaba la documentación relacionada son las pólizas de seguro de manera tradicional, enviándola por correo postal en formato papel. Una vez que el asegurado recibía los documentos en su domicilio, debía firmarlos y enviarlos de vuelta a la aseguradora de nuevo por vía postal. Como se observa, era un proceso altamente ineficiente, lento y costoso. Por esa razón, debían llevar a cabo un cambio estructural en su sistema de gestión. 

Vieron en Viafirma la solución perfecta para ello. Nuestros productos digitales ofrecen unos estándares de seguridad acorde a las necesidades que presentaban, tanto en el envío de pólizas a sus clientes como para otro tipo de comunicaciones contractuales. 

Aunque al principio tuvieron algún contratiempo al llevar a cabo la conexión entre el gestor documental de su backoffice y nuestra plataforma de envío, los equipos de IT de ambas compañías se coordinaron y alinearon para resolverlo rápidamente. ¿El resultado? Una implementación sencilla y satisfactoria.

Una implementación exitosa y con grandes resultados

Desde que implementaron nuestra herramienta, Toyota Seguros ha conseguido agilizar sus procedimientos contractuales. Ahora, gracias a Viafirma, sus clientes reciben su póliza en tiempo real, pudiendo consultarla y firmarla en pocos minutos. Si lo desean, los signatarios pueden incluso recibir en su correo electrónico los documentos junto a la auditoría del proceso, que contiene toda la información del momento de la validación. De este modo, la tienen accesible ante cualquier eventualidad, en todo momento y desde cualquier dispositivo.

“Decidimos optar por Viafirma porque su servicio de firma digital ofrecía unos estándares de seguridad acorde a nuestras necesidades, tanto para el envío de las pólizas de seguro a nuestros clientes como para otro tipo de comunicaciones contractuales, donde es necesario el acuse de recibo y la custodia del documento”.

Adicionalmente, el equipo de Toyota Seguros destaca la flexibilidad que les otorga nuestra solución. Si bien gestionan ciertas comunicaciones contractuales en los que no es necesario hacer ninguna rúbrica, sí son requeridas otro tipo de funcionalidades como el acuse de recibo o la recogida de consentimientos informados. Con Viafirma pueden integrar la recogida de estos documentos en el proceso de firma digital, facilitando los trámites a sus clientes en gran medida.

Herramientas para optimizar los procedimientos contractuales

¿Buscas digitalizar la gestión documental de tu compañía?, ¿o quizás quieres que el proceso sea mucho más seguro y transparente? Sea cual sea la situación en la que te encuentres, las soluciones digitales de Viafirma pueden adaptarse a tus necesidades, estés en el país en el que estés, con plenas garantías legales. 

Nuestros comerciales, repartidos en España y América Latina, responderán todas tus dudas y podrán enseñarte la herramienta. Reserva una reunión con ellos y descubre el giro que puede dar tu compañía gracias a la rúbrica digital. 

Los viajeros están cada vez más concienciados de la necesidad de contar con garantías que te cubran las espaldas si es necesario, y ello se refleja en el aumento de seguros de viajes contratados (Seguros News, 2024). Durante Semana Santa, muchas personas aprovechan para realizar una escapada, ya sea dentro o fuera del país. Este incremento de desplazamientos también supone un aumento de riesgo. Por ello, contratar una póliza que garantice tu protección es fundamental no solo en estas fechas, sino en cualquier ocasión. Asegurará tus vacaciones contra imprevistos y podrás disfrutar de ellas sin contratiempos. 

Descubre cómo los  seguros de viajes pueden protegerte ante cualquier imprevisto durante tus vacaciones y qué herramientas pueden facilitar este proceso a las aseguradoras.

¿Cuándo es conveniente contratar este tipo de pólizas?

Generalmente, el seguro se debe contratar cuando se realiza la primera reserva del transporte, alojamiento o una actividad. Solo de esta forma estaremos cubiertos ante cualquier imprevisto que ocurra antes de tus vacaciones, incluidos retrasos o cancelaciones aéreas.

Aun así, también podríamos realizar la contratación el día previo a su comienzo. Eso sí, en este caso no estarán cubiertos los sucesos ocurridos antes de la contratación de la póliza.

¿Qué coberturas incluyen? 

En primer lugar, es importante señalar que las coberturas a incluir dependen de la póliza escogida, así como de la propia compañía. Sin embargo, la gran mayoría de seguros de viajes suelen incluir las siguientes garantías o servicios: 

  • Asistencia médica: El servicio más básico, es lo mínimo que ofrece cualquier compañía. Quedan cubiertos los gastos médicos, farmacéuticos, quirúrgicos y de hospitalización. 
  • Repatriación y transporte de heridos o fallecidos: Si fuera necesario, se llevaría a cabo el transporte sanitario y la repatriación de heridos por accidente, enfermos o fallecidos.
  • Cancelaciones o retrasos del avión o tren: Si se cancela o retrasa un vuelo o la salida del tren, puede fastidiarte los planes. Por eso, la aseguradora puede compensarte con una indemnización con la que puedes afrontar los gastos que te suponga esa demora.
  • Robo y extravío de equipaje: Por lo general todas las pólizas tienen algún tipo de protección para tus maletas. Dependiendo de la póliza se asegurará una condición u otra, pudiendo ser robo, extravío, deterioro o destrucción, entre otros. 
  • Regreso anticipado: Puede ocurrir que, por el motivo que sea, tengas que regresar a tu país de origen antes de lo previsto. En este caso, la garantía de prolongación se hará cargo de los gastos de hotel durante los días que se alargue la estancia. 
  • Prolongación de la estación: Si se da la situación contraria a la anterior y tienes que quedarte unos días más en el alojamiento, los gastos estarán cubiertos. 
  • Otras situaciones: Situaciones inusuales como necesitar un traductor, gastos legales por malentendidos culturales, lesiones por animales exóticos o perder la documentación, entre otros. 

Por supuesto, antes de decantarse por una elección es aconsejable estudiar las pólizas que ofrecen varias compañías para ver cuál de todas se ajusta mejor a tus necesidades. 

Limitaciones concretas

Sin embargo, existen ciertas excepciones que no cubren este tipo de pólizas. A grandes riesgos, son aquellas a través de las cuales contribuimos consciente y voluntariamente a que tenga lugar el riesgo asegurado:

  • Enfermedades preexistentes
  • Fenómenos naturales extraordinarios
  • Epidemias
  • Consumo de alcohol y drogas
  • Participación en altercados

Los seguros de viajes te protegen ante imprevistos

A continuación, detallamos las principales ventajas que puede ofrecer a los aventureros contratar un seguro durante sus vacaciones:

  • Tranquilidad y seguridad. Los seguros de viaje protegen ante cualquier imprevisto durante las vacaciones. Nadie espera tener que utilizarlo; pero si ocurre, te alegrarás de haberlo contratado. No tendrás que preocuparte de lo que pueda ocurrir, podrás dejar en manos de tu aseguradora todas las preocupaciones y dedicarte a disfrutar de tus vacaciones sin complicaciones. 
  • Asistencia médica garantizada. Además, garantizan la atención y cobertura de gastos sanitarios en el país de destino, independientemente de cuál sea. En España, la sanidad es pública y de calidad, pero no ocurre lo mismo con el resto de países. Si viajas a algún país cuyos costes médicos sean elevados y  te encuentras en la circunstancia de tener que recurrir a servicios sanitarios, podrás hacer frente a los gastos médicos gracias a tu contratación.
  • Protección ante cualquier imprevisto. Ya sea que el vuelo se ha cancelado o has sufrido algún contratiempo, puede ahorrarte importantes dolores de cabeza.
  • Opciones para destinos de aventura, países exóticos o actividades de riesgo. Si vas a aprovechar Semana Santa para visitar un destino de aventura, exótico o con actividades de riesgo, lo recomendable es optar por una opción con mayores coberturas, ya que existen más probabilidades de sufrir un accidente. 

Procesos de contratación digitales

En el sector de los seguros, las compañías pueden incorporar herramientas digitales en sus procesos, con el fin de ofrecer experiencias de contratación digitales y la posibilidad de realizar tramitaciones 100% online. Con ellas, aportarían a los clientes movilidad, inmediatez y rapidez en la firma de trámites como pólizas, reclamaciones, primas o contratos. 

Pero, más allá, el uso de soluciones digitales en seguros de viajes no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también mejora la seguridad y trazabilidad de sus operaciones, ofreciendo una experiencia más cómoda para el cliente. 

Las plantillas son herramientas de Viafirma Documents desarrolladas para automatizar los procesos de firmas digitales. Nos podemos ayudar de ellas para hacer nuestros envíos de documentos a firmar de la forma más eficiente posible.

Cuando hablamos de plantillas se suele pensar que deben ir acompañadas siempre de un documento, y que sea exclusivamente dicho documento el que se envíe si hago uso de la misma.

Sin embargo, en esa creencia hay algunas connotaciones que debemos explicar. Por ello, diferenciamos entre dos funcionalidades: 

  • Importar plantilla
  • Aplicar plantilla

Importar plantillas

Por defecto, elegiremos la opción «Importar plantilla» cuando lo que queramos conseguir sea un documento personalizado, obtenido tras modificar una serie de datos a un documento base. Los datos a modificar pueden ser amplios, pero son elementos básicos que se incluyen en cualquier documento que se tramite: el nombre y apellidos del o los signatarios, el número de identificación fiscal, etc. 

Campo para subir documentos en Viafirma Documents, seleccionando la opción Importar plantilla

Casos de aplicación comunes

A nivel práctico, uno de los documentos que se suelen acoger a esta funcionalidad son los contratos de servicios, en los que todas las cláusulas se mantienen y solo cambian los datos de la parte contratante.

En este caso, lo recomendable es tener una plantilla con dicho contrato con espacios a completar con los datos personales. La información podremos introducirla nosotros mismos, el signatario o ambos, a través de un formulario asociado a la plantilla. 

Además de la información esencial, también tendremos a nuestra disposición otras opciones que podremos configurar, tales como:

Aplicar plantillas

Por su parte, se opta por aplicar plantillas cuando queremos subir cualquier documento y que se le apliquen todas las configuraciones de la plantilla que hayamos seleccionado, pero no el documento. 

Campo para subir documentos en Viafirma Documents, seleccionando la opción Aplicar plantilla

De hecho, si vamos a usar alguna plantilla de esta forma, al crearla ni siquiera es necesario subir el documento en el apartado “Documento”.

Ejemplo práctico

Volvemos al ejemplo expuesto, con una gran diferencia. Ahora, tratamos con un contrato de un servicio personalizado en el que las cláusulas de cada contratación son diferentes.

En este caso nos podemos apoyar en las plantillas para todas aquellas configuraciones que no tengan que ver con el documento en cuestión. Es decir, podemos cubrir áreas como dejar configurada automáticamente la manera en la que se va a completar los mensajes personalizados, la obligatoriedad de lectura del documento, el aprobador en caso de que lo hubiera, etc.

Por tanto, incluso sin basarse en un documento, la funcionalidad «Aplicar plantilla» es tremendamente útil. También nos ayudará a ser mucho más eficientes, evitando tener que realizar todas esas configuraciones repetidamente cada vez que enviemos un documento a firmar.

Viafirma se ajusta a tus necesidades de cada momento

Ahora conoces las principales diferencias entre importar y aplicar una plantilla en nuestras soluciones digitales. Sin embargo, tenemos buenas noticias para ti: no tienes que optar una u otra funcionalidad.

Con nosotros podrás usar ambas dependiendo de la casuística a la que te enfrentes en cada momento. Y, lo mejor de todo, es que podrás crear tantas plantillas como quieras, por lo que tú eres el único que marca los límites. 

Si todavía no sabes cómo crear una plantilla de solicitudes, te dejamos este tutorial, en el que podrás ver paso a paso cómo hacerlo.

En España, el mercado de seguros de coches sigue expandiéndose. De acuerdo con el Fichero Informativo de Vehículos Asegurados (FIVA), a finales de 2024 había casi 34 millones de vehículos asegurados, lo cual supone un aumento del 1,71% respecto al año anterior (Unespa). Estas cifras representan la recuperación post-pandémica y el interés general de contar con las coberturas adecuadas. Sin embargo, dentro de esta evolución también encontramos una serie de trámites engorrosos que pueden agilizarse con la ayuda de herramientas tecnológicas. 

En el artículo de hoy exploramos todos los detalles que necesitas saber sobre firmar seguros de coche de manera electrónica. 

Auge de las transacciones comerciales online

En los últimos años se ha apreciado una transformación significativa en la manera de operar de las aseguradoras y, más concretamente, en sus transacciones comerciales. Seguros de coche, seguros para perros o incluso seguros escolares, no hay especialización que no haya sido testigo del cambio digital.

En este sentido, no ha sido un único factor el que ha liderado esta transformación. Si bien tiene una relación directa con la demanda de los usuarios, que marcan el camino a seguir, también ha influido la digitalización a la que nos vimos obligados a recurrir por la pandemia, u otros inconvenientes como la falta de eficiencia, productividad, tiempo o recursos necesarios. En definitiva, facturas que han derivado en una digitalización de las comunicaciones, las compras y las contrataciones

Poco a poco se ha convertido en la práctica habitual y cada vez son más las personas que demandan los canales electrónicos para relacionarse con las aseguradoras. Para ello, uno de los recursos estrella es la firma electrónica, que garantiza la integración en los sistemas de cada empresa, una gran facilidad de uso y agilidad en los procesos

Beneficios de adoptar herramientas digitales en seguros de coches 

A continuación, presentamos las principales ventajas que la tecnología ofrece a las personas que contratan seguros de coche por la vía digital:

  • Mayor seguridad en la identificación del asegurado. Las soluciones digitales incorporan tecnologías avanzadas de cifrado que verifican de manera inequívoca la identidad del signatario, reduciendo el riesgo de suplantación de identidad y fraudes.
  • Renovaciones y modificaciones rápidas online. Al poder realizar la rúbrica desde cualquier lugar en el que el usuario se encuentre no hay necesidad de trámites presenciales y son más ágiles.
  • Automatización y eficiencia. Facilita y agiliza la gestión documental, eliminando la necesidad de procesos manuales que pueden generar errores administrativos. Se puede automatizar todo el flujo de documentos, reduciendo tiempos de espera y mejorando la trazabilidad.
  • Mejora en la experiencia del cliente. Aporta inmediatez en el proceso de rúbrica, lo que se traduce en una experiencia del cliente más enriquecedora.

Las herramientas digitales aportan un extra de agilidad a los procesos, eliminando posibles confesiones o pérdida de documentación, garantizando un control más efectivo de la situación de cada cliente.

Casos de éxito destacados

En un sector altamente competitivo, las empresas del sector de los seguros necesitan adaptarse al mercado y buscar opciones versátiles y adaptadas a las normativas. 

Viafirma, con más de 25 años de experiencia, ofrece una solución avanzada para la gestión documental.  La integración es sencilla y flexible, permitiendo incluso personalizar nuestras herramientas digitales en base a la marca corporativa del cliente. Además, la plataforma ofrece funcionalidades avanzadas como código OTP o sellado de tiempo para garantizar la validez legal y la seguridad en cada transacción. 

A nivel nacional e internacional, Viafirma cuenta con clientes del sector asegurador como: 

Grupo Sura

Para que la compañía holding pueda continuar con su rutina sin contratiempos, le ofrecemos nuestras herramientas. Gracias a ellas, Grupo Sura gestiona electrónicamente trámites como creación, modificación y cancelación de pólizas; gestión de primas y reclamaciones; y, además, administra documentos internos. 

Dribo

Se trata de una autoescuela online que permite a sus usuarios obtener el carnet de conducir online sin complicaciones. Con nosotros,  Dribo automatizó todo su proceso de firma, optimizando trámites burocráticos con la gestión de expedientes y el envío de documentación a la DGT, y reduciendo tiempos de espera. 

Un compromiso con las aseguradoras

¿Cansado de gestionar tus seguros de coche de manera convencional? Olvídate de perder documentación importante gracias a las soluciones de Viafirma. Nuestras soluciones digitales ofrecen compromiso, seguridad y validez legal. Nos avalan 25 años de experiencia ayudando a optimizar los flujos y procesos de 2.840 de 20 países. Con nosotros, han dejado atrás inconvenientes relacionados con la eficiencia y productividad, contáctanos hoy e inicia tu prueba gratis.

Si trabajas en el sector asegurador, sabrás que en seguros 2025 el mercado está siendo testigo de un momento de transformación debido a cambios políticos y sociales. Momento en el que las empresas deberán aprovechar las oportunidades que se le presenten. Tecnología, sostenibilidad y personalización serán algunos de los ejes clave en este proceso, redefiniendo modelos de negocio y la relación con los clientes. 

Descubre en este artículo las tendencias que serán clave para afrontar este cambio y cómo tu empresa puede prepararse para el futuro del sector. 

El mercado del sector de los seguros en 2025

Si hay un momento idóneo del año para analizar hacia dónde se dirige un sector en específico y tener una visión amplia del mismo, ese es el primer trimestre. Ahora bien, no podemos analizar la situación sin ignorar ciertos acontecimientos que han creado un contexto de incertidumbre en todo el mundo. 

De acuerdo con el informe 2025 Global Insurance Outlook, elaborado por Deloitte Center for Financial Services, las consecuencias macroeconómicas de la pandemia; la aceleración tecnológica; las cuestiones medioambientales, sociales y de gobierno (ESG); los cambios en los hábitos de consumo; el crecimiento del mercado; y la creciente presión regulatoria y fiscal, están afectando a empresas y organizaciones de todas las características y lugares.

A medida que se aproxima la necesidad urgente de cambio, las empresas del sector seguros deben estar preparadas para replantear con eficiencia su modelo de negocio, su red comercial y su manera de interactuar con los clientes. 

Tendencias que veremos en seguros 2025

Ahora bien, ¿qué cambios a largo plazo son necesarios que realice esta industria, tradicionalmente reacia al riesgo y lenta ante al cambio, para hacer frente a los desafíos globales?

Aunque hay varios informes que señalan diferentes tendencias para 2025 en el sector de los seguros, en una visión general, todos concuerdan en que serán cuatro grandes ramas las que determinarán el año de este sector. Tendencias que las empresas deberán establecer en su mapa de prioridades a la hora de plantear sus estrategias. 

Inteligencia Artificial y tecnología

La Inteligencia Artificial está en todos lados, y en esta rama no iba a ser menos. Las aseguradoras pueden ser más precisas en el cálculo de tendencias regulatorias futuras gracias a la utilización de sistemas de IA y, con ello, poder prepararse para cumplirlas, minimizando los riesgos de incumplimiento antes de que se presenten. Capgemini señala, además, que cada negocio explorará diferentes posibilidades dentro de la IA:

  • Seguros de No Vida. La IA puede agilizar los procesos de toda la cadena de valor y automatizar los procesos de suscripción. Consecuentemente, desencadenaría una ola de acciones que se traducirían en una aceleración de la evaluación y la toma de decisiones, una disminución de riesgos y una mayor eficiencia al poder los tramitadores centrarse en siniestros de mayor complejidad.
  • Seguros de Vida. En este segmento, el punto de acción se dirigirá a la personalización y la expansión de mercados. Las empresas del sector podrán adoptar herramientas digitales y tecnologías inteligentes para fortalecer la experiencia del cliente, mitigar riesgos y fomentar la resiliencia empresarial. 
  • Seguros de Salud. Con la aplicación de la tecnología también se verían reducidos los riesgos legales y se reforzaría la reputación de las aseguradoras. Además, sería un factor decisivo a la hora de reducir sesgos y detectar anomalías, garantizando la imparcialidad de la suscripción y la exactitud de las reclamaciones.

No obstante, todos los informes llegan a la misma conclusión y es que la Inteligencia Artificial debe perseguir un único propósito: reforzar la eficiencia y agilizar los procesos. Ello, por supuesto, apoyado en mecanismos robustos de ciberseguridad que protejan la confidencialidad de los clientes y consoliden la reputación de las rúbricas. 

En esta aplicación, la firma electrónica puede convertirse en un aliado de las aseguradoras para firmar y enviar documentos. Desde pólizas a mandatos SEPA, podrán gestionar electrónicamente cualquier documentación que necesiten. Por supuesto, con el foco centrado en crear una gran experiencia y optimizar los procesos, manteniendo a salvo información confidencial gracias a los mecanismos de seguridad robusta.

Gobierno y expansión del dato 

La medición de datos será una estrategia de gran valor. Pero, ¿qué tipo de métricas se analizarán? Aquellas relacionadas con la experiencia del cliente, la satisfacción de los empleados y la rentabilidad. Serán los indicadores de éxito y buscarán generar valor a largo plazo, para lo cual es preciso desarrollar arquitecturas de datos avanzadas y descentralizadas, como el data mesh

Al tratar con datos se hará de manera flexible y escalable, con el foco centrado en optimizar precios, detectar fraudes y una segmentación transparente que haga confiar a los clientes.

Ecosistema consciente y liderazgo responsable

Para las aseguradoras, recurrir a reportes ASG podría ayudarles ante otro gran desafío como el marco regulatorio. En este entorno tan cambiante, se prevé un aumento en las exigencias tanto de inversores como de consumidores en materia de transparencia social, ambiental y biodiversidad. 

Si observamos esta predicción de manera analítica, podría suponer una victoria para la sostenibilidad, la cual sube a grandes zancadas en las listas de temas que mayor preocupación generan en la sociedad regional, nacional e internacional. De hecho, para avalar esta afirmación podemos dirigirnos al recién publicado Observatorio de Competitividad Empresarial de la Cámara de Comercio de España, enfocado en la sostenibilidad empresarial y, según el cual, un 89,5% de las empresas españolas desarrollan actuaciones en materia de sostenibilidad medioambiental. 

Las empresas españolas, conscientes de su responsabilidad social, están demostrando un compromiso real con la sostenibilidad ambiental, implementando estrategias que no solo reducen su impacto ambiental, sino que también generan valor económico y social”, señala José Luis Bonet, presidente de la Cámara de España.

Asimismo, también se espera un crecimiento en la inversión en activos sostenibles, bonos sociales y cadenas de suministro resilientes. Habrá que esperar a ver cómo evoluciona el año para comprobar si el mercado se apunta a esta iniciativa.

Personalización y seguros bajo demanda

En el mercado europeo están ganando popularidad los modelos de seguro bajo demanda (on-demand insurance), siendo el modelo Pay-Per-Use uno de los grandes referentes. Si no conoces este término, se trata de un modelo en el que el usuario beneficiario (el consumidor) paga por usar un producto o servicio, en lugar de comprarlo. Es decir, el consumidor paga más o menos dependiendo del uso que le dé al servicio o producto.

La digitalización ha sido el principal impulsor de la evolución de los seguros tradicionales a los de bajo demanda, y la conveniencia que ofrecen este tipo está superando al precio como un motivador para los usuarios. Además, la hiperpersonalización basada en IA posibilita ajustar las pólizas en tiempo real en base a los comportamientos de los usuarios, otorgándoles una experiencia más satisfactoria.

Soluciones tecnológicas para seguros

Como has visto, 2025 será un año de transformación para las aseguradoras y liderarán el mercado aquellas que adopten la transformación digital. La digitalización y las tecnologías como la firma electrónica están permitiendo a las aseguradoras ofrecer productos y servicios más flexibles, eficientes y personalizados, que se adecuan a las necesidades y expectativas de los consumidores.

En Viafirma podemos ayudarte a adaptarte a este entorno. Con nuestras soluciones digitales tus clientes podrán gestionar cualquier documentación de forma rápida, legal y electrónicamente, desde cualquier dispositivo. Solicita información hoy mismo. 

Sevilla, 27 de febrero de 2025. – Viafirma, empresa innovadora en desarrollo de software para la creación de soluciones tecnológicas de firma digital y autenticación electrónica, ha celebrado el acto de conmemoración de su 25 aniversario exponiendo la relevancia de su expansión por Latinoamérica, donde ya genera el 50% de su facturación. Ha culminado el proceso de auditoría para ser Entidad de Certificación Digital en Colombia, y va a comenzar a operar en Uruguay participando en un proyecto transfronterizo.

Más de 100 personas participaron en la celebración de este 25 aniversario, con sus accionistas, directivos y trabajadores confraternizando en Sevilla con representantes de corporaciones, entidades y empresas de España, República Dominicana, Colombia, Argentina, Bolivia y otros países donde es referente.

El fundador y CEO de Viafirma, Antonio Cabrera, expresó su gran satisfacción por los logros alcanzados desde que comenzó en el año 2000:

“Nacimos de cero, sin disponer de un sustento financiero, teníamos que vivir solo de lo que pudiéramos generar en el mercado. Queríamos ser una empresa tecnológica de futuro, basada en crear productos propios y potenciando la firma electrónica. Hoy en día tenemos 2.840 clientes de 20 países”,

Antonio Cabrera, Fundador y CEO de Viafirma

En su discurso, mostró su “agradecimiento a nuestros partners, que han elegido crecer con nosotros. Agradecimiento a nuestros socios, que han contribuido a dirigir la empresa con tal armonía que, valga como ejemplo, en los últimos cinco años ni un solo tema tratado en las reuniones del consejo de administración se ha quedado sin ser aprobado por unanimidad. Y mi agradecimiento a todos los compañeros que trabajan en la empresa, que cada día aportan tanta ilusión y tanta dedicación”.

Antonio Cabrera CEO

Antonio Cabrera expuso que “Viafirma es una empresa solvente, que está en un momento dulce. Muy internacionalizada, el 50% de nuestros ingresos se generan en Latinoamérica. Aunque estamos creciendo en términos de ebitda un 30% cada año durante los últimos cinco años, la esencia de Viafirma no es la rentabilidad, ni la facturación, sino aportar felicidad a quienes están vinculados con nosotros dentro y fuera de la empresa. Nuestra mayor ilusión es ser un vehículo de felicidad”.

Sobre la estrategia de futuro, afirmó que:

“El desarrollo de Viafirma no ha hecho más que comenzar. Lo mejor está por llegar. Vamos a expandirnos mucho más por Latinoamérica. Hemos culminado ya el proceso de auditoría para ser Entidad de Certificación Digital en Colombia. Y gracias a nuestros acuerdos con organismos de República Dominicana, vamos a empezar a operar en Uruguay participando en un proyecto transfronterizo”

Viafirma, cuya sede central está en Tomares (Sevilla), incorporó en 2024 a 797 nuevos clientes, es un aumento del 11,62% respecto al incremento conseguido en el año 2023, cuando sumó 714 nuevos clientes. En 2024 alcanzó la cifra de 4 millones de euros en facturación. Tiene 40 trabajadores en plantilla, contando también con oficinas en Madrid, Santo Domingo (República Dominicana) y Bogotá (Colombia).

Satisfacción de inversores

Albert Lluch, Director General del Colegio de Médicos de Barcelona, socio inversor en Viafirma, destacó en su discurso:

“La relevancia estratégica de nuestra inversión en Viafirma, que se ha consolidado como un referente indiscutible en el ámbito de la seguridad, bajo el liderazgo inspiracional de Antonio Cabrera. En un mercado altamente competitivo, en el que muchas empresas han sido absorbidas por grandes corporaciones, Viafirma se ha desarrollado, y se mantiene independiente y sólida”.

Explicó que “en nuestra corporación tenemos una prioridad: invertir en empresas que sean congruentes con nuestros valores y con nuestra misión. Viafirma no solo cumple eso sino que también destaca por su alto valor en innovación. Con capacidad para anticiparse a las necesidades del mercado y desarrollar soluciones disruptivas, lo que nos garantiza una posición competitiva. No solo estamos involucrados como inversores, sino también en la dirección estratégica. Hemos nombrado consejero a un experto técnico en este sector, Jordi Masías, reforzando así nuestro compromiso con la excelencia tecnológica”.

Albert Lluch es CEO del Grupo MED, conjunto de empresas especializadas en los sectores asegurador, financiero, tecnológico y de asesoramiento, creadas desde dicha corporación para ofrecer servicios y apoyar a los colegiados y sus familiares. Destacó su convicción de que “la expansión de Viafirma por Latinoamérica abre un inmenso horizonte de crecimiento que se va a concretar pronto. Confío plenamente en el liderazgo de Antonio Cabrera”.

Partners celebran el 25 aniversario felices por crecer juntos

José Luis Morón, CEO de Digicert Bolivia, Entidad Certificadora Autorizada de Firma Digital en dicho país, también intervino durante el acto de 25 aniversario, y entregó una placa a Antonio Cabrera como tributo de reconocimiento por parte de Digicert a Viafirma por su trayectoria empresarial:

Somos partner de Viafirma desde hace 5 años. Además de crecer juntos, hemos forjado una relación de amistad. Nos sentimos parte de una gran familia. Antonio Cabrera es un gran emprendedor, un gran profesional, una gran persona. Su visión innovadora y su compromiso con los clientes ha dejado una gran huella tecnológica en toda la sociedad en su conjunto. Agradecemos la colaboración a través de partnership y queremos seguir creciendo juntos”.

Más de 50 empresas han decidido ser partners para ampliar catálogo incorporando sus innovadores productos. El universo de Viafirma engloba más de 500 millones de rúbricas realizadas durante un cuarto de siglo con sus herramientas y sistemas. Su lema, ‘La firma universal’, es su meta y su reto es mantenerse como líder en la compatibilidad de sus productos con cualquier sistema operativo o dispositivo.

Entre los representantes de más partners y clientes que viajaron a Sevilla para participar en el 25 aniversario de Viafirma, estuvieron César Moliné, Director de Ciberseguridad, Comercio Electrónico y Firma Digital del Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (Indotel); Ildefonso Vera, Director de Innovación de Procesos y Transformación Digital en ISDEFE, empresa pública del Ministerio de Defensa del Gobierno de España; Analía Finozzi, CEO de la empresa argentina SocialPath; Eusebio García, Director de Tecnología en la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) de la República Dominicana; Juan Alegre Sanahuja, Director Gerente de Infraestructuras y Servicios de Telecomunicación y Certificación (ISTEC) de la Generalitat Valenciana.

Asimismo, participaron Darwin Muñoz, Vicerrector de Ciencia, Tecnología e Innovación de la Universidad UFHEC y Gerente General de Tecklas; Felipe Peña, Vicepresidente de Transformación Digital y Canales del Banco Promérica; María Dolores Pescador, Presidenta Ejecutiva de Logalty; David Elizaga, Director de Producto y Preventa en Camerfirma; Daniel Facelli García, cofundador de Fate Sistemas en Uruguay; Enrique García, de Global Rosetta; Miguel Angel Adames, CEO de Operfact; José Luis de la Rosa, CEO de Athento, y Verónica Meza; Directora de Marketing de Athento; Yadira del Carmen González de la Rosa, Gerente de Factoring en Banreservas, y Emanuel Ortiz, Project Manager de Grupo LPA (Argentina).

Hitos como pionera en la firma electrónica

La génesis de Viafirma tuvo lugar en el año 2000, con la misión de prestar servicios digitales avanzados a las administraciones públicas y facilitar a los ciudadanos la gestión de trámites, impuestos y recursos. Fue pionera en entender la importancia que iba a tener la firma electrónica para el funcionamiento de la sociedad y se enfocó a ese reto para contribuir como agente transformador.

La innovación es una cualidad intrínseca a Viafirma, pronto lo demostró con productos como Viafirma Mobile, convirtiéndose en 2010 en la primera app de firma electrónica para iOS y Android en el mercado a nivel mundial, añadiendo posteriormente el soporte a lectores móviles para firmar con el DNI electrónico.

Viafirma recibió el Premio ENISE 2012, concedido por el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE, Gobierno de España), a la mejor solución de seguridad por su sistema de firma electrónica móvil reconocida con DNI electrónico.

Excelencia con I+D+i

Viafirma obtuvo en 2016 el Sello de Excelencia de la Comisión Europea con su proyecto Invoice Cloud Market. Está acreditada desde el año 2018 por el Gobierno de España como Empresa Pyme Innovadora y logró en el año 2019 la condición de prestador cualificado de servicios electrónicos de confianza del Gobierno de España, con capacidad de actuación en todo el territorio europeo, convirtiéndose con ello en la primera empresa de Andalucía en conseguir esta acreditación.

Su metodología ágil basada en I+D+i se ha plasmado a través de proyectos como Vicarius Fidelis, para plataforma segura multidispositivo de firma centralizada delegada para gestores administrativos, que fue seleccionada y apoyada por el Centro de Desarrollo Tecnológico Industrial (CDTI); y como Viafirma Documents, proyecto apoyado por la Unión Europea desde el programa Horizonte 2020, con el objetivo de innovar en una solución digital biométrica para firma manuscrita segura y universal.

Entre los clientes más significativos de Viafirma están, por ejemplo, Oficina Gubernamental de Tecnologías de la Información y Comunicación (OGTIC), de República Dominicana; OcasionPlus, red de concesionarios en España con liderazgo en coches de segunda mano, ocasión y seminuevos; la Corporación Radiotelevisión Española (RTVE); la Dirección General de Impuestos Internos del Gobierno de la República Dominicana, que es el organismo estatal responsable de recaudar y gestionar los principales impuestos y tasas establecidos en dicho país; o Supermercados MAS, grupo empresarial con 5.000 empleos en Andalucía y Extremadura. 

Acerca de Viafirma

Viafirma es una empresa internacional líder en soluciones de firma digital y autenticación electrónica, especializada en la emisión de certificados digitales y servicios relacionados. Ofrecemos soluciones digitales a más de 170 instituciones públicas y empresas privadas de gran renombre internacional, pertenecientes a más de 20 países.

Desde su creación, nuestro objetivo ha sido acercar a empresas y personas mediante la tecnología, facilitando la digitalización en América Latina y Europa con herramientas accesibles, seguras y competitivas. 

Su sede central está ubicada en Tomares (Sevilla), contando además con sedes en Madrid, Santo Domingo (República Dominicana) y Bogotá (Colombia). 

Al comenzar 2024, compartimos nuestras metas para el año. Y, aunque ya han pasado varias semanas desde que empezó 2025, no hay mejor momento para echar la vista atrás y hacer un análisis de todo lo conseguido. Una innovación constante en nuestros productos, un nuevo trabajo de diseño UX en la página web dedicado a mejorar la experiencia de usuario y nuevas funcionalidades son algunos de los episodios que caracterizaron el 2024 de Viafirma.

¿Quieres saber cómo hemos avanzado, innovado y superado nuestras expectativas en 2024? ¡Sigue leyendo!

Trabajamos por ofrecer la mejor versión web de Viafirma

Nuestra web no solo ha cambiado visualmente, también hemos implementado funciones interactivas que hacen de la experiencia de usuario un proceso más ágil y satisfactorio, adaptándonos a las tendencias del mercado y a las nuevas tecnologías.

Aunque veníamos trabajando en ello desde 2023, en 2024 completamos uno de nuestros principales objetivos: conseguir una estética moderna, limpia y fluida. Trabajamos en ofreceros la mejor versión web de Viafirma, realizando tareas como incorporar imágenes de cabecera de alta calidad a nuestras publicaciones de blog, optimizar los tiempos de carga e incorporar títulos alt.

Integramos funciones avanzadas en nuestros productos

Dimos un gran paso en la integración de funciones interactivas. ¿Conoces a Sophía, nuestro Chatbot? Ha sido uno de los elementos estrella de este año, pero, además, hemos mejorado la personalización y optimizado el contenido para SEO. Nuestro equipo trabaja en la integración de nuevas tecnologías y en mejorar la accesibilidad, pensando en que nuestros usuarios puedan disfrutar de una buena experiencia.

Llegan nuevas incorporaciones al equipo

No dudamos al afirmar que el motor de Viafirma son sus empleados. Para nosotros, son la clave para tener éxito y, gracias a ellos, nuestros productos son los que son. En la búsqueda de profesionales excepcionales para nuestro equipo, hemos sumado nuevos integrantes al equipo de desarrollo.

Mejoras y nuevas funcionalidades en el resumen 2024

Sabemos que nuestros clientes son el centro de todo lo que hacemos. Por esa razón, hemos trabajado en nuevas funcionalidades que mejoran la experiencia de uso y optimizan los resultados.

Si sueles leer los boletines de Viafirma, estarás al tanto de ellas pero, si aún no te has suscrito, te contamos cuáles han sido las principales mejoras realizadas (y, ahora sí, ¿a qué esperas para suscribirte?).

Viafirma Documents

  • Nueva bandeja disponible en el entorno de pruebas. Hemos rediseñado nuestra solución de firma electrónica con una nueva apariencia y una experiencia de usuario mejorada. De esta manera, gestionar solicitudes será más fácil que nunca.
  • Lectura obligatoria personalizada. Pedes seleccionar la lectura obligatoria de cada documento individualmente, mejorando así su seguridad y control.
  • Mejoras de seguridad. Se han reforzado las opciones de seguridad (por ejemplo, la opción de recordar contraseñas), así como optimizado la descarga de documentos adjuntos

Viafirma Fortress

  • Captcha para consulta de firma. Para mejorar la seguridad, hemos implementado un captcha en la pantalla de consulta de firma y descarga de documentos.
  • Soporte en idiomas adicionales. Ahora, nuestros servicios cuentan con soporte para el idioma portugués, ampliando la accesibilidad a nuevos mercados.
  • Mejoras en la autenticación. Hemos implementado nuevas opciones como SAML y requerimientos de autenticación de dos factores para reforzar la seguridad de los usuarios.

En cuanto al crecimiento que obtuvimos en 2024 en nuestra base de clientes, alcanzamos un importante alza en nuestra base de clientes, alcanzando un 11.62% de aumento en comparación con el año pasado. En total, hemos sumado 797 nuevos clientes, frente a los 714 de 2023. Este crecimiento es testimonio de la confianza que nuestros usuarios depositan en nosotros, y nos impulsa a seguir innovando. Además, este crecimiento se alinea con la tendencia global de crecimiento del mercado de firma electrónica, que vivirá un auge exponencial en los próximos años hasta 2029, de acuerdo con el informe Tamaño del mercado de firmas digitales y análisis de participación tendencias de crecimiento y pronósticos (2024-2029).

Gracias por ser parte de este viaje

Todo lo que hemos logrado en 2024 ha sido gracias a la confianza y apoyo de nuestros clientes. Sin vosotros, no sería posible. Estamos emocionados por lo que el futuro nos depara y seguiremos trabajando para ofrecerles el mejor servicio posible. Juntos seguimos firmando el presente y construyendo un futuro sostenible.

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